社内文書に関わる注意喚起に関わる通達文の作成方法や例文を解説します。社内文書は社外文書とは異なり、簡潔かつ分かりやすく作られているのが第一条件となります。とはいうものの、普段なかなか通達文を作成し無い方にとって作成はハードルが高く感じてしまうかもしれません。社内文書【通達文】の意味やルールを噛み砕いて文書作成して下さい。テンプレートを使う方法もアリです。
通達文に関して
書き方のルールを考える前に、そもそも通達文とはどういったドキュメントなのか考えていきます。
通達文とは？
上級行政機関が関係下級行政機関に向けて発出される命令文書に用いる文を指しています。
ただし、もう少し簡単にいえば行政官庁が所掌事務において機関や職員に文書通達するという意味を保持している文となります。通達文は、通知するという意味合いを持っている為、【〇〇通達】という形で用いられています。
とはいうものの普段作成し無い方にとって、さまざまなドキュメントと混合してしまう可能性も無きにしも非ずです。その為、作る為にはしっかりとそのコンテンツや書き方のルールを把握しておくべきです。
他のワードと混合し無い
通達文は、その文字のコンテンツから通知する為だけのドキュメントというイメージを与えます。とはいうものの、先述で解説したように定義が存在しており、それらを間違って他のドキュメントと混合して使うとトラブルを起こしてしまう可能性ありなので注意すべきです。
通達文に似ているドキュメントとして、通知文というものがあるのです。文字の意味から察するにほとんど同じような意味を持っていると思われますが、そのコンテンツは幾分違ってきます。
まず、通知とは特定の人または不特定多数の人物たちに何かを知らせる行動をいいます。つまり、前もって何らかのコンテンツを相手に知らせるという行為です。
通達とは意味合いが変わってくるところに、入学許可の通知届けという形で使われるシチュエーションから、通達文とは幾分コンテンツが違ってくるのが分かります。
通告文や連絡文とも違う
通達は、幾分かしこまった雰囲気を保持しているワードとなっています。その為、通告文という意味にも近いと考える方もいらっしゃいます。とはいうものの、通告は幾分命令的な意味合いが強い様子から、何らかの罰則を言い渡す際に使われる傾向にあるのです。
具体例を挙げると、【強制執行を通告】という形で、決定事項を公的に命令を下すパターンに使われます。通達とは少し強さが変わってくる様子から、通告の使い方には細心の注意が必要となってきます。
そして、連絡文は基本的に何らかのイベントを誰かに知らせるという意味を持ちます。こちらはよりニュアンス的にはやわらかい印象を保持しているワードで、【来週末、打ち合わせが行われると部長から聞きましたので…】というレベルの話になります。
通達も連絡のひとつではあるものの、定義やそのコンテンツが変わってくるポイントは忘れ無いようにして下さい。
伝達との相違点は？
通達は他のワードとは違うのが分かりました。とはいうものの、伝達というワードが出てくるとかなり近いイメージを抱か無いですか？伝達は、通達よりも幾分広い意味合いを持っている点で知られています。
具体例を挙げると、命令も伝達ではあるものの、指示やインフォメーションや意志を知らせるのも伝達になります。簡単に他のワードの相違点をまとめると、通達は上の者から下の者へと知らせる為の命令で、通告は公的に知らせる命令文です。通知にも近い意味を持ちますが強制力が無い様子から、あくまで連絡のひとつとなります。
幾分社内文書として強い強制力を持っているから、ミスなく正しく書かれる姿勢が求められるのです。
通達には種類が！
通達文にはさまざまな種類があるのです。具体例を挙げると、労基のパターンでは【労働基準局関係の事務次官名通達】という形でやってきます。他には以下のような形が存在します。
- 収監・・・【労働基準局監督課長が疑義に応えて発する通達】
- 基収・・・【労働基準局関係の事務次官名通達】
普段、なかなか役所で職務を行っている方以外は触れ無い通達とはいうものの、今後使われる状況も考えて覚えておくのをおすすめします。
一般企業に関わる通達文
先述で解説した通達文は、官庁が関連しているもので一般的では無いです。とはいうものの、一般企業でも比較的用いられているドキュメントでもあるのです。よくあるドキュメントが【人事通達】と呼ばれるドキュメントです。これは、会社が社員に対して人事異動を発表するイベントで、毎年必ず書かれるものと考えられます。
先述で通達文は幾分強い強制力を保持しているとお伝えしましたが、人事通達に関しては社員は拒否も可能です。とはいうものの、就業規則に【業務の都合で人事通達を命じる】、その企業の就業規則に記載されている規約によっては拒否権が無いパターンもあります。
このパターンでは、拒否は出来るものの会社側はその理由で懲戒解雇が可能となっており、やはりある程度の強制力を保持しているドキュメントという意味では変わりません。
社内文書に関わる通達文の文例
日付 会社名・取締役名
懲戒解雇通達書
貴殿は○月○日、私的理由にて〇〇を破損し盗難した事による業務妨害行為を行いました。当社就業規則第〇条〇号に該当する言動であり、よって同規則第〇条に則り、をもっ○月○日をもって貴殿を懲戒解雇とする事をここに通達します。
あくまで一例ですので、何らかのシチュエーションに合わせた形でアレンジしてみて下さい。
社内文書に関わる通達文はルールに留意した上で明確な注意喚起になるように作る！
社内文書に関わる通達文は、相手の人生を大きく変化させる可能性を保持しているドキュメントにもなりえます。とはいうものの注意喚起をはじめとする知らせるべきコンテンツはしっかりと知らせるべきです。しっかりと社内文書に関わる通達文の意味やルールを噛み砕いて、さらに正しく作られている点を確認して下さい。
