企業etcへの資料送付の際に添え状を添付しておくのは、ビジネスマナーの常識です。添え状は会社に用意されていない事もあり、個人で作成しなければいけないケースも珍しくありません。手書きやパソコンどっちがいいのか迷う人も居ます。会社に書類を送る時に必要な「添え状」の書き方や意味を文章例も添えて簡単に解説します。
添え状とは？
書く資料を企業へ郵送やメールでデータを送信時etcに、どのような資料を送付したのかについて簡単に述べて同封を行う資料です。ビジネスマナーの基礎とも言えます。また、添え状は「送付状」とも言われております。
添え状が使用されるシーン
- 一般的な資料
- 請求書
- 領収書
- 手形
添え状の役割
添え状の最も重要になる役割は、資料送付先へ以下の情報を簡単に伝える為です。
- 誰が
- 誰に
- 何を
- どのくらい送ったのか
多忙な企業の場合、1日に何通もの郵便物が届きます。中身を一つ一つ丁寧にチェックを行う為には多くの時間が必要になり、大変な作業となります。受取人が一目みて中身の概要を把握してもらう為に同封しておくのが、添え状の最も重要な役割と言えます。
また、資料の数や種類が間違っていたり、別の部署へ届いてしまった場合でも、添え状があるとすぐに気づける点も大きなメリットになります。
挨拶つの役割
本来であれば、人に何かを渡す際は、直接会って挨拶と一緒に手渡す事が丁寧な方法です。しかし、毎回の訪問も難しいのが事実ですから、多くの企業は郵送で資料を送る事が主流となっています。
しかし、郵送で送るなら、添え状を付けていないと素っ気なく感じてしまいます。直接資料を渡す時のように、相手への敬意を示す為にも添え状に挨拶文を添えて同封します。
内容の補足
上記でお話をした通り、添え状の重要となる役割は以下を主な内容としています。
- 誰が
- 誰に
- 何を
- どのくらい
さらに送付資料の補足点として以下の情報も添え状に書き込んでおくと、送付先の方も資料処理の優先順位を付けやすくなります。
- 返送や回答の期限
- 不足資料の有無
- 送付予定日
メールでも可能
会社によっては「先に資料を確認したい」とPCデータでのやり取りを希望している会社もあります。その場合は、メール内に添え状の内容を書き込んで下さい。
メール例文
件名：○○送付のご案内
株式会社○○
○○部○○ ○○様
いつも大変お世話になっております。○○株式会社の○○です。
○○（商品名etc）のお見積書を取り急ぎ、PDFにて送付させて頂きますので、ご査収下さいませ。また、ファイルが開封出来ない、お見積書について不明な点があるetcございましたら、お手数ですがご連絡頂ければ幸いです。
お忙しいところ恐れ入れいりますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
添え状の書き方
添え状の書き方を簡単にわかりやすく解説します。
必要項目
- 件名（表題）添え状
- 送付年月日
- 相手先会社名や部署や氏名
- 資料を作成した会社名と部署や氏名
- 頭語やあいさつ文や結語
- 記や送付資料「資料添付〇通」や以上
件名
件名は簡単に「添え状」や「送付状」だけでも良いです。しかし、「○○（請求書や応募資料etc、資料の名前）送付の件」とすれば、より親切な添え状となります。
送付年月日
送付年月日は、資料や添え状を作成した日ではなく、資料や添え状を送付した年月日を書き込んで下さい。西暦や和暦はどちらでも問題はありませんが、同封した資料と統一して下さい。
相手先会社名や部署や氏名
株式会社や有限会社は(株)や(有)etcと略さずに正式名称で作成して下さい。
資料を作成した会社名と部署や氏名
自分が勤務している会社名と、氏名、会社住所、電話番号、FAX番号、メールアドレスetcを正しく書き込んで下さい。
頭語と挨拶文
「拝啓」から始まり、挨拶文を続けて下さい。
挨拶の例文
拝啓、○○の候、貴社ますますご清栄のことと心からお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚くご御礼を申し上げます。早速ではございますが、下記の資料を送付致しますので、ご確認の程よろしくお願い致します。
拝啓、貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚くご御礼を申し上げます。早速ではございますが、下記の資料をお送り致しますので、ご査収下さいますよう、お願い申し上げます。
季語は入れても入れなくてもどちらでも構いませんが、入れるのであれば季語の間違いには気を付けて下さい。
用件
記の後に、用件を書き込んで下さい。
記
送付資料
・お見積書1通
・支払明細書1通
・請求書3通
合計5通
以上
上記のように、送付した資料の種類と枚数を書き込んで下さい。
添え状のサイズ
添え状は、A4サイズ1枚を同封します。手書き、PCのどちらの方法での作成でも構いません。手書きの場合は便箋に縦書き、PCの場合A4用紙に横書きで作成して下さい。
また、PCでの作成であれば、テンプレートサイトにて様々な様式のテンプレートが無料でダウンロード出来ます。あらかじめ挨拶文も作成されているので、テンプレート作成が難しい人や手間だと思う人は、そういったテンプレートサイトを利用してみる事も検討してみて下さい。
作成後は同封資料のチェックを！
作成後、同封資料すべてが揃っているかを必ず確認して下さい。また、上下が揃っているか、順番は、添え状に書き込んだ資料の順番に並べて入っているかも確認しておいて下さい。
添え状は資料の一番上に入れる
添え状は、封筒から資料を取り出すと、最初に目に入る必要があります。資料の一番上に入れるようにして下さい。
添え状は会社に書類を送る時のビジネスマナーの基礎！
添え状は、資料の送付先へどのような内容の資料かを一目見て確認出来るように同封を行う事が主な役割となり、ビジネスマナーの基礎となります。資料を企業へ送る際は、必ず添え状を同封した上での送付を忘れないようにして下さい。
