書き方・例文

退職証明書とは?書式・様式をご紹介!国民健康保険・失業保険・ハローワーク等の手続きで関係あり



退職証明書とは?書式・様式をご紹介!国民健康保険・失業保険・ハローワーク等の手続きで関係あり

転職の際に会社に要求されたら提出すべき資料に「退職証明書」が存在します。他にも社会保険に加入する際に前の会社での保険資格が切れているか確認する為にも必要です。では、退職証明書が必要な理由は何でしょうか?目的・もらい方etcを解説します。

退職証明書について

まず、退職証明書について詳しく解説します。

退職証明書とは?

転職する際に「すでに以前の会社を辞めている」という事を証明する為に作成される資料です。転職先から提出を促されたら以前勤めていた会社からもらう必要ありです。

提出を要求する転職先の人は、主に以下の事項をチェックするために退職証明書を確認します。

  • 複数の会社に属していないか
  • 確実に辞めたか
  • 履歴書との整合性etcをチェック

上記のような転職時以外にも、退職届の使用用途は存在します。

  • 社会保険加入の際に被保険者資格が現在無いという事を証明する為
  • 市役所で国民健康保険の加入・変更
  • ハローワークで失業保険の依頼を手続きを行う

目的

使用用途や目的には様々なタイプがある為、把握しておいて下さい。

転職

転職先へ提出する理由はいくつか存在します。主な理由を紹介します。

  • 転職者の情報(履歴書の内容や、職務経歴の内容)に嘘は無いか
  • 実務経験の有無や提示している給料が正しいか
  • 辞めた理由の確認
  • 本当に以前の会社を辞めているのか(情報漏洩を防ぐ為)

あくまでも履歴書・職務経歴書は提出する本人が記入して提出する資料で、中身が事実なのか虚偽なのか確認しようが無いです。転職先の職場としては、最低限ですが特に辞めた時期・辞めた事由・業務の種類を前の職場からもらう退職証明書によって正確に確認する事が出来ます。

転職先企業は自社と転職者との間で思わぬトラブルに繋がらないよう、基本的には手続き上で欠かせない資料として提出を要求する企業も多いようです。よって要求されたからと言って何か疑われてないか?と思う必要は無いです。あくまでも、職場での手続き上で欠かせない資料と捉えておけば問題無いです。もちろん転職先によって提出しなくても良いという会社も多いです。当パターンでは提出をしなくても大丈夫です。

保険手続き

社会保険会社に提出すべき理由も解説します。保険は2重に入る事が出来ません。社会保険加入の手続きは、基本的に新しく入社した職場が依頼して加入手続きを行う為、転職先の職場では転職者が現在被保険者資格が無いという証明をする為に欠かせません。

代わりとなる資料も離職票です。離職票はもらうのに時間を要する為、すぐに各種手続き(国民健康保険・国民年金・失業保険の依頼etc)が必要なら離職票の代わりに退職証明書を使用する事が出来ます。

※ただし離職票が現在手元にない旨を、先に各行政機関に相談した上で使用して下さい。

退職証明書と離職票の違い

普通、退職を証明する資料といえば離職票をイメージされる方も多いと思います。退職証明書と離職票は似ている印象を抱かれがちですが、別物です。一番の違いは公文書か私文書かの違いとなります。どちらも退職を証明する資料という点では同じですが、用途・依頼方法は全く違います。

退職証明書とは

退職証明書は私文書であり、辞めた事実を証明する為に職場が発行する資料です。交付されるタイミングは、辞めた人から依頼があった際に遅滞なく交付されます。退職証明書は労働者より依頼があったら、企業は法律により発行を義務付けられており、労働基準法第22条1項で次のように定められれおります。

労働者が退職において、試用期間、業務の種類、事業での地位、賃金又は辞めた事由について、証明書を請求したら使用者は遅延なくこれを交付せねばならない。

必要な際は職場へ依頼して下さい。法的義務がある為、「依頼をしたのにもらえない」という事は無いです。企業側においては、書式や様式に規定もなく、あくまでも社員からの依頼に対して発行する書面になります。社員からの依頼が無い限りは義務は生じません。

離職票とは

一方、離職票は公文書であり、辞めた後の各種手続きの為(主に失業保険の依頼)に発行され、公共職業安定所長が発行する資料です。離職票のパターンでは、社員が辞めた(被保険者資格を喪失した)翌日から10日以内と定められている為、企業側は急いで対応して下さい。

離職票は失業手当を受給する手続きの為に必要にもなる資料です。辞めた人が次の勤め先が決まってるパターンetcは、失業保険の給付は関係無いです。交付を要求されなければ離職票をもらう必要は無いです。

簡単に離職票をもらう流れをご説明します。

  1. 辞めた人が離職票をもらう依頼を職場へ行う
  2. 企業側はハローワークに離職証明書を提出
  3. ハローワークが手続き後、企業側が離職票を受け取る
  4. 企業側は受け取った離職票に、必要事項を記入して辞めた人へ郵送

上記が主な流れになる為、離職票はもらうのに時間を要します。

注意点

書き方・例文、退職証明書、テンプレート

念の為に辞めた際に退職証明書を依頼しておく

退職証明書が必要になるかどうか分からない時でも、もらえない時の事を考えて(※期限が設けられています)辞める際に、会社へ請求しておいて下さい。辞めてからでなくても辞める事が確定していて辞める日が確定していても前もってもらう事が出来ます。

