企業の採用担当になると、内定通知書を書かなければなりません。新卒・転職活動の人の努力の結果でもある為、正しく書く姿勢が求められます。書く機会がなく、作り方が分からないという人もいます。作り方と注意点・雛形を紹介しますので参考にするのを推奨します。
概要
簡単言うと採用試験に受かった人に対して「あなたは入社出来ます」という旨をお知らせする資料を指します。掘り下げて確認していきます。
内定とは？
「労働契約を申し込んだサイドに対して、企業が労働契約の承諾をした」という意味です。本採用自体と同等の効力を持ちます。
内定通知書とは？
採用を見込んでいるという訳ではなく、内定の通知を行うという意味合いで書く資料、企業が意思表示をしている証拠の資料になります。法的義務はそこまで強くはありません。様式や資料の項目も法的に定められている部分はありません。
メール・郵送、発行方法は様々
近年は、メールだけで済ます企業も増えていますが、一般的な企業や大手企業は書面にて封筒で郵送が多いです。
【注意】採用通知書・内定通知書は別物
採用通知書とよく間違われます。内定通知書は入社したいという人に向けて「あなたは入社出来ますよ」という内々に入社を認められた人に送る通知書です。採用試験に受かった人に送る通知書を採用通知書と呼びます。内定通知書の到着までは入社を認められていないので、気を付ける姿勢が大切です。
最低限の項目
正式な雛形が決まっていません。公的資料とは違うので、その企業の体裁に合わせた項目が記述されます。それでも最低限の項目を書くのは原則です。受領した人が読みやすく、意味が分かる中身であるべきです。
基本的な項目で構成されていれば問題ありません。ただし、丁寧な作り方を心がけて書きます。これから入社しようと思っている人に提出する資料ですので、曖昧で分かりにくい中身であれば企業自体のブランドが傷ついてしまう可能性があります。作り方で失敗しない為に、例文を交えて確認を進めていきます。
記述すべき項目は以下の通りです。
- 氏名
- 日付・送り主
- 表題
- 挨拶文
- 伝えたいポイント
- 入社日
- 入社日までに不可欠なもの
- 内定取引理由
- 同封資料の一覧
ひとつずつ確認します。
氏名
左上に、「○○様」と内定確定者の氏名を記述します。
日付・送り主
右上部分に、令和○年○月○日と日付を記述し、下部に企業名・担当部署を記述します。
表題
「内定通知書」「採用内定のご通知」、何の資料なのかが一目で分かるように表題を記述します。
挨拶文
「拝啓 貴殿におかれましては益々ご清祥…」、定型文の挨拶からスタートさせて下さい。
伝えたいポイント
「このたびは、弊社の社員募集にご応募頂き…有難う御座いました。貴殿を採用内定と致しました。」と、感謝と結果を簡潔に伝えます。
入社日
入社日を記述します。
入社日までに不可欠なもの
入社日までに不可欠なものは服務・秘密保持等に関する誓約書への署名です。身元保証書の提出が不可欠な場合も明確に記述します。
内定取消理由
特に重要になるのが内定取消理由の欄です。入社日までに不祥事・トラブルを起こした場合は内定をこちらから取り消すという中身です。
- 面接時の承諾内容が虚偽だった
- 経歴詐称
- 犯罪を犯した
上記のような事実があったら内定を取り消すと記述します。相手とトラブルに発展しやすいポイントなので注意して書くようにして下さい。
同封資料の一覧
何が同封されており、いつまでに資料を提出してほしいかという欄も不可欠です。内定通知書だけでなく入社承諾書・入社誓約書・身元保証書の同封を伝える添え状としての役割もはたしているのです。同封資料という項目をつくって箇条書きで同封資料を一覧で確認可能なように記述しておきます。
資料の返信期限も記述します。
最下部には、不明点があったら人事部にご連絡下さいという問い合わせについても記述を忘れずに。受領した人が、安心して手続きを進められるような中身で書くのが大切です。
内定通知書と内定承諾書
