就職活動中、応募した企業に全て採用されることは珍しいです。基本的に数社受けていれば、どこかは必ずといってよいほど不採用になってしまうのが現実です。しかし、それでも「諦めきれない！再応募のチャンスが欲しい！」という方もいるかもしれません。そんな時、不採用メールに返信するか悩んでしまうもの。不採用メールへの返信の書き方や例文や返信すべき理由を解説します。
不採用通知のメールに返信すべきか？
一次、または二次、そして最終面接など、そこから先に進めなかった場合は企業側から不採用通知がやってきます。電話などで言われることもありますし、郵送物、さらにはメールなどでやってくることもあるでしょう。
近年、エコや業務の効率化の関係上、不採用通知もメールでやってくることから、それを受け取った時に返信するか否か悩んでしまう方も多いようです。不採用通知メールがやってきたということは、基本的にそこから進めたり再応募がかかる見込みはほとんどありません。
しかし、不採用通知メールに返信すると思わぬメリットがあるといわれています。その理由について解説していきます。
【返信するメリット①】思わぬチャンスがある
不採用通知メールが届いた際、それを無視する人が大半です。しかし、ここで不採用になったことを受け止め、むしろ検討してくれた企業側に感謝の気持ちをしっかりとメールで返信することが大切です。
まず、採用枠が10人だった場合、相手企業は11人採用していたり、それ以上に採用していることもあります。その理由は、就活において一人一人さまざまな企業を受けていることから、最終的に内定を出してもその学生がほかの企業に行ってしまうということがよくあるからです。その際、あえて枠を多く採用しておくといったパターンも少なくありません。
しかし、一方で枠ギリギリに内定者を出している企業もあり、結果的に枠が余ってしまうといったこともおきます。
もちろん、能力などの差で別の方が選ばれることもありますが、仮にどうしても僅差で不採用になった場合、不採用メールへ返信したことで好意的に捉えられ、その後の未来が変わるということもあるのです。
【返信するメリット②】未来の採用に繋がる
その時には難しかったとしても、未来の採用に繋がることもあります。例えば、不採用メールに返信できる学生などは、人事担当などの印象に残りやすいものです。そもそも、不採用といったメールを事務的に送っているものの、やはり人間として心が痛むものです。
そこに、丁寧にその現実を受け止め、また感謝の気持ちがこもった返信メールがやってくることで人事担当者も救われた思いがするでしょう。そんな折、新入社員で雇った人物が何らかの理由で退職したり、応募して興味があった部署に何か空きが出るなど、そういった時に有利になることは間違いありません。
不採用通知のメールに返信する内容
不採用通知のメールがやってきた際、どのようなことを記載すべきか流れについて解説します。
件名はそのまま返信する
不採用通知のメールがやってきた際、それに返信する場合はそのメール自体にそのまま返信するようにしましょう。新しいメールを作成し、相手に伝えても伝わらないことがありますし、そもそも見られない可能性もあります。
お礼をしっかりと伝える
不採用通知のメールがやってきた時、必ず添えたいのがお礼の連絡です。お礼をする先は、メールを送ってきた担当者と面接官、そして企業自体にしましょう。
まず、担当者がメールをしているので宛名にその方の氏名などを記載し、自分を名乗り、そこから一言「ご多忙の中、わざわざご連絡ありがとうございました。」といった形で記載しましょう。
また、面接官の方にもお時間を取らせてしまい申し訳ありませんでした…など、そういった形で感謝の気持ちを作成すると印象がとてもよいでしょう。
最後に、企業側に向けてその企業側に興味があることもしっかりと伝えておくと、「諦めきれないのか」といった印象を与えることができるのでおすすめです。
今回はこのような機会を与えていただき、誠に光栄でした。とても素晴らしい企業であることがわかりました。
残念だったことも伝えて問題ない
その企業にどうしても入社したかったといった気持ちがあれば、採用結果が残念だったといった旨を記載してもよいでしょう。ただし、「自分のような優秀な経歴を持っている人物を不採用にするのは、貴社にとってはダメージが大きい」といった勘違いメールはやめましょう。
基本的に、とても素晴らしい企業だということが面接を通じても伝わってきたので、不採用になったことをとても残念だと思っている…といった形で作成するのが無難です。しかし、ただ残念だったといったことだけを伝え続けるのはマナー違反と認識されます。
これから頑張っていくといった旨を記載するのが好印象になる秘訣となります。
不採用になってしまったのは、まだまだ自分の実力や力量などが足りなかったといったことを自覚している。
もっと自分を磨き、今後も努力していく所存です。
再応募のチャンスを掴めるかもしれないので、不採用メールには丁寧に返信するようにして転職や就職を有利にしよう！
不採用通知のメールに返信をする際、この企業とは縁がこれからもないから適当でいい、といった発想はやめましょう。仮に、ほかの企業に就職した際に取引先となる可能性もあります。
最後だからこそ不採用通知のメールに返信する姿勢は徹底しておくことをおすすめします。返信は24時間以内に素早くおこない、さらに作成したメールはできれば家族など第三者に見てもらいましょう。本来、不採用通知のメールの返信が少ない中でびしっとしたメールが作成できれば、相手の印象もよくなります。
希望していた企業の再応募対象になれるなどのメリットもあるので、転職や就職を有利に進める為にも丁寧で好印象な対応をすると良いです。
