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返却確認書とは?書き方・書式・テンプレート・注意点を解説!物品管理に役立てよう



返却確認書とは?書き方・書式・テンプレート・注意点を解説!物品管理に役立てよう

何らかの物を借りた際、それを返済する為の証明書が必要となる場合があります。一般的な口約束での貸借りであれば不要かもしれませんが、企業間のやり取りであったり、不動産・レンタル系ショップなどの場合は返却確認書は重要な役割を持ちます。一般的な貸し借りでも必要ないと思っていても、万が一を考えて作成する場合もあります。「返した」「返してない」の水掛け論にならないように、個人の物品の貸し借りでも返却確認書は作成した方が良いです。あげたのか、貸したのか?ニュアンスによって捉えられかたは違います。本人は貸したつもりの物が返って来ない…まさか!?と思うかもしれませんが、人間の記憶力は曖昧です。返却確認書の書式を一度チェックしてみて下さい。個人間の貸し借りでも必要かと思うかとしれません。ただし、なかなか作成する機会がなく、どう作成すればよいか分からないという方もいらっしゃるでしょう。ここでは、返却確認書の書式・注意点・テンプレート・例文をお伝えしていきます。

返却確認書とは?

返却確認書とは、その名の通り何かを返した事を確認する為の書類です。

また、差し出す方だけではなくそれを受け取った側にも確認をしてもらったり、明細などを細かく記載する事も求められます。どこまで細かく記載するかはその貸主によっても変わってきますが、基本的な項目をしっかりと記載しておけばトラブルを防ぐ事が出来るでしょう。

返却確認書は、物品貸し出し書と一緒になっている場合が多いです。物品貸し出し書には以下のような内容を記載します。

  • 貸主の名前
  • 何を貸したのか
  • いつ貸したのか
  • 返却日時
  • 借りる期間

物品を貸し、それを返してもらう。当たり前の事ですが相手の為にも自分の為にもお互い嫌な気持ちにならない為の書類です。

返却確認書を作成する理由

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返却確認書は、なぜ作成する必要があるのでしょうか。

「返した・返してない」というトラブル予防

まず、返却確認書を作成しないと「まだ返されていない」とトラブルとなる可能性があります。

例えば、レンタル商品のやり取りの場合、返却確認書を作成しておらず返済されていないと貸主が伝えた時、延滞金などを請求されてしまう事があります。借主が返済した、という事を訴えても証拠がないという事になると大きなトラブルになり、問題が長期化してしまう事もあるでしょう。

友人・家族間でも作成した方が良い

また、友人や知人、家族同士のような場合も返却確認書が必要になる事があります。

口約束だけではトラブルが起きた時に立証しにくくなると考えられています。

特に以下のようなもののやり取りをする場合はしっかり返却確認書を作りましょう。

  • 高額なもの
  • 大切なもの
  • 金銭

信頼のある相手でも必要な書類ですね。

お互いを守るためにも、関係を良好に保つためにも重要な書類

面倒と手間がかかってしまいますが、結果的に返却確認書を作成する事は、互いの安全と信頼を守る為には重要な方法であるといえるのではないでしょうか。

「口約束でも大丈夫」とは思わずに、準備する事が大切です。このように世の中的に価値のあるものを貸し出す時に返却確認書は必要不可欠です。

勘違いや悪だくみを防止する為にも借主を守る為に作成される書類です。物品を借りた人が、物品を返した時に相手のサインをもらい返却日を記入してもらって●月●日に物品を返した事を証明する書類になります。

返却確認書の書式

返却確認書を作成する際、どのような書式です上げれば良いのかをご紹介します。

作成日

まず、返却確認書を作成した日付を記載します。

タイトル(大きく!)

返却確認書という大きなタイトルを作れば相手がどのような書類なのかを判断する事が可能です。

返却者の氏名・住所

返却者名や返却者の住所を記入出来る欄を作っておくと良いでしょう。

借用日・返済日

借用日と返済日をしっかりと記入出来る欄があると便利です。

返済品

あとは、返済品を記入しますが、数が多かった場合は箇条書きや項目をいくつか作って作成するとわかりやすいので便利です。

【注意】メインの文書は「返却確認書」ではなく「物品借用書」である事を忘れずに!

