就職活動をしていると、ある資料が必要なときや場面が発生します。就職希望先から「卒業証明書」の提出を依頼されるのです。このケースでは、大学や高校に発行依頼をしなければいけません。発行依頼の仕方が分からないという人もいらっしゃいます。
卒業証明書の発行依頼文や添え状の書き方やマナーを文例を添えて紹介します。郵送してもらうのは可能なのかにも触れています。
卒業証明書の依頼文とは？
卒業証明書が必要なときや場面は、就職活動で就職が決まり、採用手続きを進めるシチュエーションです。企業によって卒業証明書の提出が必要な場面もあり、そのケースでは卒業した高校や大学に発行手続きをしなければいけません。
卒業証明書の依頼文の書き方やマナー
大学や高校によっては決められた書式（申請書）があるケースもあります。まずは、大学や高校側に「卒業証明書」の申請方法について確認しておいて下さい。大学や高校で申請書テンプレートが用意されていないケースの依頼文の書き方について紹介します。
事前に電話を入れておく
メールや郵送で依頼文を急に送るのではなく、事前に卒業証明書が必要な場面になったと伝えて下さい。上記でもお話したとおり、大学や高校によっては申請書があるケースもありますし、発行に手数料がかかるケースもあります。申請に必要となる資料etcも大学や高校によっては異なりますので、事前に電話で確認しておいて下さい。
時候の挨拶の書き方やマナー
基本的に、依頼文には時候の挨拶は特に必要ありません。ですが、メールや手紙の前文では挨拶を行うのが基本的なマナーです。「貴校におかれましては、益々ご清栄の事とお喜び申し上げます。」といった書き出しから始める事をおすすめします。
経緯の説明
次に、必要となった経緯について簡潔に伝えるようにして下さい。「卒業証明書が必要となったので…」だけですと、あまりにも簡潔すぎますので【なぜ必要になったのか】の理由は明確にしておいて下さい。
卒業証明書依頼文の文例
では、依頼文の文例をご紹介いたします。メールなら分かりやすい件名を必ず入れるようにして下さい。
件名：卒業証明書発行のお願い ●● ●●（氏名）
〇〇大学や高校
●●様
大変お世話になっております。◯年度卒業生の●● ●●です。
貴校におかれましては益々ご清栄の事とお慶び申し上げます。
さて、この度〇〇の都合により〇〇大学や高校の卒業証明書が必要になりました。ご手配を頂けますよう、何卒よろしくお願いいたします。
また、架電にてお聞きしておりました卒業証明書発行に必要な資料や手数料を同封しておりますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
なお、お忙しい中大変恐縮なのですが、◯月◯日までに卒業証明書を提出しなければいけない為、◯月◯日までに届くようにご配慮頂けましたら幸いです。
末筆ではございますが、貴校の益々のご発展をお祈りしております。
～署名～
文例のポイントやマナーは以下の通りです。
- 件名を必ず入れる
- 名前を必ず名乗る
- 提出期限があるなら伝える
- 手数料やその他資料etc同封されている物があればその旨を伝える
メールなら必要ありませんが、手紙で依頼文を郵送するなら「拝啓」「敬具」を使うようにして下さい。
卒業証明書の依頼文作成時の注意点
依頼文の作成前に、下記3点の注意点をチェックしておいて下さい。
- 依頼文は卒業証明書が必要なときが判明次第に早急に提出
- 依頼の経緯をしっかりと伝える
- 要件を端的に書いて、ダラダラとした文章にならないように
経緯は端的にまとめなければいけませんが、必要になる理由が伝わらなければ意味がありません。なぜ必要になったのかをしっかりと書き込むべきです。また、卒業証明書の提出を促されたら、基本的には提出期限を設けられます。
その期限内に提出出来るように、卒業証明書が必要と分かった時点で大学や高校側に早急に連絡を入れて作成してもらうようにして下さい。
卒業証明書が入っている封筒は開封厳禁！
やってしまいがちな失敗が、大学や高校側から卒業証明書が贈られてきた際に、【開封無効】と書かれているのにも関わらず封筒を開封してしまう事です。大学や高校によって送り方は様々ですが、中には厳封封筒に入れられて送られてくる事もあります。
但し書きに【開封無効】と書き込みのある封筒は開封せずにそのまま提出先に提出して下さい。
卒業証明書を就職先に提出する際の添え状
特に添え状に関するルールが決まっている訳ではありませんが、卒業証明書を就職先に郵送するなら添え状を添えて下さい。提出時の添え状の書き方と文例は以下のとおりです。
添え状の書き方のポイント
添え状の書き方のポイントは以下のとおりです。
- 横書き
- 宛名は左上や日付は右上
- 頭語や結語を使用（拝啓や敬具etc）
添え状の文例
◯年◯月◯日
〇〇株式会社
〇〇部
●● ●●様
（郵送番号や住所）
（TEL）
（メールアドレス）
（氏名）
資料送付のお知らせ
拝啓
いつもお世話になっております。
貴社より提出のご指示を頂きました資料が一式揃いましたので同封しております。ご査収のほど、よろしくお願いいたします。
敬具
記
【添付資料】
卒業証明書：1通
〇〇〇〇〇：1通
〇〇〇〇〇：1通
以上
卒業証明書を郵送する際の封筒サイズ
卒業証明書と添え状を郵送する際の封筒のサイズは、2つ折りで資料が入る角2がおすすめです。
ビジネスシーンでは、資料の折る回数を減らして郵送出来る封筒に入れて送る事が好ましいとされています。
三つ折りでも問題ありませんが、出来れば角2で送るようにして下さい。
卒業証明書のみの郵送なら【卒業証明書在中】でもOKですが、その他にも資料を同封しているなら【重要資料在中】としておいて下さい。
卒業証明書が必要なときや場面になったら速やかや丁寧に依頼分を作ろう！
卒業証明書の依頼におけるポイントをまとめると以下の通りになります。
- 必要と分かれば早急に依頼
- 依頼文を出す前に、一度電話で必要な物を聞いておく
- メールなら【件名】を必ず入れる
- 手紙なら【頭語や結語】を必ず入れる
- 封筒に【開封無効】etcとされているなら開封せずに提出
- 提出するなら必ず【添え状】を同封
提出期限に間に合うように、余裕を持って早急に大学や高校側へ連絡を入れる事が大切です。
