書き方・例文

納品書の書き方をチェック!保管期間・テンプレート・金額なしで大丈夫なのかも解説!



納品書の書き方をチェック!保管期間・テンプレート・金額なしで大丈夫なのかも解説!

取引をする為に必要性が高い資料は沢山ありますが、その中の一つである納品書は取引で作成を行う資料の中でも基礎的な資料です。商品を納品した際に提出するのは納品書?請求書?どちらが正しいのか?たまにその意味を混同されてしまう資料が納品書と請求書と言えます。納品書は作成義務が無い為、会社によって作成しない所も存在しますが、納品書が無い場合に起こりえるリスクや重要と言われる理由があります。納品書について、必要性や使い方etcを詳しく説明します。

納品書について

納品書に関係する様々な基本情報をチェックしていきます。

納品書とは?

納品書とは、商品およびサービスをお客様へ納品する際に「確かに納品しました」という証明する為に発行して渡す資料です。

納品書には、以下のような基本情報を書き込むのがスタンダードです。

  • いつ
  • 何を
  • どのくらい
  • 誰(どこ)に渡したか

中には更に以下の情報も書き込む会社もあり、書き込むコンテンツは場所によって様々となっているようです。

  • どのような契約で
  • 支払期限はいつ

決まった書式が無い為、必要な情報を自由に書き込めます。

商品を受け取った側としては、納品書がある事で色々チェック出来て安心する要素にもなります。

  • 今回届いた商品に何がいくつ入ってるか
  • 注文通りの品かどうか

届いた商品が1つならさほど気になりませんが、ビジネスの上では送料etcコストの事も考慮し一度の注文で多くの商品が納品される事があります。

そこで届いた商品と納品書をすりあわせれば、以下のようなチェックが可能です。

  • 数量が違ってる
  • この商品が入ってない
  • 納品書に記載されているものと届いた商品がずれている

納品書には記載があったが、入ってなかったetc少し後になってから発覚するとトラブルの元になりかねません!

その為に、発送側も納品書を提出する事で「しっかりと納品しました」という証拠にもなりますし、受け取った側は納品書と届いた商品をすぐにチェックするのが大切です。

納品書の発行は義務ではない!

納品書の発行は義務ではありません。

発行しなければ違反という訳でもない為、必要無いと言われたら発行せずに商品を納品する事も可能です。

中には請求書・納品書を兼用している会社も存在します。

企業間取引において納品が月に1回の場は、請求書・納品書というタイトルが変わるだけで中身は同じ事から、納品書・請求書を複写で作ったり、標題を「納品書兼請求書」として使うシチュエーションもあります。

金額の書き込みも義務ではない!

納品書には金額の書き込みも義務付けられてはいません。

社名や日付はともかく、商品名と個数だけ書き込んでいるケースも大いにあります。

納品書に対する考え方は企業・取引によってそれぞれ

納品書を一切作成していない会社もあります。

納品書をどうするのかについては、取引先と取引前にしっかりと取り決めをしておく必要があります。

万が一取り決めを忘れてしまっていたとしても、取引の途中からでも伝える姿勢が大切です。

「自社は必要だが相手が納品書をいつも入れてこない」というように、企業間および取引要件で考え方は違ってくるものです。

安全でトラブルのない取引の為にも「今後は納品書も同封してください」と伝えれば、通常どの企業でも「分かりました」の一言で通常その後に納品書が提出されます。

納品書の必要性

書き方・例文、納品書、テンプレート

納品書を発行するにあたって、特にデメリットは無いです。

強いて言うなら発行する手間のみです。

では、どのようなメリットがあるのかチェックしていきます。

メリット①トラブルの回避

商品を取り扱う会社でよくあるトラブルが以下の通りです。

  • 約束していた数と違う
  • 違う商品が来た
  • 商品が届いていない

このようなトラブルがあった時、納品書が無いと確認すら取れません。

納品書があれば、まずは書き込まれている情報・届いた商品を照らし合わせてどちらが間違っているのかをチェック出来ます。

  • 商品
  • 種類数量

その上で、発送元に納品書には「5個となっているのに4個しか入ってませんよ」とすぐに伝えられます。

また、届いた商品と納品書はあってるが「頼んだのと違うものが届いた」となったら、今度はこちらの「発注のミス」なのか先方が間違って送ってきたのかを注文書と照らし合わせる事で以下が事務的かつ早急にチェック出来ます。

  • どこでミスが発生したのか
  • こちら側のミスなのか相手側なのか

メリット②双方が安心出来る

通常の場合、荷物が届いたら荷物の内容をチェックします。

その時に、万が一の時に納品書が無いと事実を確認する手間が発生します。

  • 荷物の内容が違う
  • 数量が合わない

その間に配達した方も待たせなくてはいけません。

そこで納品書があるだけで相違しているかをチェックする手間も省けて、チェックがスムーズに進みます。

取引をしている中でミスが発生してしまうシチュエーションはあります。

毎日多くの取引を進めていれば、ミスがいくつか生じてしまうのは仕方がない状況もあり得ます。

ただ、その中で納品書があれば相違してるポイントをすぐにチェック出来て、その場で相手に報告出来るのは取引を行う上で自社は当然ですが取引先も含めて安心出来るものです。

万が一ミスを犯してしまっても納品書を元に迅速なリカバリー対応が進められれば顧客満足度はかえってUPします!

ピンチをチャンスにしましょう!

メリット③在庫管理に役立つ

基本的に納品書には、以下の情報が記載してあります。

  • いつ
  • どこに
  • 何を
  • どのくらい

万が一、自社の在庫データを注文書ベースで付けていたり、在庫とデータが一致しなかったら、納品書を見てどこに抜けがあったのかをチェック出来る資料の一つとなって便利です。

納品書の管理方法

とても大切な役割を持つ資料だと分かった上で、管理・保管方法もチェックしていきます。

最低でも7年は保管!

