書き方・例文

退職願の書き方を解説!退職届との違いは?どんな封筒・用紙が良い?手書きOK?



退職願の書き方を解説!退職届との違いは?どんな封筒・用紙が良い?手書きOK?

職場からの退職を決意をしたら、職場や上司へ正式な資料にまとめて報告すべきです。その際の提出資料が【退職願】です。頻繁に作成しない為、書き方が分からなかったり、出すタイミングが不明だったり、疑問点は沢山あるかと思います。書き方・テンプレートについて詳しく解説する為、退職予定がある人は参考にして下さい。

会社を辞めようと決めた時に、最初に辞表を想像する人が多いですが、退職願・退職届など違いは色々あります。職場をスムーズに辞める為には適切な書類を作成し提出する必要があります。辞表の書き方や例文をチェックする事で、退職願が必要なのか?退職届なのか?辞表を書くべきかがわかります。

退職願とは

どのような資料なのか・目的・必ず用意すべきかについて解説していきます。

○月○日に退職(労働契約の解除)をしたいという旨を職場や上司へ伝える為に用いる資料です。

退職願の目的

  • 退職の意思がどのくらい固まっているのか示す
  • 申し出をした証明を残す

退職願と退職届の違いは?

書き方・例文、退職願、テンプレート

退職願と退職届の大きな違いは、その役割です。

退職願

退職を決定し、それを職場や上司へ申し出る際に使用される資料であり、遺留やその他の理由で撤回出来るケースもあるのです。

ただし、退職願と書けば撤回出来るという解釈ではありません。
退職(労働契約の解除)を職場に願い出る為の資料です。
その為、上司に提出後、人事責任者の承認が降りる前であれば撤回出来る可能性があるとの解釈になります。

退職届

一方退職届は、すでに退職が認められた後に意思を伝える為の提出資料です。

民法の第627条では労働者は一方的な意思表示によって、一定期間を過ぎれば職場を退職可能だという点が認められています。

雇用期間の定めが無い社員なら、雇用は労働契約の解約の申し入れ(退職届の提出)日から2週間の経過によって契約を終了出来ます。

よって、法律上の労働者側の権利だけに目を向ければ労働者は退職願を提出せず退職届を提出すれば2週間で退職出来ます。

円満退社には退職願が無難

あまりにも一方的すぎる退職の仕方だと、職場と自身の間にしこりや感情論が発生しトラブルに繋がるリスクが生じます。

よって、労働者は退職届の提出によって退職(労働契約の解除)可能であるという事実を理解しつつ、円満退職の為には、突然職場に退職届ではなく退職願いという形で出来るだけ早い時期に意思を職場に伝える事が望ましいです。

辞表とは

職場を辞するシチュエーションで有名な資料に「辞表」もあります。

誤解している人も多いのですが、辞表は社長・取締役といった経営陣etc雇用関係が無い立場の人が勤めている役職を辞するシチュエーションにて提出を行う資料を指します。

よって辞表提出後、役職を外れて一般労働者として勤務し続けるというパターンもあるのです。

 

公務員が退職するケースでは辞表の提出をします。(退職届と同じ扱いになります)

職場員のように、雇われている人は辞表の提出は要りません。

退職願は必須?

届け出は必須ではありません。

しかし、提出によって意思の強さの証明にもなる他、「言った・言っていない」のトラブル回避の為にも、意思を固めたのであれば用意しておくのを推奨します。

そして、承認・了承を得ていつ辞するかが確定次第、退職届を提出する運びになります。

上司に時間をとってもらって意思を告げます。

その上で内諾を得てから退職願を提出するか、内諾時の話し合いにて退職日を決めます。

退職願を提出せず、退職届を提出するというケースも多いです。

実際、以下の流れで退職を申し出るケースもあるのです。

  • 先に職場を辞めて次の転職先を探す
  • 転職活動をしており次の転職先からの内定が出た

就業規則によって異なりますが、最低でも1か月より前に意思を伝える事がマナーです。

内定後に退職をするなら内定職場との間で十分な協議をし、最終的な転職時期を設定していきます。

在職中の職場での業務内容や職場の規模etcでだいぶルールは違ってきます。

しかし、実際に突然退職届を出されたり、口頭でかなりタイトな日程で退職意思を伝えられると職場側も困ります。

  • 仕事の引継時間が必要
  • プロジェクトの切れ目が生じてしまう
  • 代わりの人員確保に時間を要する
 

退職の際は時間的配慮が欠かせません!

 

職場によって退職の際に、退職願・退職届が両方不可欠なケースもあるので要チェック!

退職願の提出手順

退職を決めてから退職願提出迄の手順・その後の手順について詳しく解説します。

①上司へ申し出る(退職願を提出)

退職をしたいという意思を、まずは上司へ伝えなければいけません。

まず、上司に時間を頂き面談を開いてもらう事です。

面談時に退職をしたい旨をはっきりと伝えます。

その際、理由から始まり、色々な質問されて話をするフェーズに入ります。

 