大事なのが、返却確認書がメインの書類ではないという事です。返却確認書の前に物品借用書の作成工程が必ず記載があるはずです。何かを借りなければ、返却確認書は書きません。

基本的に返却確認書のみの書類はありません。物品借用書と一緒に返却確認書という形で下に記載されている事が多いでしょう。借りたものがあり、返す物があるという事です。

物品借用書の書式

参考程度に物品借用書の書式についても解説します。

必要な項目は以下の通りです。

  • 借用物品名
  • 数量
  • 借用期間
  • 使用目的
  • 受け取り者の名前
  • 返却予定日
  • 特記事項
  • 確認者の名前

特記事項には、物品に対する破損・紛失があった場合の対応方法などを記載すると良いでしょう。万が一の事でも記載しておく事で何かあったときの事がスムーズに進みます。

返却確認書の例文

では、実際に例文を見ながら作成を考えていきましょう。

この例文はとある機器を貸出した際の返却確認書だと過程します。

作成日

まず、返却確認書を作成した日付を右上部分に配します。

貸主の企業情報など

左側には、貸主の企業や担当者、個人名を記載しておくと誰に向けて作成した返却確認書なのかがわかって便利です。ここは名前や企業の名前で細かく記載しなくても大丈夫です。

返却対象物品

そして、返却確認書と中央に大きく記載しますが、その時に○○返却確認書といったかんじで、「どんな機器について」なのかをわかりやすくするとよいですね。

借主の詳細情報

そして、その右下に借主の氏名・住所・電話番号、また企業であれば団体名・代表者名を記入するとスムーズです。ここには個人情報を載せ、電話番号等は繋がりやすい携帯番号・会社の電話番号も載せると親切です。

返却確認書の返却

「明細それらを返しました」というように記入すれば基本的には返却確認書は終わりです。相手がそれで問題なければ、特に問題視されたり突っ込まれたり…という事はありません。

しかし、注意が必要なのは以下の物品が返却対象の場合です。

  • 精密機器
  • 業務で利用する機器
  • お店からレンタルしたもの

このような場合、返済した時の状態を事細かに返却確認書に明細として記載する必要があります。

例えば、返す時のチェックリストを作成して以下の項目をチェックできるようにします。

  • 傷の有無
  • 作動状態
  • 付属品の状況

異常あり、異常なしか選べるようにしておき、もし異常ありだった場合の為に備考欄をつけておくとよいでしょう。

その他、以下のような情報などを記載出来る欄があると、トラブル回避に繋がります。

  • 使用した回数
  • 使用した時間
  • 何らかのトラブルや欠陥があったか

返却確認書は、細かな項目を作る事が出来る為、場合によっては借主と貸主を気持ちよく繋げる事が出来る書類にもなり得るでしょう。

返却確認書のテンプレート

返却確認書を作成する際、「自分でゼロから作成するとなると難しい」という考え方の方もいるでしょう。確かに、どのような項目を作るのかはとてもセンシティブな問題です。

そのような場合、今はインターネット上に無料でテンプレートがある為、ダウンロードするという方法があります。空欄や入っている文字などをアレンジする事で、自分たちが貸与したものの返却確認書に置き換える事が出来るので便利です。

インターネット上にあるテンプレートを利用して作成する事をご紹介しました。さらにどのようにしたら効率良くテンプレートを利用して作成出来るのか少し紹介していきます。

まず、色々なテンプレートを扱っているサイトからダウンロードしていきます。この時これぐらいでいいやと思わずにインターネット上にあるテンプレートを全てダウンロードしてくるくらいに様々なテンプレートをダウンロードして下さい。ダウンロードしていくとこんな項目も必要だった。と見直す事が出来ます。

【まとめ】返却確認書は信頼の証

作成が面倒ではありますが、互いの信頼感を高める事が出来る書類です。

また、何らかの理由で付き合っていく可能性がある相手であれば、尚更重要な書類となり得ます。ぜひ、しっかりと相手に信頼されるような項目を加えた返却確認書を作成してみましょう。

上記にも記載した複数のテンプレートをダウンロードする事で、色々な見え方が見えてきます。

自分自身の為にも相手の為にも気持ちのいい取引をしたいですよね。

返却確認書は領収書のようなものです。物品を借りた時に物品をしっかりと却したという証明書のようなものです。返却確認書は良く学校や公共機関で見かける書類になります。図書館のような貸し出しを行っているところでも使われる可能性があるでしょう。その他にも施設や会社でも。何かを借りる際の証として残す事が大切です。

また、市役所で何かを貸し出す時など、学校で何かを貸し出す時などに返却確認書は使われます。

失くされては困る物品を貸す場合には、必ず作成した方が良い書類になります。貸し出す方は、物品借用書だけで良いかもしれませんが、「返した」「返してない」の言い合いになりたくない場合は、物品借用書に返却確認書も付けて物品の貸し出しを行った方が借りる方も安心です。

貸した側と借りた側。お互いの信頼関係で口約束で借りたり、貸したり、時には大きな事故に繋がる事もあります。信頼関係を崩さない為にも、親しき仲にも、万が一を考えて返却確認書を作成しましょう。