書き方・例文

社内文書「従業員へのお知らせ」の書き方や例文を学んで通達メールをスムーズに!テンプレートの利用もアリ



社内文書「従業員へのお知らせ」の書き方や例文を学んで通達メールをスムーズに!テンプレートの利用もアリ

社会人になれば、社内文書を作る機会が増えます。社外文書はいろいろと勉強してきている方もいるかもしれませんが、意外に身内向けの社内文書を作る機会がある方は少なくかもしれません。社内文書でも比較的多く作成される機会の多い「従業員へのお知らせ」の書き方や例文をお伝えします。テンプレートを使って通達メールをよりスムーズに書く方法もアリです。

社内文書におけるお知らせ文の例文

社内文書におけるお知らせ文の例文を紹介します。あくまでひとつの例文ですので、ご自身のシチュエーションに合わせた書き方で作成出来るようにしてみて下さい。

例文

文書番号 日付

社員各位

社内討論会のお知らせ

下記の通り、毎年恒例である社内討論会を実施いたします。内容をご確認の上、ふるってご参加頂けますようお願いいたします。

・日時 ●月●日
・場所 本社●●室
・内容 テーマ「●●」について
・対象者 全社員
・備考 本件に関するお問合せは下記までお願いいたします。

●●部●●課●● 内線●● メールアドレス●●

以上

社内文書における従業員へのお知らせメールの書き方ポイント

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社内文書は、基本的にわかりやすく記載されている事が条件です。とはいえ、分かりやすくといっても、どのように作成すればよいかわからないといった方も多いです。社内文書におけるお知らせ文の書き方について解説していきます。作る機会のある方は参考にしてみて下さい。

社内文書のお知らせ文の基本

ある程度の決まりが存在する為、それらを守った上で作成出来るように考えます。

まず、社内文書でのお知らせ文は上記でお伝えしたように簡潔なドキュメントで作成されている事が条件です。とはいえ、簡潔過ぎるといった内容では相手に上手に伝えられません。その為、本文に「何をいつ、どこで開催する」といった事をバランスよくまとめる、といった書き方で作成して下さい。

上記の例文は、とある企業で恒例の討論会を開催するお知らせでしたが、まず「討論会を開催する」といった事を記載し、インフォメーションは記書きで作成しました。社内文書でお知らせ文を作る際、本文の中にいろいろと情報を詰め込むよりも記書きで一目でわかるような書き方で作成されている事が重要です。

基本的に社内文書は、通達文や通告文でない限り、どうしても社外文書より優先度が後回しになってしまいます。その為、わかりにくいドキュメントではなく一目でわかるような書き方で作成されているように心がけて下さい。

社外文書と違う部分

上記の例文を見た際、少し違和感を感じる方もいるかもしれません。それは恐らく、前文と末文がなく、なんとなく冷たい印象を受けたからかもしれません。一般的な社外文書のケースでは前文や末文を作成し、丁寧で格式の高いビジネスメールに仕上げるのが一般的です。

例えば、社外文書であれば、時候の挨拶を使用する方もいるかもしれません。とはいえ、社内文書ではこういった前文は不要であり、出来るだけ伝えるべきものを伝えるといった書き方で作成される事が肝心です。

末文に関しても「社員各位」といった書き方で社内文書であるなら必要ない事がほとんどなので省略出来るか上司に確認して、作るように心がけて下さい。

社外文書の構成を覚える

社外文書でお知らせ文を作る際、自由なドキュメントでは相手が読みにくくなります。社内文書とはいえ、あくまでビジネス資料である事を忘れないようにして下さい。また、社外文書であれば多少間違えていたり、やや間違ったビジネス資料でも、そのドキュメントが伝わればある程度は仕事に支障は来しません。

とはいえ、一方で社内文書であれば誰が作成しているかもわかりますし、社内の人間からも不信感を抱かれてしまう事があります。その為、あまりオリジナルな社内文書として作るのではなく、あくまで構成に沿った書き方で作成されている事を確認しておくべきです。

社内文書におけるお知らせ文の構成

社内文書でお知らせ文を作る際、まずは文書番号を作成します。企業によっては必要ないかもしれませんが、基本的に整理をしている部署が多い為作成しておいて下さい。ただし、適当な番号を振るのではなく、あくまでしっかりとほかのドキュメントと連続して作成されている事を確認して下さい。

そして、次が日付です。日付は基本なので必ず記載するようにして下さい。ただし、ドキュメントではなくメールで作るならこれらは不要なので省略しても問題ないです。

次に、標題です。メールであれば件名ですが、これらもしっかりと記載されている事が求められます。社内文書に限りませんが、ビジネス資料を作る際件名はその内容が一目でわかるように作成されている事が基本になります。

上記で出した例文にも、「社内討論会のお知らせ」といった書き方で標題が記載されていますが、一目でなんのお知らせなのかわかるように作ると、後回しにされないので安心です。

本文の書き方

本文は、前述しているように伝えるべき事を簡潔に伝えるだけです。前文と末文は省き、あくまで何を行うのかを文章で伝えて下さい。そして、インフォメーションは例文でも記載しているように記書きでまとめるのが一般的です。日時と場所と内容を記載していきますが、備考欄も合わせて作成されていると丁寧です。

備考欄には、このお知らせに関する問合せ先を記載するようにし、その担当者の内線番号やメールアドレスが記載されている事を確認しておいて下さい。最後、「以上」といった文字を作成すれば、社内文書におけるお知らせは終了です。

社内文書での従業員へのお知らせメールは確認しながら作成!

社内文書で従業員へのお知らせを作る際、自分だけでなく第三者に確認してもらう事も重要です。一度作成して送るのではなく、上司に書き方を確認してもらってからメールを送信すると間違いが少なくなります。