ビジネスマナーの基本のひとつが電話対応です。留守電に折り返しする際の注意点を解説します。忙しいと自席に戻って留守電に気づく事も少なくないです。翌日になってもよいのでしょうか？適切な時間帯は？相手も不在だったら？様々な疑問を解消していきます。
ビジネスの場で電話対応をする事は少なくありません。ビジネス相手やお客様、自社の関係者など、さまざまな人からかかってくる電話に適切に対応する為に最低限のビジネスマナーを知っておく必要があります。
ビジネスで電話を折り返しする際のポイント
守るべきマナーと注意点がいくつか存在します。留守電へ折り返す際のマナーや注意点をまとめてみました。
- 時間に注意
- 事前に伝える情報を揃える
- 当日中
- 冒頭の言葉
- 相手が不在だったら？
それぞれ解説していきます。
【留守電への折り返しビジネスマナー①】時間に注意
ビジネス相手から電話が来た際、どうしても出られない時は折り返しをこちらから行うのがマナーです。さらにその折り返しの電話は、出来るだけ早くを心がけるのがマナーとされています。しかし、電話が来ていた事をすぐに察知し、その場で折り返すのであればよいですが数時間前に電話が来ていたとしたら注意が必要です。
折り返しの折り返しとすれ違いのコミュニケーションをするのはお互いにとって時間のロスにもなってしまうので、適切なタイミングを狙うのが良いです。
【留守電への折り返しビジネスマナー②】事前に伝える情報を揃える
ビジネス相手から連絡が来た際、まったく面識のない新規のビジネス相手や営業だったら事前準備なしで折り返しても問題ありません。しかし取引のあるビジネス相手だったり、明らかに進んでいる案件の内容だったり、第三者がメモを残してたら、その電話をスムーズに進める為の準備を整えてから折り返すのがマナーです。
折り返しの電話をした際、相手との電話の最中に資料を用意したり、結局こちらかまた折り返すのでは時間の無駄です。もちろん急な連絡であれば相手も仕方がないと理解してくれますが、この部分でスピーディーに対応出来ていれば評価も高まります。
【留守電への折り返しビジネスマナー③】当日中
前述した通り、ビジネスにおける折り返しの電話は出来るだけ早い方がよいとされています。しかし、どうしても外出中だったり、電話が出来ない状況が長時間続くなら、すぐに折り返せないケースも多いです。
就業時間後は本来マナー違反ではありますが、それでも留守電などに“折り返せずに申し訳ございません。明日こちらから必ずご連絡いたします”と伝言を残したり、当日中に何らかのアクションをしておく事がビジネスマナーです。
【留守電への折り返しビジネスマナー④】冒頭の言葉
折り返しの電話をした際、相手が電話対応してくれた際の第一声は“謝罪”がマナーとされています。“〇〇ですが、要件はなんでしょうか？”など、電話に出られなかった事を謝罪せずにそのまま話を進めるのは、ビジネスマナーとしてはよいイメージを与えません。
相手の電話が昼食中だったり、会議中だったり、こちらに一切の非がなかったとしてもビジネスマナーとしては“お電話頂いたのに対応出来ず、大変申し訳ございませんでした。”と一言謝罪の言葉を述べるようにして下さい。
【留守電への折り返しビジネスマナー⑤】相手が不在だったら？
折り返す際、必ず相手が対応してくれるとは限りません。シチュエーションによっては、相手も不在でありなかなか互いに連絡が取れないといったケースもあります。
このシチュエーションではビジネスマナーとしては、“かしこまりました。こちらから再度、お電話する旨をお伝え下さい”といったり、留守電であれば、“先ほどはお電話に対応出来ず、大変申し訳ございません。お電話いたしましたがお忙しいようですので、こちらより再度、お電話いたします”など、折り返しを自分でする事を伝えておいて下さい。
仮に電話対応した相手が第三者で、“〇〇様からお電話があった旨をお伝えし、〇〇より折り返しさせます”というのであれば、それに従って相手からの連絡を待って下さい。
留守電へ折り返す際はビジネスマナーを守ってタイミングの良い時間帯をチョイスしよう！
ビジネスで電話を折り返す際、しっかりとマナーを守るべきです。基本的には相手を思いやり、相手の立場に立った折り返し方をすれば問題ありません。お互いの時間をロスしない為にも相手が不在ではない時間帯を狙う心がけるのが効率も良いので頭の片隅に入れておいて下さい。
その他の留守電を受け取った際の注意点やマナーについても心がけて落ち着いて対応をすればビジネスマナーは問題ありません。電話対応は落ち着いて行う姿勢も基礎なので忘れずに。
