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簡単!在庫管理表の見やすい作り方を解説!飲食店etcで消耗品etcをしっかり管理



簡単!在庫管理表の見やすい作り方を解説!飲食店etcで消耗品etcをしっかり管理

消耗品・食品・日用品etcの在庫管理の為には仕組み作りが必要です。しかし、在庫管理表を活用しても、記入漏れや数え間違いで正確な管理は難しいです。また、棚卸も負担が大きく大変です。消耗品・食費・日用品を企業で抱えている以上、どうしても在庫管理は不可欠です。在庫管理票の作成担当者になる人もいらっしゃいます。そのような方に必見です。在庫管理表の作り方・見やすいまとめ方について解説します。

在庫管理表の作り方は?見やすいまとめ方を解説!

そもそも、在庫管理表とは何なのか?作り方も分からない人もいらっしゃいます。

見やすくまとめるための3つのポイントがあります。

在庫管理表の種類や作り方・見やすいポイントを解説します。

在庫管理表とは?

企業で取り扱っている以下のようなコンテンツを品目毎に管理し、入荷数・出荷数・使用量の把握の為に活用する一覧表を指します。

  • 商品
  • 材料
  • 消耗品
  • 食品
  • 日用品

表を使った一括管理の為、Excelのような表計算ソフトを使えば効率よく管理出来ます。

ところで、在庫管理表にはいくつか種類があるのをご存じですか。

  • 6欄式在庫管理表
  • 3欄式在庫管理表
  • 累計型在庫管理表

具体的に何が違うのか、特徴・活用法について見て行きます。

種類①:3欄式在庫管理表

3欄式在庫管理表の特徴は、出入庫に関わる在庫数をスマートに管理出来るというポイントです。

  • 「入庫」
  • 「出庫」
  • 「在庫」

上記の3項目を書き込むだけのシンプルな構成ですので、簡易的で見やすい、在庫管理表の中でも扱いやすい資料です。

また、活用法は至ってシンプルです。

項目ごとに以下の情報を、日毎に入力して管理してくだけです。

  • 入庫数
  • 出庫数
  • 在庫数

Excelのような表計算ソフトで管理すれば、日毎のデータ推移も見やすいのでおすすめです。

種類②:6欄式在庫管理表

3欄式在庫管理表をさらに複雑な構造にしたものが6欄式在庫管理表です。

  • 「入庫」
  • 「出庫」
  • 「注文数」
  • 「注文残」
  • 「引当」
  • 「引当残」

上記の6項目で在庫管理していきます。

6欄式在庫管理表の特徴は、商品毎に注文数・残数を一覧で把握出来るというポイントです。

引当とは?

そもそも、「引当」という言葉が難しくて馴染みが無い人が多いです。

引当とは

将来的に抱える損失や負債に対応出来るように、あらかじめ充当する事です。

「引当金」という言葉は耳にした事がありますよね。

この引当金も同様の意味で、損失や負債に備えて賃借対照表の負債欄に繰り入れる金額を指します。

6欄式在庫管理表の活用法は、注文数に対して実際の入庫数を入力します。

そして、残数を加味して出庫数から在庫数を算出します。

このとき、引当の科目については考慮すべきです。

種類③:累計型在庫管理表

累計型在庫管理表とは、出庫数・入庫数の累計を算出していく仕組みを持っています。

  • 「入庫」
  • 「出庫」
  • 「累計」

主に上記の3項目で構成されます。

それぞれの項目の累計数・在庫金額を一覧で管理出来る為、在庫過多の状態をすぐに見極める事が出来ます。

品目が多いなら不向きです。

どちらかというと、在庫数における把握・状態の分析の為に活用しやすい在庫管理表です。

種類④:需要連動型在庫管理表

需要連動型在庫管理表は、適正在庫を把握するために有効です。

在庫を抱える品目が多いなら、保管場所もそれぞれ異なります。

そのような時に、保管場所ごとに在庫管理出来る需要連動型在庫管理表は便利です。

需要連動型在庫管理表は、在庫を入庫表・出庫表に分けて管理出来ます。

そもそも、在庫数は下記の公式で算出出来ます。

在庫数=入庫数-出庫数

以下のようなケースで有効な手段です。

  • 在庫管理すべき品目が多い
  • 在庫表を1つにまとめにくい

在庫管理表の作り方

在庫管理表の種類や活用法は理解出来ましたね♪

次に、見やすい作り方について解説していきます。

一般的な在庫管理表に書き込む項目は、下記のとおりです。

  • 「期首在庫数」:月初めの在庫数
  • 「期中在庫数」:月で仕入れた数量
  • 「期末在庫数」:月末時点での在庫数

基本的な考え方は、下記の公式に則ります。

在庫=期首+期中-期末

作り方の手順は次のとおりです。

  1. 「○○在庫管理表」のように分かりやすいタイトルをつける
  2. Excelで左の列から順に「期首」「期中」「期末」の在庫数の入力項目を作成
  3. 見やすいように表で枠組みを作る