納品書の保管期間は一般的には最低7年、出来れば永久に保管する事は出来なくても10年間保管出来れば安心とも言われますので出来れば10年間の保管をおすすめします。

最低7年というのは請求書の保管期限と同じです。

  • 納品書・・・商品が届けられた証拠
  • 請求書・・・届けられた商品の代価を支払う為の資料

最低でも請求書の保管期限の間は、納品書も保管しておけば安心です。

トラブル時の対応に使えるので保管は必須

納品書の発行義務は無い為、取引が終わると捨ててしまう企業もあるかもしれません。

しかし、後になって様々なケースで「納品書を保管して捨てなければよかった…」と後悔してしまうようなシチュエーションも多々あります。

  • 在庫データと在庫が合わない
  • 税務調査etc行政の調査が入った

自社では何の不正もしていないが、税務署は取引があった先の1つの企業を調べていてその裏付けも含めその会社と取引のある企業に調査に入るシチュエーションもあり得ます。

その際にその企業へ支払があったら、架空の取引ではないかを含めて請求書はもちろん当然「納品書も見せて下さい。」となりえます。

不正をしてる訳では無いので問題は無いです。

しかし、幅広い観点から企業を守る為にも請求書があるから納品書は捨ててしまうというような事はNGです。

保管方法

納品書の保管方法は請求書や他の資料の保管方法と同じようにファイルやバインダーに挟んで保管する事が基本的なのですが、1年ごとにまとめて、ファイルにて保管しておくと後に何かあった時でもチェックしやすくなります。

7年以上経ったもので不要だと判断したら、「機密資料」として処理して下さい。

納品書の書き方

書き方の注意点・ポイントも把握すると安心です。

作成後に最終チェックを忘れずに!

納品書に記載している商品名・数量に間違いがあると取引先へ混乱を招いてしまいます。

作成後には間違いが無いかを必ずチェックして渡すようにしなければいけません。

チェックする際には見積書etcを参考にチェックするようにして下さい。

控えを保管しておく!

自社でも保管出来るように控えを作成しておいて下さい。

控えは作成した際の以下の資料でも大丈夫なのです。

  • 複写
  • テンプレート
  • コピー

また昨今では納品自体を一般の運送会社に委託し納品をしております。

その為、該当しない企業も多いかと思いますが、自社または自身で納品されるシチュエーションにて、より正確に保管しておきたいなら、納品書を2枚または1枚に切り離しが出来るようにまとめて、取引先にサインを頂いた控えを持っているとより確実な資料となります。

受取人のサインを頂く

一般の配送会社に委託し納品しているシチュエーションでは仕様がありません。

しかし、自社で納品を行っているなら、以下のような書き方をおすすめします。

  • 納品時の会社用控えの方に、受取人のサイン欄を作成
  • 届けた際に商品・個数を確認してもらった上でその場でサインを貰う
  • サインを記入した人の控えを持ち帰る

こうすれば、より確実・安全に荷物を引き渡しているとチェック出来ます。

改めて述べますが、納品書の目的は以下の通りです。

  • 納品側にとって・・・納品した物品の内容を相手に知らせる為の資料
  • 受け取った側にとって・・・納品された物品の確認の為の資料

納品側としては納品書に直接サインを頂くほど確実な証拠はない為、自社での納品を行える場合はただ納品書をお渡しして終わりではなく必ずサインを頂いて下さい。

社印を押す

社印は必須ではありませんが、押しておくと信頼性が高くなるので押印しておくと良いです。

必要な事項

納品書を作成する場合、必要な情報が書かれていないと意味がありません。

作成者は必要最低限の項目を把握しておかなければいけません。

下記は国税庁のサイトを参考に説明しています。

国税庁の指示に基づき、以下の5点は明記します。

表題

表題は分かりやすく「納品書」とします。

納品書・請求書を兼用する場合は「納品書兼請求書」としておくと、把握しやすくなります。

1、資料作成者の氏名や名称

以下のような、発行者の基本情報の記載は大切です。

  • 会社名
  • 住所
  • 電話番号

それぞれ書き込んで下さい。

2、取引年月日

納品書の発効日や配送日でない場合etcは納品日を書き込んで下さい。

3、商品名や数量etc商品の詳細

納品する対象の以下の情報を書き込んで下さい。

  • 商品名
  • 数量

現地に行って重量を図ってからetc、現地や計量所で計量が必要なら、書き込める欄を作ってき込んで下さい。

4、取引金額

  • 単価
  • 消費税
  • 明細金額
  • 合計額

5、資料の交付を受ける事業者の氏名又は名称

  • 会社名
  • 住所
  • 電話番号

備考欄

備考欄には契約内容や振り込みについてetc、伝えておかなければいけない取り決めを書き込んで下さい。

納品書には書き方の規定は特にない為、上記「納品書に必要な事項」は国税庁サイトによる情報であり、実際には金額etcが入らない納品書も多く使用されています。

テンプレートサイトで簡単作成!

会社で用意されているテンプレートが無かったり、納品書のテンプレートを作るように頼まれたり、新しくテンプレートを作るシチュエーションにて、どのようなデザインにすればいいのか?どうやって作ればいいのか?考え込んで悩んで時間もロスするし手間取ってしまう状況に陥ってしまう可能性が大いにあります。

そのようなシチュエーションでは、無料で簡単にダウンロード出来るテンプレートサイトがある為、そういったサイトを利用してみる事をおすすめします。

テンプレートにはあらかじめ基本的な項目が入力されている為、ダウンロードしてすぐに利用出来るものもあります。

是非、利用してみて下さい。