プライベートだけではなく、会社を始めとするビジネスでも活躍出来る住所録は、簡単に自身で作成出来ます。一度住所録を作成やパソコン管理しておくと、暑中見舞いや喪中はがきや年賀状を作る際に楽です。住所録の作り方を解説します。
エクセルを用いた作り方についても述べています。エクセルやワ―ド無料テンプレートもあるので必要であればご利用下さい。
住所録とは？
住所録とは、プライベートでは友人や知人、会社では取引先etcの連絡先の詳細を記載しておく帳簿で、作り方は様々です。
住所録の目的
プライベートでの利用の場合、何か贈り物を贈る際に住所を管理しておく事で発送まで、スムーズに進める事が出来ます。会社での利用の場合も同様、資料やお中元etcを送る際に使用出来るほか、契約会社の管理も出来ます。
手書きでもOK？
住所録の作り方は特に決まっていないので、自由に作成可能です。よって手書きでもOKですが、長期的に保管を行う為、劣化してしまうと再作成しなければならなくなって手間がかかります。
また、手書きで名前や住所を記載していくのは管理対象が多ければ多い程手間や時間がかかります。作成や管理ともにPCで行う事をおすすめしています。
住所録の基本的な作り方におけるポイントや注意点
会社名や役職の記載
ビジネスシーンでの作成の場合は、それぞれの会社名や役職を記載しておきましょう。
一行でまとめる
一人に対して、一行でまとめると綺麗にまとめられるほか、見やすいので対象者を見つけやすくなります。また、エクセルでの作成の場合、一行でまとめる事でエクセルの機能を最大限に発揮出来ます。（検索機能や並べ替え機能etc…）
入力ミスが無いよう気を付ける
特に、会社名や役職や氏名のミスは失礼となりますので、ミスが無いよう入念にチェックしておく必要があります。
個人情報の取り扱いを徹底
本人の承諾を得る
登録を行う本人へ、使用目的を明示し、住所録の登録の承諾を得ましょう。
目的以外の使用は禁止
住所録の使用目的以外の使用は禁止です。第三者へ情報が漏れてしまう場合もありますので、気を付けましょう。
住所録の閲覧者を制限しておく。
あらかじめ、住所録の閲覧者を制限しておきましょう。以下のような対策をしておきましょう。
- 住所録にパスワードを付ける
- 閲覧を許している方のみにパスワードを教える
- ファイルをその人のみ共有
内容に記号は使用しない
内容に、記号をいれてしまうと、並べ替えをした際にうまく並べ替えが出来なくなります。
- 田中一郎
- タナカ イチロウ
- 〒111-1111
- ℡0000-00-0000
このように、記号や環境依存文字の使用は避けましょう。
更新は随時行う
住所変更や部署異動や連絡先の変更があったら、お知らせが来た都度に変更しておきましょう。後回しにしてしまうと忘れてしまいがちです。すぐに更新出来ないならメモしておいておくetc、更新しないといけない事実がすぐに分かるようにしておきましょう。
住所録の作り方（エクセル）
こちらでは、エクセルによる作り方を紹介します。
必要項目
必須項目を一つずつチェックしていきます。
会社名
それぞれ会社名を記載して下さい。自社社員の場合でも、エクセルの検索機能を使う場合は、記載しておく事をおすすめします。
氏名/カタカナ
氏名を記入して、隣にフリガナを付けておきましょう。この時漢字間違いや名前間違いのないように、気を付けましょう。
役職/部署名
役職と部署名を記載して下さい。役職名や部署名の間違いには気を付けましょう。
郵便番号/住所
郵便番号と住所は検索しやすいように、セルを分けての作成事をおすすめします。
電話番号
それぞれ電話番号を記載して下さい。会社で作る住所録の場合、電話番号欄を2つ設けておくと、会社電話番号と会社携帯番号を入力出来ます。
メールアドレス
メールアドレスを記載して下さい。
その他項目
その他必要な項目があれば、作成しておきましょう。
- 性別
- 生年月日
- FAX番号
- 連名
郵便番号による住所の簡単な入力方法
