転職先によっては職歴証明書の掲示が求められる事があるのです。すべての業種が職歴証明書を求めるとは限らないので、職歴証明書の発行依頼文のメールの書き方を知ら無い方もたくさんいます。職歴証明書には決められたフォーマットが無い為、自分で作成しなければいけ無いケースもあるのです。職歴証明書とはどんなものか、もらえない時はどうすべきかにおいても解説します。
職歴証明書とは
- 勤め先
- 公的機関
- 各種団体
上記のような組織に務めていた事の証明ドキュメントを【職歴証明書】と言います。主に国家試験を受けるときや公務員試験に合格した後に掲示をお願いされる事が多いのですが、民間の企業へ転職する際にも掲示が求められる事があるのです。
職歴証明書と在籍証明書のちがい
職歴証明書と似た証明書が【在籍証明書】です。在籍証明書は、現在その勤め先に在籍している事の証明ドキュメントです。職歴証明書はこれまでに在籍をしていた事のある勤め先etcを証明を行う為のドキュメントです。
職歴証明書の発行の仕方とは？
職歴証明書の発行の仕方は現職・前職ともに「総務部」もしくは「人事部」に依頼文を伝えて、発行して貰います。勤め先に発行義務のあるドキュメントなので、発行を拒否出来ません。各々、発行してもらえる部署を聞いて発行依頼文メールを出して下さい。
退職後の職歴証明書の依頼の仕方
既に退職しているところに職歴証明書の発行を依頼を行うなら、メールでの依頼が大半です。発行後受け取りは、直接もしくは郵送してもらうようにして下さい。郵送なら、切手と返信用封筒を渡す事がマナーとされています。郵送であれば事前に勤め先へ切手と返信用封筒を郵送又は手渡しで渡しておくと良いです。
職歴証明書の依頼メールの例文
件名：職歴証明書の発行のお願い
〇〇株式勤め先
総務部 〇〇様
拝啓 貴社益々ご清栄の事とお慶び申し上げます。●●●●年●●月まで在籍しておりました●● ●●です。
その節は、大変お世話になりました。この度転職するにあたり職歴証明書が必要となりましたので、ご連絡させて頂きました。
お忙しいところ大変恐縮なのですが、職歴証明書の発行をお願い申し上げます。
添付フォーマットをご確認の上、必要事項の記入、社印の押印をお願いしたく存じます。
また○月○日までに返送頂けますと幸いです。
お手数をおかけ致しますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
氏名：〇〇 〇〇
住所：
電話番号：
在職中の職歴証明書の依頼の仕方
在籍中なら、総務部もしくは人事部に依頼を行って下さい。受け取る際も、直接受け取れるケースなら直接受け取るようにして、受け取る頃には退職しているケースで、郵送で送ってもらうのであれば事前に切手と返信用封筒を渡しておくようにして下さい。
職歴証明書の書き方
書き方においてご解説致します。
職歴証明書の必要項目
基本的には下記の5項目となります。
- 発行年月日
- 氏名
- 在籍期間
- 勤め先名
- 社印
しかし、掲示先によっては「業務の種類（内容）」「地位」「賃金」「退職事由」 etcの項目が欠かせない事もあるのです。いずれにしても、掲示先に記載内容を事前にチェックして下さい。
職歴証明書はどこまで記載が欠かせないのか
職歴証明書にはアルバイトやパートetc、どこまで記載が欠かせないのでしょうか。掲示先からの指定が特になければ、アルバイトやパートの記載は不要です。とはいえ、公務員etc掲示先によっては、アルバイトやパートであっても証明書が欠かせない事があるので事前にチェックして下さい。
在籍中と退職後の書き方
在籍中であれば「在籍中」、既に退職しているのであれ退職日を記載して掲示します。
職歴証明書の指定が無いケースの書き方
フォーマットに指定が無いケースは自分で作るべきです。基本的には公務員etcではフォーマットが用意されていますが、掲示先によっては、自身で作成して掲示するよう指示がある事もあるのです。そのシチュエーションなら、手書きもしくはPCで作成して下さい。PCであれば、テンプレートを無料でダウンロード出来るサイトetcで簡単に入手出来るのでおすすめです。
書き方の例
職歴証明書
ふりがな
氏 名
在籍期間 年 月 日 ～ 年 月 日
所属部署
役 職
雇用形態
上記の者は当社に勤務する社員である事を証明します。
年 月 日
事業所名称 ：
事業所所在地：
事業主氏名 ： 印
職歴証明書を発行してもらえない時の対処法
職歴証明書の発行は、勤め先の義務です。従って、勤め先は依頼されれば発行は必須です。とはいえ、勤め先にお願いしても頑なに発行してくれ無いケースや既に勤め先が倒産しているetcで発行してもらえない事もあるようです。
代用ドキュメントでは主に、雇用保険の加入履歴の掲示が求められます。雇用保険の加入履歴はハローワークで申請出来ます。また、マイナンバーカードでも雇用保険の加入履歴がチェック出来るようになっています。
職歴証明書とはどのような文書化を理解した上で依頼文メールを出して正しい書き方で作ってもらおう！
職歴証明書とは、その勤め先に務めていた事の証明ドキュメントです。職歴証明書には、雇用主の捺印もしくは社印が不可欠ですので勤め先へ必要項目の記載を依頼文メールと共にお願いして下さい。また、職歴証明書は決められたフォーマットおよび書き方が用意されているところもあれば、自分で作成しなければいけ無い事もあるのです。いずれにしても、不可欠な項目に抜けが内容に作成して下さい。
