仕事を進めるにあたり、スケジュールを立てる事は必要不可欠です。仕事が出来る人はこのスケジュールを立てるのが上手な人ばかりです。そのスケジュールを立てて、見える化したものが週間ToDoリストと言い、仕事をよりスムーズに進行出来ます。
毎日タスク管理をすればモチベーションを高く維持し続けられるというメリットもあるのです。週間ToDoリストの書き方や作り方のコツを紹介します。おすすめのエクセル無料テンプレートもあるので最後までご覧下さい。
週間ToDoリストとは
週間ToDoリストとは、毎日のやらなければならない業務をリストにしてそれに沿って業務を進めて行く、いわば【やることリスト】を指します。週間ToDoリストは作り方や書き方によって、作る意味のあるものや無いものに大きく分かれます。
週間ToDoリストの必要性
週間ToDoリストには、以下の役割があります。
- しないといけない仕事の抜けや漏れを防止
- 仕事の進行具合をチェック
ですが、週間ToDoリストの必要性には賛否両論あります。作り方や書き方によっては、全く意味のないモノになってしまうからです。作り方や書き方によっては業務を進めて行くモチベーションが下がってしまうケースもあり、【週間ToDoリストを作る必要性がない】と認識されてしまいがちです。
そもそも、週間ToDoリストの作成目的を正確に知っておかなければ意味のある有意義な週間ToDoリストを作成出来ません。週間ToDoリストの作り方や書き方における大切なコツは以下の通りです。
- 業務内容を再チェック
- 業務を達成するにはどのような業務方法で進めて行くのが一番いいのかを洗い出す
- しないといけない業務の優先順位をつける
- スムーズに業務を進める
週間ToDoリストの本来の目的を理解してから作成する事で、週間ToDoリストの有用性を最大限に発揮出来ます。
人間は先が見えないと不安になる生き物
先が見えない仕事を抱えたとき、人間はモチベーションを失って「本当に達成出来るのか？」と不安になってしまいます。「何をどのくらいやればいいのか？」という不安を見える化し、業務を進めていく事によって業務効率もUPします。
週間ToDoリストの管理方法
週間ToDoリストの管理方法はいくつかありますが、特に多く利用されているのが以下の3点です。
- スケジュール手帳
- エクセル
- Google ToDoリスト
それぞれご自身で使いやすい方法での管理をおすすめします。
週間ToDoリストの書き方や作り方における注意点
週間ToDoリストの書き方や作り方における注意点を見て行きます。
タスクを詰め込みすぎない
週間ToDoリストの書き方や作り方において、よくある問題が【タスクをすべてクリアした事がない】という点です。その原因の一つとなっているのが、タスクの詰め込み過ぎです。1日に出来る業務は限られています。その限られている時間でクリア出来るタスクを考えなければいけません。
高すぎる目標は設定しない
自分のレベルに合わない仕事を詰め込んでもいつまで経っても達成出来ません。
1週間に1回はリストを振り返る
作成した週間ToDoリストは1週間に1回振り返ります。仕事の量は適切だったのか？達成出来なかったToDoの原因を考えて、次の週間ToDoリスト作成時に役立てましょう。
週間ToDoリストの書き方や作り方におけるコツ
週間ToDoリストの書き方や作り方におけるコツを見て行きます。
仕事の洗い出し
1日の仕事に対して、ひとつひとつ深堀をしていきます。深堀すれば、自分がやるべき業務が明確になり、やるべき事が絞られます。
優先順位を作る
タスクの洗い出しが出来たら、次は優先順位を付けましょう。週間ToDoリストはやらなければいけないタスクをただ並べている人が多いです。どのタスクから手を付ければいいのか分からなくなり、重要性が高くて達成が難しいタスクが後回しになってしまいがちです。それは良くない事です。
そこで、優先順位をつけて並べる事によって、やるべき仕事は何なのか？が明確になってきます。
行動の予定を明確に
一つのタスクに対して、事前に細かく行動を決めておく事で、スケジュール通りに進める事が出来ます。タスク達成の確率をどんどん上げていきましょう。
1日の仕事量を考慮し、一つのToDoを何分や何時間で完了しないといけないのかも洗い出しておきましょう。例えば、メールチェックetcの簡単なタスクに関しては短めの時間で、資料作成のような難しいタスクに関しては、長めに時間を取っておきましょう。
いつや誰がや何をやどのように、を意識
仕事を進めるにあたり大切な「5W1H」を意識して作成をして下さい。「○○を行う」だけのToDoだと、具体的な内容が見えなくどのくらいの時間がかかるのかも全く分からず、すべき事も分からず後回しになってしまいがちです。
「○○を○時から〇時までに、どうやって進めて行く」のように、○○するにはどうすればいいのかを明確にしておく事で、仕事を進めやすくなります。
週間ToDoリストの項目
週間ToDoリストの作り方や書き方をマスターするにあたり、知っておくべき項目をチェックしていきます。
基本的な項目
- タスク
- 着手日
- 期限
- 達成チェック欄
1日のタスク
それぞれ、タスクを記入して下さい。ここで思いつく順にタスクを記入してしまうと「いつまでたっても達成出来ないToDo」になってしまいます。優先順位順に記載をするか、「優先度」の欄を作成し、それぞれの優先度を記入して下さい。
着手日
タスクを着手する日にちを記載して下さい。
期限
期限を設けずにタスクを作成しても、一つのタスクがダラダラと続いてしまい結果達成出来ないタスクがどんどん増えてしまうばかりです。タスク一つ一つに期限を設けましょう。
達成チェック欄
達成の有無をチェック出来るように、達成出来たタスクに関してはチェックをしていきましょう。チェックをして、タスクを消していく事で達成感を得られ、仕事への向上心も上がります。
あると良い項目
完成度
一日で達成が不可能なタスクがある場合は、1日ごとにタスクを分けて記入するか、完成度欄を設け、今何％まで進んでいるのかをチェック出来るように作成しておく事をおすすめします。
達成日
いつ達成したのかを記入する事で、着手から達成までの日にちが明確になり、次週のToDoリストを作成する際のお手本となります。
テンプレート無料ダウンロードサイトの利用をおすすめ！
週間ToDoは無料でダウンロードが出来るテンプレートサイトで簡単に入手出来ます。自分の使いやすいテンプレートを選び、仕事の生産性をアップさせましょう。かわいいデザインやおしゃれなデザインも沢山あるので検索して選んでみて下さい。
当サイトでも無料のToDoリストのテンプレートがダウンロード可能です。是非ご利用下さい。