辞める前に有給休暇の消化の目的で実際には既に出勤しない状態になっていても、辞める日が確定しているというパターンは職場にお勤めの方にとってよくあるパターンです。在籍中に再就職活動をされるという方もいらっしゃるかと思います。辞める日が確定している際は、前もって依頼しておいて下さい。

実際に必要な場面というのは限られてきます。辞めた時に転職予定もなく、必要がないと当時点で判断されても、もしかしたら将来再就職をするかもしれません。再就職先の職場より提出するよう指示されないとは限りません。

前の職場が大きな企業であれば事務的に依頼すればぼとんど問題無いです。中小・零細企業に勤めていたパターンetcは、法律的には2年以内であれば必ず発行せねばなりませんが、勤めていた職場によっては直接経営者に言わなくてはならないパターンetc大変頼みにくくなるパターンもありえます。退職証明書は持ってて損はしない為、退職を控えてる人は今のうちに依頼してもらっておいた方がベターです。

退職証明書は依頼期間がある!

退職証明書には依頼期間が存在します。依頼出来る期間は、辞めてから2年間の間のみとなっています。辞めてから次の転職先まで時間が空いてしまったという方は注意しておいて下さい。企業側に課せられている発行義務期間=2年だからです。以降は時効になります。

もし、転職に2年以上経っていたら、前の職場での発行義務が失効しているから依頼をしてももらえないパターンがありえます。まずは転職先に事情を話して相談をして下さい。ただし、義務が失効するだけです。職場によっては依頼をすればもらえる事も!

企業側は発行を拒否出来ない!

上記の退職証明書と離職票の違いにも触れていますが、退職証明書を要求されたら企業側は何があっても離職者へ発行せねばいけません。これは法で定められている事であり違法となったら【30万円以下の罰金】と定められています。交付が大幅に遅れてもこの違反は認められる為、企業側は要求があったら速やかに発行するように注意せねばいけません。

紛失

退職証明書は辞めた日から2年以内なら何枚でももらえる事が可能です。もしも紛失したら、辞めた企業へ再発行の依頼をして下さい。そして、重要資料です。再発行が可能だからといって適当に管理せずに出来るだけ無くさないよう大切に保管しておいて下さい。

必要事項について

記入する基本的な6つの事項を紹介します。

  • 退職年月日
  • 使用期間
  • 業務内容
  • 地位
  • 辞めた企業での賃金
  • 退職理由

上記のように基本的な事項はあるものの、「離職者が望んでいる事項以外は証明してはいけない」と定められている為、証明書に記入したくない事項があるなら6事項の中からどれとどれは載せていない退職証明書をもらえるように前もって伝えて下さい。当然、転職先の職場より事項が指定される事もある為、しっかり転職先の職場側にヒアリングをして、指定事項を前の職場に伝えて下さい。

ただ、ご自身で記入事項を判断される時に「退職事由」etcを省いてしまうと、提出された企業側からすると「なぜ載ってないのか?」と感じられてしまう事も…。何らかの事情が無い限りは全ての事項を載せた方がおすすめです。

発行する企業側はどの事項を記入するか、辞めた人へ確認する必要ありです。特に辞めた人からの指定が無いなら基本の6事項を入れた退職証明書を発行して下さい。特に書式・様式は規定されていない為、無料でダウンロード出来るテンプレートサイトでダウンロードを行って必要な事項があれば適宜、簡単に追加する事も可能です。事務作業効率化にも繋がる為、インターネットにて検索してみて下さい。

退職年月日

会社によって、給与の計算をする都合や解雇だったら、規定にて月末期日で記入されている事があります。既に転職先が決定済で入社日も確定しているなら、転職先の雇用開始日・辞めた企業の退職年月日が重ならないように、記入してもらう必要ありです。

使用期間

使用期間は〇年や〇ヶ月と大まかに記入される事がほとんどです。詳細な在籍期間が必要なら確認が欠かせません。

業務内容

辞めた企業でどのような仕事をしていたのか、業務の種類を記入します。記入内容は会社側の判断の為、業務内容が詳細でないなら職務経歴書etcに詳しく記入して下さい。

地位

辞めた企業で役職を持っていたのか、何の役職だったかを記入します。

辞めた企業での賃金

辞めた企業での賃金を直近で記入します。ここで賃金に誤差が生じているなら、基本手当の支給額がそれに影響されてしまう為、過不足があるなら担当者への問い合わせが必要です。

退職理由

自己都合・定年・契約期間満了etc簡易的に記入する会社もあれば、詳細を細かく記入する会社も存在するのです。もしも、詳細を書いて欲しいなら事前に辞めた企業へ依頼して下さい。

【まとめ】転職・国民健康保険etcの手続きで重要な退職証明書はしっかり発行依頼・作成を!

主に転職時に欠かせない退職証明書は、自分が提出した履歴書etc自身の発言を裏付ける為の資料であり、これから新しく入社する職場へ自身を証明する為の大切な書面です。

また、企業側としても今後初めて依頼されるパターンもあるかもしれません。企業としては、人を雇って仕事をしている限り欠かせない資料であり、発行は法律上での義務となっております。企業者は退職証明書について予め知っておくべきであり、従業員も発行についてきちんと理解しておくべき資料です。

今から起業を考えている方は、予め退職証明書テンプレートを用意しておく事をおすすめします。作成に手間取ってしまう方は、無料でダウンロード出来るテンプレートサイトで簡単にダウンロードする事が出来、ダウンロード後はすぐに利用が可能です。必要な事項があれば個人で追加する事も出来ます。是非、インターネット上で検索利用してみて下さい。