賃金台帳は、従業員を雇っている会社の労務管理を行うために、必ず作成して保管すべき資料です。会社にとって大切な資料なので、正しい書き方や保存をしておく必要があります。
経理業務を任されている人や会社経営をしている人は最低限のルールを知っておかなければいけません。賃金台帳の書き方や記載事項、保存期間はいつからいつまでなのかを解説します。
賃金台帳とは
労働基準法によって作成と保存が義務付けられている資料です。
労働基準法第108条
となっており、各企業毎ではなく各事業場毎に賃金台帳の調整を行う必要があります。賃金台帳は、法定３帳簿の中の１つであり特に重要な資料です。法定３帳簿とは、以下の３つになります。
- 労働者名簿
- 出勤簿
- 賃金台帳
労働者名簿とは
労働基準法107条に定められており、以下のような労働者の情報を書き込む資料です。
- 労働者の氏名
- 採用した日
出勤簿とは
労働基準法108条に定められており、以下のような労働時間に関わる情報を書き込む資料です。
- 始業時間
- 終業時間
- 早出
- 残業
賃金台帳とは
上記の通り、賃金台帳は会社の労務管理に対して欠かせない資料の１つであります。労働基準監督署や年金事務所の調査が入るなら必ず提出を求められる資料です。間違った保管期間や不足している項目etcがあれば罰則を科されるリスクもある為、賃金台帳についての知識はしっかりと持っておいて下さい。
賃金台帳の主な内容
以下の情報を書き込みます。
- 労働者の賃金額
- 計算の内容
賃金台帳の対象者
賃金台帳は、会社で働く全ての従業員の情報を書き込まなければいけません。なので、以下のような全ての従業員が賃金台帳の作成対象者となります。
- アルバイト
- パート
- 派遣社員
- 契約社員
- 日雇い労働者
ただし、労働基準法41条で述べられている、管理監督者については例外として時間外や休日労働時間数は書き込まなくても構いませんが深夜労働の時間数は書き込まれます。
労働基準法上では、会社の役員や代表者のように労働時間の管理を受けておらず、賃金面においてもその地位に見合う待遇がなされているポジションに就いている管理者の事を指します。
賃金台帳を給与明細で代用しない方が良い
給与明細での代用は出来ないのか？と疑問に思う方もいらっしゃるかと思いますが、実際は出来ます。賃金台帳も給与明細も従業員の給与を書き込んだ資料という意味では同じですが、給与明細には性別や労働時間数etc詳しく書き込まれていない事が多いです。
実は給与明細自体の発行は義務づけられてはいませんが、従業員自身が振り込まれた金額とあってるか？またその内訳をチェックする意味合いが強いのが給与明細です。実質給与明細の発行は必要なものと言えます。
その意味で賃金台帳に必要な項目全てが、書き込まれていれば給与明細も賃金台帳との併用もしくは代用は可能です。
しかし、賃金台帳は保管を行う為だけに作成されるのではなく、社会保険や雇用保険の手続きでも提示を求められる資料です。給与明細よりも法的拘束力を持っている会社の資料である為、給与明細と賃金台帳は別で作成や管理しておく事をおすすめします。
賃金台帳の書き方成ポイント
賃金台帳の作成時に、知っておきたいポイントをそれぞれご紹介いたします。
書き込まなくてもいい項目
労働基準法第41条において、「労働時間、休憩及び休日に関わる規定は適用しない」となっているため、時間外や、休日労働時間数に関しては、書き込まなくても大丈夫です。
賃金台帳のテンプレートをあらかじめ準備しておく
賃金台帳は、必要な項目さえクリアしていれば、フォーマットは決められていません。その為、エクセルでの管理のケースでは、テンプレート作成時に賃金台帳の必要事項をあらかじめ書き込んでおき、保存しておく事で必要な項目漏れを防げます。
エクセルでの保管だと、資料の保管スペースを確保せず、簡単に保管出来るのでおすすめです。
エクセルでの作成のケースでは個人別に作成し、年間の実績が確認出来るような仕様で作成します。またアルバイト従業員も雇用ルールは正社員と一緒であり、賃金台帳の作成義務ももちろんあります。
しかし、期間限定で採用したり不定期な時間数であったりと社員とは違う雇用形態であるので、正社員とは別に作成し管理を行うシチュエーションはよくあります。どちらも書き込む内容の根拠として、別途労働契約内容を明らかに出来る資料を持っておく事は重要です。
主にタイムカードや賃金規定、出勤簿です。また、テンプレートはあらかじめ必要な事項が書き込まれているものを無料でダウンロード実行も出来る為、テンプレート作りが苦手な人は利用してみる事もおすすめします。
賃金台帳の必須項目
賃金台帳には、労働基準法第108条に基づいて必ず記載しておかなければいけない項目が10個あります。それぞれ解説します。
- 労働者氏名
- 性別
- 賃金計算期間
- 労働日数
- 労働期間
- 時間外労働時間
- 休日労働時間
- 深夜労働時間
- 基本給や手当てやその他賃金の内容と額
- 控除額
労働者氏名
労働者の氏名をフルネームで書き込んで下さい。
