最後の文章、つまり結びの言葉は、メールや手紙、文書の中でも、うまくまとめられているか書き方に自信が持てないという方も多いです。
最後の文章の書き方がわからない、うまくまとめられなくて困っている、「以上」はここで使っていいのか、相手の心を掴む書き方が知りたい、このようなお悩みを持っている方へ向けて、最後のまとめの文章の書き方について例文や注意点も添えて解説します。
文章の構成
そもそも文章の構成が分からないという人は、結構多いです。基本的には、文章の構成は以下のようにすると分かりやすく読みやすいものなります。
- 最初に結論（記事のテーマ）を明確にしておく
- テーマを説明する例文や理由などを伝える
- 最後にもう一度結論を伝えてまとめる
読みやすい記事の多くは、ざっくりと上記のような流れになっています。では、なぜ最後の結論が文章において大切になるのか。見ていきます。
最後に結論を伝える大切さ
人間の脳は、最初と最後の出来事が記憶に残りやすいと言われています。
こんな経験はありませんか？
「初めは予定通りスムーズに遊べていたのに、最後はトラブル続きで疲れてしまった」「脈アリかと思って楽しく喋っていたのに結局勧誘目的だった」など…。最後の会話や対応次第で、それまでとても楽しかった出来事が無かったようになってしまうのです。
文章も同じ事で、最後がまとまっていなければ、文章全体が散らばっているような印象になってしまいます。反対に文章の最後の書き方が、いい締めになっていたら全体的にも良く見えるようになるのです。つまり、自分の伝えたかった事を正しく相手に伝えられて、かつ文章力があるなと好印象を抱かせる事が出来ます。
これらの事から、最後の文章の書き方は、かなり重要でしっかりと締める必要があるといえるのです。
最後の文章の書き方は3パターン
最後の文章の書き方には2パターンあります。
- 結論
- 自己評価
それぞれ具体的に解説します。
結論
最後の文章でよく使われるパターンが、結論を最後にもう一度伝える方法です。最後に結論をもう一度伝える事で、自分が伝えたい事を正しく伝えられるようになります。ただし、ここで注意が必要なのは、はじめに書いた結論をそのまま使うのはNGです。最後に書く結論は、すこし言い回しを変えて書くようにして下さい。
- 〇〇は〇〇です。
- 以上の事から、〇〇は〇〇だという事が分かった。
- これは〇〇と言えます。
- これらの事で、〇〇が明らかになりました。
- 〇〇は〇〇だと思う
- 〇〇により、〇〇と考えられるのではないだろうか
疑問形の結論を使う場合は、文学や歴史などの解釈が結論となるような文書で使われます。
自己評価
自分を客観的に分析して、最後を締めくくるパターンも良くあります。自分自身の評価を論ずるパターンでよくあるのが、弱点と展望というような構成です。
例えば
弱点：～～が出来ない → 展望：今後の課題とする
- この事から…は妥当だと考えられる
- 〇〇に気をつける事で～～回避出来たのではないだろうか
- これを現実出来れば〇〇ではないかと考えている
- 今回の件で〇〇が明らかになった。しかし、〇〇については未だ不明。今後の課題にしたい
- 〇〇のさらなる検討が必要だと思われる。今後の課題としたい
- 今後〇〇が必要だと考えている
- 〇〇については、今後も大きな課題になると思われる
- 〇〇を深掘りする必要があると考えられる
最後の文章の書き方におけるポイントと注意点
最後の文章を書くときのポイントと注意点については以下のとおりです。
- 相手に合わせて使いわける
- クッション言葉を使う
- 季語を使う
- 追伸を使う
- 取り急ぎは使わない
それぞれ具体的にチェックしていきます！
【最後の文章の書き方におけるポイントと注意点①】相手に合わせて使い分ける
最後の文章は必ず、相手によって使い分けるようにして下さい。例えば、後輩や同僚に送るメールに、上司へ送るような丁寧な締めの文章を送るのは、違和感を与えてしまいます。「よろしくお願いします」「以上」などの挨拶が、後輩や同僚へ送る文章で使いやすい締めの言葉となります。
そして、上司や取引先など、かしこまった文章を送る必要がある相手に対しては「どうぞよろしくお願い致します」「今後とも何卒よろしくお願い申し上げます」「ご検討のほどよろしくお願い致します」などと使うようにすると、丁寧な印象を与えられます。
【最後の文章の書き方におけるポイントと注意点②】クッション言葉を使う
クッション言葉とは「お手数をおかけしますが」「大変恐れ入りますが」など、何かをお願いする文章で良く使われる言葉です。クッション言葉を使う事で、柔らかいイメージや謙虚さを与えられるので、ビジネスシーンではよく使われる手法。そして、このクッション言葉は文章の締めに使われる事が多いです。
表情や声のトーンなどで感情を読み取れない文章では、口頭で話すよりも相手に柔らかく伝わるような文章を選ぶ必要があります。そんなときに、締めの言葉でクッション言葉を使うと、柔らかい印象を与えられるのです。
【最後の文章の書き方におけるポイントと注意点③】季語を使う
例えば年末になると「今年もお世話になりました」「来年もよろしくお願い致します」という挨拶をしますよね。その挨拶を最後の言葉として使うのも、テクニックの一つです。
他にも「まだまだ暑い日が続きますが、どうぞご自愛下さい」「寒い日が続きますが、どうか体調には気をつけてお過ごし下さい」などと、体調を気遣うような文章もオススメです。
【最後の文章の書き方におけるポイントと注意点④】追伸を使う
メールを送る相手が親しい場合や、社内へ送るような場合は「追伸」を使うのもいいです。追伸は、内容とはあまり関係のない事でも伝えられるので、便利です。また、食事に誘う場合でも追伸を使う事が出来ます。
ただし注意点が、目上の人や取引先の方へは使えない事と、長すぎるのは良くないので2～3行にとどめておくという事を覚えておいて下さい。
【最後の文章の書き方におけるポイントと注意点⑤】取り急ぎは使わない
「取り急ぎ」はビジネスシーンでもよく見られる言葉ですが、これは本来お礼や報告を丁寧にするべきなのに、メールが先になって申し訳ないという気持ちを込めて使うもの。裏を返せば「とりあえず、急いで書いた」という意味に捉えられる事も。
誤解を与える事もあるので「メールにて恐れ入りますが、まずはお礼申し上げます」「略儀ではございますがまずは…」のように言い換える事をおすすめします。
文章の最後における「まとめ」の適切な書き方をマスターして手紙やメールをきれいにまとめよう！
最後の文章の書き方について解説しました。最後の文章には、結論や季節の挨拶に関する言葉などを添えて、上手く締めるようにする事が重要です。最後の締めで、文章の全体の評価が変わる事もあるので、書き方の形をマスターするところからはじめてみて下さい。
