社会人になれば、日々メールでビジネス文書を作成しなければなりません。もちろん部署内でチャットのやり取りであれば、そこまでかしこまった文書を作る必要はありませんが、取引先や対外的にメールを出す場合は正しいビジネス文書として送るのがマナーとなります。ビジネス文書でアポイントを取らせていただく際のメールの書き方の注意点を解説します。件名にも気を付けて下さい。
ビジネス文書でアポイントを作る際の注意点は？
ビジネス文書でアポイントを作る前に、まずやってはいけない事を知っておく必要があります。ビジネス文書におけるアポイントメントは構成に沿った形であれば相手に伝わるものの、その内容の書き方によっては相手を不快にさせてしまう事があります。その為、まずはビジネス文書におけるアポイントの注意点を知っておく必要があります。
【注意点①】目的が不明
アポイントを取るという事は、差し出す側の人間に何らかをお願いするといった事になります。アポイントなので、打ち合わせなのか取材なのか、はたまた商談なのか、そういった事を行う為に出会う為のお願いになるのが一般的です。
しかし、アポイントを取る際にその目的がわからなければメールを受け取った相手は混乱しますし、結果的にもう一度訪ねなければならない事から二度手間になります。
仮に友人同士のやり取りで、自分は飲み会をしたいと考えていつもの居酒屋に誘いたいと考えていたとします。そこで友人には、17時によろしく…だけ伝えてしまっては、相手も理解出来ません。もしかしたらいつもの場所ではない可能性もありますし、電話なのかもしれません。
このように、何となくこの流れから察してほしいといったニュアンスのアポイントはビジネスでは通用しません。
【注意点②】相手の都合を無視
ビジネス文書で最も注意したいのが、相手のスケジュールを無視して勝手に日時や場所を決めてしまう事です。いきなりメールを出した上に、日時と場所を指定され、そこに必ず訪れてほしいといった旨のアポイントメールは社会人として常識がないと思われてしまいます。
何にせよ、アポイントは相手にその都合を訪ねる為に作成されているものです。出来るだけ相手が都合を合わせやすいような内容だったり、ある意味で断りやすい雰囲気も文書として作成されている事が前提となる事は忘れないようにしておきたいところです。
ビジネス文書でアポイントを作る書き方
ビジネス文書でアポイントを作る為の流れについて解説します。
- 件名と宛名
- 本文のコツ
【書き方①】件名と宛名
ビジネス文書にてアポイントを作る上で重要になってくるのは、件名と宛名です。件名は、アポイントを取りたいといった内容で作る事がまず重要です。おすすめとしては、相手の氏名を記載した後、アポを取りたいといった旨の件名です。「〇〇株式会社 〇〇様 打ち合わせのお願い」といったニュアンスです。
そして、次に宛名です。まず、件名と同様に宛名を書くのですが、ここで注意したいのがしっかりとアポイントを取りたい相手か、それを繋ぐ人の宛名です。ここで宛名を適当にしてしまうと、なぜ自分に送られてきたのかわかりませんし、相手に不信感を抱かれてしまいます。
ビジネス文書の書き出しは基本的には決まっている為、「株式会社〇〇様 いつも大変お世話になっております。〇〇商事の〇〇と申します」、しっかりと書き出しで相手の宛名と自分の氏名を名乗るようにしておいて下さい。
【書き方②】本文のコツ
ビジネス文書でアポイントを取る際、本文の書き方がとても重要になってきます。まず、上記でも解説したように一方的な内容だったり、なぜアポイントを取る必要があるのか不明なような内容ではいけません。ビジネス文書でのコツについて解説します。
アポイントを取る上での経緯を記載
まず、いきなりアポイントを取るのではなく、その経緯から記載して下さい。
例えば、新しい商品開発において差し出す側の企業の部品が必要になった…といったシチュエーションで解説します。その場合、まず新商品を開発する事になった、そこでさまざまな検証を進めていったところ、御社の製品である〇〇が必要になった。
その為、対応は可能なのか、さらに対応可能であればどの程度の価格で取引出来るのか打ち合わせをしたい。そういった旨をしっかりと記載していく必要があります。
相手に選択させる
ビジネス文書を作る上で重要な事は、こちら側が一方的にスケジュールを決めない事です。こちらはお願いする立場である以上、相手に敬意を払って物事を進めていくのは筋です。その為、ビジネス文書でアポイントを取る際に重要になるのは、相手に打ち合わせの日程をある程度選択させるという書き方です。
アポイントを取らせていただく際は書き方の注意点を押さえてビジネス文書を作成しよう！
ビジネス文書でアポイントを取らせていただく際に重要な事は、相手を思いやる事です。相手を思いやる事が出来なければ、一方的な内容になってしまいます。書き方の注意点を押さえて作るように心がけて下さい。