職場側も人材採用・確保に多大のお金を使っているので簡単に人材を手放したくないという強い思いがあるのです。

慰留もされるシチュエーションもあるのですが、押しに負けて流されずに意思を固めてるのであればはっきり伝える事が大切です。

内諾を得た上で退職願は直接上司へ手渡して、承認を得て下さい。

また、この時に退職日を決めます。

自身でもある程度スケジュールを立てておくのも重要です。

以下についても、あらかじめある程度考慮に入れて、退職予定日を設定しておいて下さい。

  • 現在携わっている業務の引継に要する時間
  • プロジェクトの進捗具合
  • 有給休暇の消化の日数

その上で、在職中の職場側の希望もあるかもしれません。

スケジュールを立てておけば、柔軟に対応出来て退職する職場に対しても迷惑をかけずに済みます。

②退職届を提出

退職届は退職日が確定したのを見届けた上で提出します。

職場で決められているフォーマットがあるケースがあるのです。

そこあたりは、事前に上司へ確認しておいて下さい。

残念ながらパワハラ・セクハラ・人間関係・激務といったネガティブな理由から職場を辞する決意を下すケースも多々あるのが現実です。

その場合、「もう職場との関係性も崩れても構わない」と、一方的に退職届を提出したり、上司の強すぎる慰留に対してつい感情的になってしまう状況もあり得ます。

退職予定の職場とトラブルや揉めたまま辞するのは推奨出来ません。

例えば万が一かもしれませんが、次の職場が退職した職場と取引があるケースもあるのですし、今はなくても将来的に取引が始まる可能性もゼロだとは言い切れません。

また、上司が個人的な付き合いがある人も居るかもしれません。

そんなに深く気に留めなくて良いかもしれませんが、やはり最後迄誠実な対応を心がけてトラブルが無く退職出来るようにして下さい。

退職前に無駄な精神的疲弊・体力消耗・時間浪費をするのも自分にとっても損です。

また、大きな職場では少ないかもしれませんが、中小職場に勤めていたら退職後の離職に関わる資料は退職する職場で作成を行うケースがあるのです。

その職場の協力がなければ退職がスムーズに行かず難航してしまうというハンデも生じ得るのです。

③退職

決定した退職日迄に必ず、業務の引継・保険関係やその他の手続きを、漏れなく完了しておいて下さい。

退職願の作成前にチェック

作成前に、チェックしておくべきは【就業規則】です。

就業規則の資料の中には「退職希望日の○日前に〇〇(直属の上司)に退職願を提出」と、退職時についての詳細が説明されているのが基本的です。

退職願・退職届は就業規則に書き込みがある職場に対しては、就業規則上の期日迄に提出すべきです。

直属の上司に対して、退職の1~2か月前迄に申し出る旨を規定している職場が多いようです。

退職の1ヶ月前迄に退職願を提出すると書き込まれているにも関わらず、2週間前に上司へ提出してしまうと、退職交渉の難航の恐れがあるのです。

必ず、退職時について就業規則にどのようにして説明されているのかをチェックしてから退職願を作成して下さい。

退職願の書き方・項目

書き方・項目をそれぞれ解説します。

①表題

資料の表題は【退職願】としておいて下さい。

②私事

用紙の下に(横書きなら右端に)私事、または、私儀と書き込んで下さい。

③理由

自己都合なら、「一身上の都合により」と書き込んで下さい。

④退職希望の年月日

希望年月日を書き込んで下さい。

⑤作成日

作成年月日を書き込んで下さい。

⑥部署

所属している部署があるなら、書濁部署

⑦氏名

氏名を書き込んで下さい。

⑧押印

名前の下に、押印をして下さい。

⑨職場名と代表者名

退職予定の職場の名前と、代表取締役社長の氏名を書き込んで下さい。

退職願の作成前に用意すべきもの

作成前に用意しておくものを書き方別に紹介します。

手書き

  • B5の便箋(B5がメジャーですが、A4も可です)
  • 白無地の封筒
  • 黒のボールペンor万年筆

パソコン

  • テンプレート
  • 白無地の封筒

用紙は?

作成用紙は、B5の便箋が理想的と言われています。

罫線はあっても無くてもどちらでもいいとされています。

テンプレート

テンプレートサイトで、簡単にダウンロードが出来ます。

作成方法が不明な人や、テンプレートから自力で作るのは面倒だという方はぜひ利用してみて下さい。

退職迄にすべき手続きは?

済ませておくべき手続き・作業についてそれぞれ解説していきます。

業務引継

退職迄にしておくべき手続き・作業の中で、一番重要となってくるのが業務の引継です。

業務引継書を作成して、出来るだけ後任者が分かりやすいように丁寧な引継を行って下さい。

また、中途半端に仕事を残してしまうと、次の方が困ってしまいます。

きりのいいところで切り上げておいて下さい。

保険関係の手続き

退社時には、保険・年金の手続きが不可欠です。

総務や労務担当者に確認して、手続きに漏れが無いようにしておいて下さい。

主な手続きは以下に列挙した通りです。

  • 健康保険証・社員証・社章【それぞれ返却】
  • 年金手帳【職場で保管しているなら、退職日迄に受領】
  • 雇用保険被保険者証【職場で保管しているなら、退職日迄に受領。】
  • 所得税【退職日から1年以内に源泉徴収を受け取る】
  • 住民税【職場でまとめて支払いをしているなら、今後の支払い方法の確認をしておく。】
  • 雇用保険【退職日迄に、雇用保険被保険者証を受け取る。】
  • 健康保険【退職日以降に、健康保険証を職場へ返還。】

社内・社外ともに挨拶

お世話になった社内・社外の方々へ、退職の旨を伝えて挨拶をしておいて下さい。

社外なら、直接の挨拶が困難なシチュエーションもあるかと思います。

そのような状況では、メール・電話・挨拶状etcで挨拶をしておいて下さい。