ビジネスでメールを送る時の最低限のマナーや例文を紹介！件名や署名に気を付けよう！上司や社内外へ礼儀正しい対応を！

ビジネスでメールを送る時の最低限のマナーや例文を紹介します。ビジネスと切っても切り離せない必要なツールのひとつがメールです。件名や署名に気を付けて上司や社内外へ礼儀正しい好印象な対応が出来るようになると仕事も楽しくなります。

正社員やアルバイトをふくめ社会人となった際、メールのやりとりは、「ビジネス向き」の構成で作成しなければなりません。研修や上司に教わった事がある方はよいですが、ビジネスメールを送った事がないという方もいます。

ビジネスメールの例文

まず、ビジネスメールの例文を紹介します。

例文

件名 ●●株式会社新製品のお知らせ

本文

●●商事 ●●部 ●●様いつも大変お世話になっております。

株式会社●●の●●でございます。

先日はお忙しい中でのご対応、誠にありがとうございました。

本日メールいたしましたのは、貴社の新しい商品●●についてのご連絡でございます。

こちらの商品は●●に優れており、御社の展開するサービス●●にもご活用頂けると思いご連絡いたしました。

販売前のモニター調査に置いても99%の満足度を達成しております、当社自信の製品です。

●●について詳しくは添付のPDFにてご確認頂けると幸いです。

もし、ご興味ございましたらこちらのメールにご返信頂くか、●●までご連絡頂けると幸いです。

ご検討、どうぞよろしくお願いいたします。

—- 会社名 ●●部署氏名メールアドレスなど…

前述したメールから、ビジネスでメールを送る時の最低限のマナーや構成などを考えていきます。まず、ビジネスメールの構成はこれらを意識します。

それぞれ解説していきます。

ビジネスでメールを送付する際、まず件名の作成方法が重要になってきます。基本的にビジネスにおけるメールを送る際、無題はマナー違反となるので避けておきます。しかし、「こんにちわ」とか「●●です」など、一言メールなどは社会人としてはマナーに欠けると言わざるを得ません。

基本的にビジネスでメールを送るなら、メール本文にどういった内容が記載されているか簡単にまとめておく必要があります。前述した内容のように、新商品を見てほしいというケースでは「新製品について」など、件名を見るだけでその内容が理解出来るような作りが丁寧です。

長過ぎず短過ぎず、シンプルながら相手に伝わる件名を作成するように心がけて下さい。

ビジネスメールを送る際、ほとんど決まった書き出し方が存在します。ビジネスメールでいきなり本文に入るのはマナー違反。まず、差出人の氏名を書き出し、「いつもお世話になっております」とか「大変お世話になっております」と挨拶の後、自身の名前を書き出すのが最低限のマナーです。

簡単にまとめれば、「差出人挨拶自分の名前」といった流れとなります。とくに法律で定められているわけではありませんが、どんな業種でも利用出来る書き出しなので覚えておくと便利です。

ビジネスメールで意外に手こずるのが本文の構成です。長過ぎるとか前置きが長過ぎる、無駄な文面が多いなど、相手にその意図が伝わらなければ意味がありません。とはいえ、あまりに短過ぎてぶっきらぼうな文面になってしまうと上から目線になってしまう恐れがあり注意。

おすすめは、「結論を述べた後、メールを出した理由、さらにあれば相手に提案する商品やサービスの事例、最後にまとめ」といった流れで作成するときれいにまとまります。文章を作成するのが苦手という方は、まず先に結論から書き記すと相手も内容を理解しやすくなるのでおすすめです。

あまり結論を先延ばしすると、逆に売り込みたいといった印象を与えてしまう為避けた方がよいです。

仮にアルバイトだったり、とくに肩書きなどを持っていないといったケースでは不要ですが、会社員として働いている中でのビジネスメールであれば、メールの文末に「署名」をする事をおすすめします。署名は、「—」などを使いながら囲い、本文とは別といった印象で作成する事が重要です。

署名欄には、「会社名と役職、自身の氏名、連絡先」をまとめて記載するのが一般的です。基本的には社内で用意されているテンプレートがある為、それに当てはめる形で問題ありません。

ビジネスでメールを書く際、基本的にはビジネス向けの文書や文体で記載します。「昨日はおつかれっした」とか「マジで」とか「ですよね？」など、口語を使用したり、敬語ではない文体を使うのは最低限のマナーです。とくにカジュアルなSNSでのやり取りに馴れている方は、ビジネスでメールを送る際は注意して下さい。

文体ひとつで上司や社内外からの評価が落ちるというリスクもあるので要注意です。

ビジネスでメールをするとなると、難しく考えてしまう方もいるかもしれません。しかし、文章の才能を求められているわけではなく、定型文があり誰もがそれをベースに作成しています。難しく考えず、定型文を使いながら作成していくと良いです。

最低限のマナーを把握しておけば、分かりやすい件名が書けるようになり忘れずに署名を末尾につける癖がちゃんとついてきて習慣化されます。これによって上司や社内外のどこへ対しても礼儀正しい対応が出来るスキルが身に付くので頭の片隅にマナーを留めておくと良いです。