エクセルでの作成の場合、入力作業をいかに簡潔に出来るかで作成スピードは変わってきます。住所録の中で最も面倒くさいのが住所の入力です。実は、エクセルでの郵便番号の入力だけで、住所が出てくる画期的なやり方があるのです。
Zipcode7.xlaのダウンロード
Zipcode7.xlaというファイルをダウンロードすれば簡単にエクセルで郵便番号から住所を引用出来るのです。その手順を追って解説します。
Zipcode7.xlaのダウンロード
Zipcode7.xlaと検索をすれば、簡単に入手出来ます。お使いのエクセルのバージョンにより、ダウンロードしなければいけないファイルが違いますので、ダウンロードを行う際にバージョンのチェックをしておきましょう。
ダウンロードファイルを開く
ダウンロードファイルの中に「releases」というファイルがあるのでそれを開きましょう。その中に、「0」のファイルがあるので、さらに開きます。すると下記のファイルが表示されます。
「01900f62-c4f4-4e49～以下省略」バージョン2010年以降
「f74bba7d-a0d3-4f1f～以下省略」バージョン2007年用
使用しているバージョンに当てはまる方をコピーします。（Ctrl+C）
Microsoft officialファイルを開く
Microsoft officialのファイルを開いて、libraryの場所まで開きましょう。
【C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16\Library】
↑上記をコピーして貼り付けても可
ファイルの貼り付け
上記のlibraryファイルの中に、先ほどコピーしたファイルを貼り付けます。（Ctrl+V）「このフォルダーへコピーするには管理者の権限が必要です。」の表示が出るので、「続行」を選ぶと、貼り付け完了です。貼り付けたファイルの名前を「Zipcode7.xla」に変更しておきましょう。
実際に使う方法
実際にZipcode7.xlaを使う手順を解説します。
エクセルファイルを開く
Zipcode7.xlaをクリックすれば、エクセルが立ち上がります。立ち上がったエクセルの「ファイル」→「オプション」→「アドイン」→「Microsoft power map for Excel」を選択すれば、一番下に「管理（A）：Excelアドイン」が表示されているので、その横の【設定】をクリックすれば、有効なアドインが一覧で出てくるので【郵便番号変更ウィザード】を選択し、「OK」をクリックします。
OKを押したとは、一旦エクセルを終了して下さい。
実際に入力していく
Zipcode7.xlaを開き、セルに郵便番号を打っていきます。変換したい郵便番号をセルごと選択し、右上にある「アドイン」を選択します。すると左下に「ウィザード」というボタンが出てくるので、選択しさらに「郵便番号変換」と出てくるので、それを選択して下さい。
次に、郵便番号ウィザードステップの選択画面が出てきますので、「郵便番号から住所を生成する」→「次へ」→「住所を出力するセル範囲」をクリックし、変換した住所をどこに載せるか、載せる範囲を選択して下さい。
→「次へ」→変換中エラーや警告メッセージの出力方法の選択→「当てはまるモノにチェック」→「完了」
これで、住所が表示されます。この方法は、Zipcode7.xlaでしか入力出来ませんので、Zipcode7.xlaでテンプレートを作るか、作成したテンプレートにコピーして使用します。
その他の方法
その他の方法で、郵便番号を打って変換をすれば住所が表示される方法があります。この方法が一番簡単ですが、一部表示されない住所もあります。
テンプレートダウンロードサイトで簡単！
住所録は無料でダウンロードが出来るテンプレートサイトで簡単に使えます。必要項目や不必要な項目はご自身のパソコンを用いて簡単に変更をかける事が可能です。会社や個人にて住所録をサクサク作りたい！年賀状を簡単に作りたい！という人は、テンプレートの導入を検討してみて下さい。
当サイトでも無料の住所録のテンプレートを準備しましたので、ダウンロード利用してみて下さい。
