社内文書にて案内文を作る際、どのようなテンプレートで作成すればよいか悩んでしまう方は少なくありません。普段、社内文書を作成していない方が、急にそれらの作成を命じられたら、社外文書の書き方と混合してしまい違和感を与える資料を作成してしまう可能性があります。社内文書「従業員へのお知らせ」「案内文」の書き方や例文を紹介します。
社内文書における案内文の例文
社内で案内文を作る際の、簡単な例文について紹介します。社内文書を作る予定のある方は、こちらをご自身のシチュエーションに合わせてアレンジしてみて下さい。
【例文】従業員へのお知らせ
回覧
令和○年○月○日
文書番号○○○ 総務部○○
社員各位
定例懇談会のお知らせ
令和○年度の社員懇談会を下記の要領にて開催する事に決定いたしましたので、お知らせていたします。
毎年恒例の懇親会は今回で23回目となります。公私ご多忙の事と思いますが、多く野方のご参加をお願いいたします。
記
1.場所○月○日18時〜
2.場所○○○
3.会費.1,000円
4.備考 参加が難しい方は○日までに総務○○までご連絡下さい。
内線番号○○ メールアドレス
以上
社内での案内文はシンプルさが重要
上記の案内文は、懇談会を想定して作成していますが、これらを会議や何らかの集い、さまざま例文として利用する事が出来ます。もちろん、新しい事業を行う為の説明会、そういった際にも活用する事が出来ます。社内での案内文は、上記のようにシンプルに作る事が求められています。
社外文書であれば、その企画開催における理由を事細かに作成しなければなりませんが、基本的に社内であればその必要はありません。あくまで社内だけで共有される情報である事から、とくに詳しく記載する必要はないのです。
基本情報だけをしっかりと記載する
社内で案内文を作る際のポイントとして、基本情報はしっかりと記載されている事を確認して下さい。例えば、上記でいえば時間や日程を記書きで作成しています。
社外文書でもそれらは重要ですが、わからないケースや詳細はこちらへ…といった形で連絡を促したり、別途資料を利用して作成される事もあります。社外文書であれば、相手もその情報が重要だと理解している事から、資料もしっかりと確認してくれます。
とはいえ、社内であればいろいろな案件の後回しにされる事が多く、資料を添付してしまう開かれずに忘れられているといった事も少なくないのです。とくに、部署によってはほとんど社内にいないといった事もあります。
そういったケースでは、確認はほとんどスマートフォンになる事から、出来るだけメールをパッと見ただけで基本情報がわかるような形で作る事を心がけて下さい。
社内文書での案内文の書き方の基本
社内で案内文を作る上での書き方の基本について解説していきます。
社内の案内文は構成に沿って作成
社内で案内文を作る際、基本的な構成に沿って作成されていれば問題ありません。社内文書というと、社外文書と違って身内に送る事から、難しいと感じてしまう方も少なくありません。とはいえ、社内文書も社外文書と同様にある程度の型が決まっている事から、それに当てはめて作成すれば安心して作る事が出来るのです。
まず、「文書番号・日付・宛名・発信者名・標題」といった形で作成していきます。
上記の案内文の例文でも出したように、これらをテンプレートとして作成しておけば、今後社内で案内文を作る際に使い回すだけなので便利です。とくに注意したいのは文書番号で、これらは資料整理をする際に重要になるので気をつけて取扱って下さい。
また、標題は一目で内容がわかるものである必要があります。上記の例文も懇談会のお知らせでしたが、その旨がわかるシンプルな標題にするように心がけて下さい。
本文の書き方
標題を記載した下部に本文を記載します。基本的に、社内文書であれば社員各位といった形か、「部署名 氏名」といった形で作成し、その企業内のやり方にあわせて「さん」「〇〇部長」「〇〇様」といった形で敬称を使い分けて下さい。本文は、シンプルかつ簡潔に記載します。
例文にもあるように、「○日に○を開催する。情報については下記にまとめた」といった形で、特に本文を長く作る必要はありません。例文では、社員の参加を促す内容を記載していますが、シチュエーションによってはそれらも省いて問題はないです。
記書きを使う
社内では、案内文に限らず記書きを使って作成すべきものが多くあります。同じ資料の中にインフォメーションを取り入れてしまうと、文章が長くなって読みにくくなりますし、相手が間違って読み取ってしまう恐れもあります。
その為、基本的には記書きの形で箇条書きとして作るようにして下さい。基本的な部分としては、「時間・場所・参加の有無」といった形を記載すれば良いです。また、問合せ先と担当者の名前といった形で作成されていると丁寧です。
社内文書は一度確認してもらおう
社内での案内文の作成に不安を抱えている方もいます。上記の例文をアレンジするだけでなく、大切な事は客観的な視点で見てもらう事です。
例えば、社内で案内文を作る際、全て一人が一人の責任で作る事はないです。基本的に上司の指示で作成される為、出来れば作成出来たものは第三者に数回チェックしてもらう事が大切です。誤字脱字はないか、日程のインフォメーションは間違っていないか、そういった細かい部分までチェックしてもらって下さい。
従業員へのお知らせ案内文は簡潔な書き方で！時にはテンプレート利用も！
社内で従業員へのお知らせ案内文を作る際、とにかく簡潔にわかりやすくを意識して下さい。何度も作る機会があるので、作成方法を理解しておいて下さい。利用頻度が高いというケースであればあらかじめテンプレートを準備しておくのも良いです。
また、ネットで調べたら出てくる無料で使える従業員へのお知らせテンプレートの導入の検討もしてみると良いかもしれません。
