人事部に配属された際、新入社員向けの説明会の案内文の作成を任される事があります。しかし、説明会の案内文を作成した事がないといった方にはハードルが高く、なかなか手をつけられない…といった場合もあるかもしれません。会社が大学で開催する説明会における案内文およびメールの書き方を例文を交えて解説します。
【例文】会社説明会の案内文
一般的な会社説明会の案内文の例文を紹介していきます。あくまで例文なので、ご自身のおかれたシチュエーションに合わせてアレンジしてみて下さい。
【例文】会社説明会の案内文：文書
▲▲大学 進路指導係 ▲▲様 日付
株式会社▲▲人事部▲▲
会社説明会のご案内
拝啓、時下ますますご清栄の事とお慶び申し上げます。日頃より、弊社の社員募集につきまして特別のご高配を賜り、心より御礼申し上げます。
さて、本年度も下記の通り会社説明を開催する事なりました。当日は弊社の各部署の社員も登壇する予定でございますので、ご質問を直接投げかけて頂ければ幸いです。
ぜひ、この機会にご来場下さいますようご案内申し上げます。敬具
記
日時▲▲
場所▲▲
説明会内容 ▲▲
問合せ先
人事部▲▲▲▲ 電話番号▲▲▲▲
以上
【例文】会社説明会の案内文：メール
件名 [株式会社●●]
会社説明会のご案内
●●大学 ●●学部 ●●学科 ●● ●●様 お世話になっております。
株式会社▲▲人事課 ▲▲です。
このたび、弊社の会社説明会を開催する事となりました。つきましては、ぜひご参加下さいますようご案内いたします。
詳細は下記の通りです。
日時▲▲
場所▲▲
説明会内容 ▲▲
問合せ先
人事部▲▲▲▲
電話番号▲▲▲▲
なお、ご参加頂けます場合は当メールアドレスにてご返信頂ますと幸いです。それでは何卒よろしくお願いいたします。
署名
会社説明会の案内文の書き方
会社説明会の案内文の書き方のポイントについて解説していきます。
一目でわかる標題や件名に
会社説明会の案内文の書き方の基本として、一目でそれが案内文と分かるように作成されている事が重要です。例えば、「お知らせ」といった標題やメールだけでは、その中身がわからずメールを開いてもらえないかもしれません。
あまりに含みを持たせたものも会社説明会の案内文のような文書では不要です。その為、会社説明会の案内文を出す際には必ず標題や件名に「説明会の案内文」といった文言を取り入れるようにして下さい。
その際、どこの会社から届いたのかわからない場合、「また来たか」といった形で後回しにされる可能性があるので注意して下さい。
主文はシンプルに作る事
会社説明会の案内文を作る際、主文にそこまで力を入れる必要はありません。当然、新入社員の多くが会社説明会に訪れ、自社に興味を持ってもらう事が目的の説明会です。案内文があまりにも機械的過ぎたり、厳しい印象を与えてしまえば誰もその会社には興味を持たないです。
とはいえ、あまりこの部分に力を入れてしまうと肝心の案内文としての体裁が曖昧になる、あまり賢い選択とはいえません。
「弊社は、心がアツい社員の参加を求めています。弊社代表の▲▲は幼き頃より…」といった形で相手の心情を揺さぶるようなメッセージは会社の求人広告に掲載すべきであり、会社説明会の案内文に記載するものではありません。
インフォメーションは記書きで作る
会社説明会の案内文で最も重要なのが、いつどこでその会社説明会が開催されるかといったところです。その為、こういったインフォメーションを主文の中に取り入れてしまうと、文書とインフォメーションが一緒になってしまい読みにくい文章となってしまう恐れがあるのです。
そこで、会社説明会の案内文でおすすめしたいのが記書きです。記書きとは、文書を箇条書きでまとめる方法であり、会社説明会の案内文では多く利用される方法のひとつになります。
第三者にチェックしてもらう事
会社説明会の案内文でもっとも重要なのは、前述したようにインフォメーションです。その為、この部分を間違うと大きなトラブルに発展してしまったり、多くの方を困惑させる事になります。
とはいえ、自分では間違っていないと思って送付してしまう事もあります。その為、会社説明会の案内文を作成したら必ず第三者にチェックしてもらうようにして下さい。チェックリストも使いながら、最終的に出すまでに何度も第三者にチェックしてもらう事で、インフォメーションのミスを防ぐ事が出来ます。
相手の立場に立って作る
会社説明会の案内文を作る上で最も心がけたいのが、相手の立場に立って作成されているかといった部分です。まず、読みやすい文書である事はもちろんですが、パッと見た時にしっかりと最後まで読みたくなるような、シンプルな仕上がりになっているかを確認して下さい。
読み手の事を考えない文書は、相手を困惑させてしまうだけです。一度、受け取る側の立場に立った上で作成を考えてみて下さい。
会社説明会における案内文の書き方はシンプルに分かりやすく！
会社説明会の案内文の書き方は、ビジネス文書における案内文と一緒です。社内にフォーマットがあればそれをなぞってもよいですし、WEBを参考にしてもよいです。何度もチェックした後、読みやすく仕上げられている事を確認して送付するようにしてみて下さい。