月毎にシートを分けて下さい。

その方が管理しやすいです。

2020年2月の期末在庫数と翌月の期首在庫数は同じでなければなりません。

ここで数字が変わってしまうと、後々の計算が合わなくなります。

そうなると在庫数を管理している意味が無くなってしまいます。

在庫管理表で管理していくにあたり、注意点もあります。

  • 入力ミス(記載ミス)
  • 作成者以外には仕組みが分かりにくい
  • 複雑化しやすい

記載すべき数字を間違ってしまうケースも少なくありません。

また、簿記etcの知識がなければ分からない専門用語も扱う事から、一般には分かりにくい傾向がみられます。

つまり、作成者本人しか仕組みが分からず、構造も複雑化しやすいです。

それでは、在庫管理表を見やすくするためにはどのようにすればよいのか。

在庫管理表はExcelで作成すれば扱いやすいです。

在庫管理表の見やすいまとめ方3つのポイント

見やすいまとめ方ポイントについて見て行きます。

ポイント①:品目や数量の記入幅が適正かどうか

在庫管理表には、さまざまな品目や数量を記入(入力)しなければなりません。

Excelのような表計算ソフトを活用する事も多いと思いますが、幅が狭いと文字がはみ出たり小さくなりすぎたりして見にくいです。

そのため、在庫管理表を作成するなら、記入幅に余裕を持たせる事をおすすめします。

記入幅のバランスが悪いと見にくいです。

見た目も悪いと使いにくいですので、まずは項目ごとの記入幅が適正かどうか確認して下さい。

ポイント②:入力(記載)している文字は見やすい

手書きのケースに多いのが、記載している文字が読みにくいという事です。

手書きであれば、誰にでも分かるように見やすい文字で書き込むようにして下さい。

また、パソコンでデータ管理しているケースでは、文字が小さすぎる事のないようにしなければなりません。

いずれにせよ、在庫管理表は誰でも読めて理解出来るものでなければなりません。

そのため、文字の見やすさもポイントの1つといえます。

ポイント③:記載すべき項目が明記されている

在庫管理表には、いくつかの記載すべき項目があります。

前述しましたが、期首、期中、期末の観点から出入庫や在庫数の把握には必要な事です。

そのため、在庫管理表に記載している項目について事前に理解しておく事が大切です。

簿記etcの専門用語も多いですが、管理上これらの知識は必ず必要となってきます。

在庫管理表をエクセルで作成する理由は?

書き方・例文、在庫管理表、テンプレート

在庫管理表はExcelのような表計算ソフトによる作成であれば管理がしやすいです。

しかし、Excelは難しくて使い方が分からないという人も少なくありません。

Excelを用いる作成理由は2つあります。

  1. 自動計算機能が備わっている為、計算ミスを防げる
  2. データ管理の為、持ち運びに便利

計算ミスを防げる

Excelのような表計算ソフトの特徴として、関数etcの計算式を組み込む事で自動的に計算させる事が可能というメリットが挙げられます。

Excelには「SUM関数(合計の算出関数)」や「AVERAGE関数(平均値の算出関数)」といったの自動計算の仕組みが備わっています。

また、「+」や「-」も使う事で、一般的な足し算や引き算・掛け算・割り算も組み込めます。

Excelで自動計算させる事で計算ミスを防ぐ事が出来るので、Excelで作成している人が多いのです。

持ち運びに便利

Excelはデータ管理が容易です。

Web上のストレージに保存するクラウドの仕組みを活用した保管方法やUSBといった記憶媒体を活用した保管方法etcが主ですが、これらに共通していえる事は、持ち運びが便利という事です。

紙媒体で持ち運びぶなら、量が多いほど持ち運びに不便です。

USBなら小さくて持ち運びしやすいですし、クラウド上に保管していれば何も要りません。

在庫管理表のフォーマット・テンプレート

在庫管理表は、飲食店でも棚卸しの際に便利です。

食材や消耗品の管理でお困りの人も少なくないです。

工業や製造業etcの事業を行っている企業でも商品や部品の在庫管理は難しいですよね。

インターネットで検索をして無料で使えるフォーマットやテンプレートを活用すれば見やすい在庫管理表を時短で作れるのでおすすめします。

アプリを使う方法も!

最後に、スマホやタブレットetcのモバイル端末の普及により、在庫管理表がアプリでも管理出来ます。

在庫管理表の目的は、リアルタイムに在庫状況を確認・業務を効率化する事です。

スマートに業務を行えるよう、しっかりと在庫確認が出来る仕組み作りがカギです。

いつの間にか在庫が無くなり、業務遂行出来なかったというトラブルにならないためにも、在庫管理表を活用して未然に防いで下さい。