内定通知書と一緒に送る資料があるのをご存知ですか？内定承諾書という資料です。内定通知書は単純に内定を知らせる資料であることに対して、内定承諾書はその通知を受けた上で採用されたサイドが「入社します」という意思表示をする返信資料です。
内定承諾書が返信されて初めて入社が確定する！
企業サイドは全員が、企業に入社するという考えではいけません。新卒の学生・転職活動をしている人に関わらず、様々な企業の採用試験を受けています。就職活動をしている人はどの企業の採用活動においても全力で取り組んでいます。企業サイドも必死に来て欲しい学生を選んで採用しています。その為、ひとりで複数の内定を獲得するというシチュエーションも充分発生し得るのです。その為、この人には来て欲しいと内定通知書を送っても入社を辞退する場合もあるのです。
内定承諾書を返信してもらえるよう、郵送・書留がおすすめ！
極端な話、内定通知書を100通送っても1通も返信されなければ入社人数はゼロとなります。企業の採用担当者にとって、内定承諾書が返信されて初めてほっと出来ます。メールで送る企業も存在する中で、封筒に資料を入れて郵送にて送った方が「あなたに当社に来て欲しい」というメッセージが強く伝わるので書留郵送をおすすめします。
内定通知書の受領後に行う意思決定
内定通知書を受領した人は、承諾するのか辞退するのかの意思を決定をしなければなりません。受領したからといって入社が確定した訳ではないからです。何も意思表示せずに、入社を辞退するというのも間違っています。承諾する場合、辞退する場合では行う手続きが異なります。それぞれの場合に何をすべきかを解説していきます。
送られてきた内定通知書には、内定承諾書と労働条件通知書も一緒に同封されているのが一般的です。
労働条件通知書の確認！
承諾の意思がある場合は、労働条件通知書の中身を確認します。あらかじめ説明を受けていた当初の労働時間や労働賃金に間違い無いかの確認が欠かせません。
内定承諾書の確認・返信！
内定承諾書を確認します。健康上の理由や犯罪行為、経営上のやむを得ぬ理由、内定取消理由が記述されています。それに対して、異議を申し立てないという同意をしなければなりません。普通に過ごしていれば内定取り消しはありませんので、社会のルールに従って過ごします。ただ、社会情勢においても不測のトラブルは生じます。やむを得ず本人の行動に関係なく内定取り消しが生じるケースもゼロではありません。しかしよほどの深刻なケース以外では滅多に生じません。
全てに同意出来れば、内定承諾書に署名捺印して企業に返送します。返送期限が大体決められていますが、期限に関わらず1週間以内に返信するのが一般的です。返信期限は、他の企業の内定も含めて把握します。
内定承諾書を返送すると入社決定を意味します。返送した後に「やはり入社を辞退」出来なくなる・後戻りが出来なくなるのです。よっぽどの理由が無い場合は、法的な拘束力も出てきますので、確実に入社するという意思の元に返送します。リプライを待ってもらいたい場合、正当な理由を説明して企業に許可をもらい、じっくり考えたのちに期限内に返信します。
内定通知書の雛形
いちから内定通知書を書くのは面倒だという人もいます。企業に雛形が無いシチュエーションもあります。インターネット上にある無料の雛形を利用する手段も視野に入れます。様々な雛形を見ると、自分の企業に合った文書作成スキル習得にも繋がります。様々なパターンが存在しています。適宜雛形を自社向けにアレンジするのも良いです。
エクセル雛形をダウンロードして書くと楽です。どのような言葉で書くかの勉強にもなります。内定通知書以外に送る資料は不可欠なのか、採用に関してどのような流れが不可欠なのかも合わせて勉強の機会にもなります。
内定通知書は不可欠な項目を漏れなく記述し、シンプルな中身で！
内定通知書は、人生の分岐点における大切な資料となります。記述されている中身によっても採用サイドの態度・在り方が問われるといっても過言ではありません。上から目線でも下から目線でもNGな資料です。正確である事はもちろん、シンプルな作り方を心掛けて下さい。内定通知書をもらうサイドの新卒学生や転職活動中の人の気持ちも考えて、次にとる行動をお知らせも不可欠です。