性別
性別を書き込んで下さい。
賃金計算期間
計算期間を【○年○月?○年○月】のように書き込んで下さい。
労働日数や労働時間
期間中の労働日数と労働時間を書き込んで下さい。
時間外労働時間や休日労働時間や深夜労働時間
それぞれに当てはまるなら、書き込んで下さい。
基本給、手当て、その他賃金
通貨以外で支払われる賃金があるなら、その種類や総合金額を書き込んで下さい。
控除額
法令や労使協定に基づいて賃金の一部を控除しているなら、その内容や金額を書き込んで下さい。
賃金台帳の注意点
賃金台帳における作成や保管の上で、注意しておきたいポイントを紹介します。
罰則
- 賃金台帳を正確に作成や保管出来ていない
- その内容が悪質だった
上記のようなシチュエーションでは、30万円以下の罰則を科せられる事があります。
※労働基準法第120条によります。
誠意ある対応を進めれば罰せられないケースも
ただ、よほど悪質でなければ、賃金台帳を正しく保管出来ていなかったからと言ってすぐに罰金を科せられるわけでは無いです。不備が発覚したら、まずは労働基準監督署から【勧告書】が届きます。
その内容に従わなかったら、罰則が科せられるケースが考えられます。まずは、勧告書が届いたら期日までに、正式な賃金台帳の用意に努めて下さい。
必要項目を漏れなく書き込む
賃金台帳を作って保管もきちんとしているのに、必要な項目が書き込めていないとなれば、労働基準監督署から指導や罰則が科される可能性があります。せっかく作ったのに、罰則が科されてしまったというような状況にならないためにも、必要な項目は漏れの無いように書き込んで下さい。
雇用期間が1ヶ月未満のケース
雇用期間が１ヶ月未満でも、賃金台帳を作成しなければいけません。
長時間労働是正の風潮アリ
平成28年6月に閣議決定された中に「長時間労働の是正に向けた法規制の執行強化」が盛り込まれています。長時間労働対策の強化が喫緊の課題となっており、これを受け厚生労働省では「過労死等防止啓発月間」の一環として「過重労働解消キャンペーン」を実施しました。
厚生労働省では長時間労働が行われている事業場に対する監督指導の徹底をはじめ、長時間労働の是正に向けた取り組みを積極的に行っていくと発表しています。このように、今後は労働基準監督署は特に長時間労働が疑われる事業場に対して、より積極的に監督を行っていく事が予想されます。
また、労働基準監督署では申告監督もあり、いわゆる各事業場に勤務している労働者からの具体的な相談を契機として労働基準監督署が調査を行う形もあります。
労働基準監督署がいつ来るかは分からない
いつ労働基準監督署が臨検に来るかは分かりません。突然来るケースもゼロではありません。ただ、賃金台帳が不整備だから来るわけではなく、その他労務問題が表面化した際etc主に長時間労働や残業未払いといった労働関係の不備事項にて労働基準監督署は調査に入ります。
賃金台帳を掲示出来なければ問題に発展…
その際に、必ず賃金台帳は見せるよう指示があります。そこで、普段から賃金台帳を作っていなければ提出が出来ずに、別問題として賃金台帳が作成されてないという不備が発覚します。
上記で説明したように、賃金台帳の作成がされてないと労働基準監督署から勧告書が届くと述べましたが、実際の焦点はそこではないので厳しい指導が入る状況も予測されます。
よって、繰り返しますが賃金台帳は労働基準法第108条において、使用者は各事業場ごとに賃金台帳を調製して以下の事項を賃金支払の都度遅滞なく書き込まなくてはならないと定められております。
- 賃金計算の基礎となる事項
- 賃金の額
- その他厚生労働省令で定める事項
会社経営者又は人事総務の関係部署の人は、義務として作成しなくてはなりません。
賃金台帳の保存期間や保存方法
賃金台帳の保管期間は最低3年間です。
従業員の賃金について最後に書いた日から起算して3年間は保管を行うと定められております。
労働基準法第109条
使用者は、労働者名簿や賃金台帳及び雇い入れや解雇や災害補償や賃金その他労働関係に関わる重要資料を三年間保存しなければならない。
賃金台帳は個人情報も含まれているため、紛失や盗難がないように厳重に保管しなければいけません。
尚、法定3帳簿でも保存期間の起算日は違います。資料の種類によって、それぞれ起算日は違ってきます。
- 賃金台帳…「最後に書いた日」
- 労働者名簿…「退職、解雇、死亡した日」
- 出勤簿…「最後の出勤日」
資料での保管のケースでは、名前別で1年毎にファイルで保管します。そうすれば、後に見返すシチュエーションで必要な情報を見つけやすくなる為、おすすめです。
要点を抑えた賃金台帳の書き方をマスターしよう！
賃金台帳の作成にあたって必ずチェックしておきたい点は、以下の4点です。
- 雇用形態関係なく、全ての従業員の賃金台帳が不可欠
- 必要な10項目の書き込みがあるかどうか
- 給与明細と併用はNG
- 保管期間は3年以上
また、資料が大量になるケースもあります。賃金台帳はPC上で保管すれば管理がしやすくなるのでおすすめです。
