社内でアンケートを取りたい際、調査依頼の文書を作る必要があります。社外の人間にアンケート調査のお願いを行うケースと社内文書で作るケース、その書き方が若干変わってくる為、どのように作成すべきかわからず悩んでいる方も多いです。調査依頼や作業依頼やアンケート協力のお願いを仰ぐ社内文書の書き方や例文を紹介するので周知の際にご活用下さい。
社内文書における調査依頼とは？
社内文書において調査依頼を行うシチュエーションとは、どういった時なのか？社内に調査依頼を出す時は、まず業務改善の為の何らかの施策を打ちたい時によく出されます。
- 今、働いている環境にどういった不満を持っているのか
- また新しく導入した制度についてどう考えているのか
上記のような内容を調査依頼として社内アンケートを行うといったケースは少なくありません。
また、社内文書で調査依頼を行うケースで、福利厚生の意見を集めるといった目的でも作成される事があります。社内文書で調査依頼というと探偵のようなイメージを抱く方もいるかもしれませんが、あくまでアンケート社内におけるさまざまな部分の調査といった形と覚えておくとよいです。
社内文書における調査依頼の書き方
調査依頼に限らず、社内文書を作る上での基本的な部分をおさらいしておきます。社内文書の書き方の基本について解説します。
シンプルに
社内文書のような文書は、基本的にシンプルに作成されている事が求められます。社外文書のように回りくどい言い回しを使う必要はなく、あくまでシンプルにお願いしたい事を記載すればよい事になっているので覚えておいて下さい。アンケート調査の依頼文を作る際、それをしてもらえるような理由を長々と作る必要はありません。
例えば、社外文書における依頼文を作るケースの例文をひとつ紹介します。
〇〇株式会社この度、弊社の新規商品をより多くの人たちに周知して頂きたく、アンケート調査を実施する事になりました。弊社商品を普段よりお使いになっているお取引様から、新しい視点を頂戴したく、ネーミングンや用途、またCMを見た率直なご意見を頂戴したく…
社外にわざわざアンケート調査をお願いするなら、その相手がアンケート調査協力に納得出来る理由を記載しなければなりません。
とはいえ、一方で社内文書でアンケートの依頼調査を行うなら、あまりにも回りくどい言い回しは不要です。社内であれば、アンケート調査への参加も業務のひとつである事から、シンプルに「弊社新規商品についてのアンケートを実施します。下記に…」といった形で、とくにその理由について詳しく書く必要はないのです。
尊敬語は不要
社内文書を作る際、基本的には一般的なビジネス文書と一緒の書き方で問題ありません。
とはいえ、社内文書でも社員全員や対象者が多いなら、尊敬語や謙譲語を使う事は避けるのがマナーです。上司や他部署の人間にピンポイントでお願いするのであれば、多少の尊敬語や謙譲語を交えるべきですが、「社員各位」といった形で送信される文書であれば、丁寧語でシンプルに作成されているのが基本になります。
例えば、「アンケートの調査依頼をさせて頂きたいのですが、皆様のお時間を頂けますでしょうか」といった形の文書は違和感を与えます。上記でも解説しているように、社員アンケートの調査依頼は業務である事から、かしこまった言葉遣いはNGです。
前文や末文は省略する事
社内文書によっては、前文を作るケースもあります。とはいえ、今回の社内文書における調査依頼のケースでは、前文や末文を省略する事が一般的とされています。例えば、前文には時候の挨拶があり、それらは社外文書や社内文書といった形で作成される事がほとんどです。
〇〇株式会社 〇〇様 拝啓 〇〇の候、〇〇様におかれましては益々…
とはいえ、これを社内文書の調査依頼で作るのは違和感を与えます。
また、前文を作成していない事から末文を作る事もちぐはぐな印象を与える事になります。今までシンプルに作成してきたのに、「春はもうすぐ。皆様のご健康とご多幸をお祈り…」といった形で締めくくられていたら、誰もが間違った文書を作成していると認識してくれます。
このように、社内文書で調査依頼を作る際、これら社外文書のようなしきたりは省略しても構わない事を覚えておいて下さい。
【例文】社内文書の調査依頼
社内文書の調査依頼における例文を紹介します。こちらはあくまで一例になる事から、ご自身の会社での調査依頼や作業依頼の社内文書を書く際にはアレンジして利用してみて下さい。
文書番号 日付 〇〇部〇〇
社員各位 アンケートご協力のお願い
この度、社員食堂のメニューを充実させる為に、下記の通り社員向けのアンケートを実施する事になりました。つきましては、ネット回答用紙に必要事項を記入の上、○月○日までに〇〇部までに提出して下さい。
記
①調査期間 〇〇〇〇
②調査内容 社員食堂の新規メニューについて（別紙質問用紙参照）
③提出期限〇〇〇〇 以上
調査依頼の社内文書のポイント
上記のように、社内文書における調査依頼はシンプルに作成されている事が重要になります。その際、忘れてはならないのが以下の項目です。
- 提出期限
- 調査期間
これらを記載しないとアンケート調査が後回しにされてしまう事があり、正しい調査結果が得られなくなる可能性があります。このようなインフォメーションは、記書きで一目でわかるように作成されている事が求められます。
調査依頼や作業依頼の周知は分かりやすく！
社内文書における調査依頼や作業依頼は、基本的に型が定められています。その為、一度しっかりと作成すれば、その後は難しく考える必要がありません。
各種テンプレートを利用しながら、まずは社内文書における調査依頼を作成してみて下さい。社内への協力やお願いを仰ぐ周知を行う際にスムーズに作業が進んで効率化に繋がります。
