ビジネスシチュエーションでは、打ち合わせを開催する為の日程調整を進めるシチュエーションは日常茶飯事です。そして、その打ち合わせを開催する為の日程調整の多くはメールでされています。メールは先方の顔が見えないので、先方に配慮しながら送信しなければいけません。その為、メールの内容には用心して作成する必要があります。
打ち合わせセッティングの為のメールに関わる、打ち合わせセッティングの為のメールには何を書けばGOODのか？大切な先方に不快な思いをさせたくないと悩んでいる方もいらっしゃいます。打ち合わせセッティングの為のメールの書き方に関わる例文や用心すべき点を紹介します。社内社外何れでも単純明快な件名が親切です。
打ち合わせセッティングの為のメールとは？
打ち合わせセッティングの為のメールとは、打ち合わせを開催する為の日程調整をメールでやり取りする事を言います。ビジネスシチュエーションでは、打ち合わせを開催する為の日程調整をメールでやり取りするのは基本的な事なので、打ち合わせセッティングの為のメールの書き方に関わるは社内なのか社外なのかに囚われず覚えておく必要があります。
打ち合わせセッティングの為のメールの用心すべき点
打ち合わせセッティングの為のメールを作成する前に用心すべき点をチェックしておいて下さい。
候補日は幾つか用意しておく
先方が日程を選びやすいように、日程の候補は3～5つ程度挙げる事が要点です。また、自分のスケジュールに余裕があるシチュエーションでは先方から日程候補を貰う事を推奨します。その際に、打ち合わせにかかる時間や場所etcを伝えておくようにして下さい。このように社内なのか社外なのかに囚われず先方に配慮する事で、メールの往復を少なくする事が出来ます。
打ち合わせを開催する為の了承を得てから日程調整
基本的には打ち合わせを開催する為の了承を得てから日程調整を行うようにして下さい。いきなり「◆◆の打ち合わせがあるので日程調整をして下さい」というようにしてしまうと「参加するとも言ってないのに」と不信感を与えてしまうおそれもあります。
とくに初めてメールのやり取りを行う人に対して、急に日程調整を進めるメールを送ってしまうと無礼に当たります。まずは、社内なのか社外なのかに囚われず打ち合わせを開催する為の了承を得てから日程調整を進めるようにして下さいね。
打ち合わせセッティングの為のメールの要点
打ち合わせセッティングの為のメールの要点は社内なのか社外なのかに囚われず以下のとおりです。
件名を入れて送る
ビジネスメールの基本である「件名」は、打ち合わせセッティングの為のメールでは「お打ち合わせを開催する為のお願い」「お打ち合わせ日程のお伺い」「◆◆に関わるお打ち合わせ日時のご相談」etcとして、打ち合わせに関わるの問い合わせだという事が分かるように表記して下さい。
情報は単純明快に記述
日程調整を進めるメールは、日付や時刻、場所etcを箇条書きにして単純明快に記述する事が社内なのか社外なのかに囚われず基本となります。すべて文章で記述してしまうと読みにくく、情報に誤解を与えてしまうおそれもありますので必ず箇条書きにして書くようにして下さい。また、希望の日があるシチュエーションでは記述して、幾つかあるシチュエーションではそれも箇条書きにして記述して下さい。
締めの言葉には先方を気遣う一言を入れる
社内なのか社外なのかに囚われず先方に良い印象を与える為には、締めの言葉が重要です。日程調整のシチュエーションでの締めの言葉は先方を気遣う一言を入れておいて下さい。
- 「上記日程が難しい場合、お気兼ねなくお申し付け下さい」
- 「何れの日程もご都合が悪い場合でも遠慮なくお知らせ下さい」
そして最後に「よろしくお願い申し上げます」「よろしくお願い致します」etcのように締めるとGOODです。
打ち合わせセッティングの為のメールの例文
打ち合わせセッティングの為のメールの例文を以下にて幾つかご紹介致します。
件名：◆◆のお打ち合わせ日程のご相談
◆◆株式会社
◆◆部 ◆◆様
いつも大変お世話になっております。
株式会社◆◆の◆◆です。
架電の件、◆◆の打ち合わせに関わるの日程調整をさせて頂きたく存じます。
つきましては、◆◆様のご都合の宜しい日時を幾つかご提案頂けないでしょうか。
ご多忙中のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い致します。
件名：◆◆のお打ち合わせ日程のご相談
◆◆株式会社
◆◆部 ◆◆様
いつも大変お世話になっております。
株式会社◆◆の◆◆です。
昨日お話致しました、◆◆の打ち合わせに関わるの日程調整をさせて頂きたく存じます。
つきましては、下記日程でご都合の宜しい日時をご連絡頂けますでしょうか。
- ◯月◯日（◯）99：99～99：99
- ◯月◯日（◯）99：99～99：99
- ◯月◯日（◯）99：99～99：99
- ◯月◯日（◯）99：99～99：99
打ち合わせは1時間ほどを予定としております。
何れの日程もご都合が悪い場合でも、遠慮なくお知らせ下さい。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。
件名：日程のご相談
株式会社◆◆
◆◆部 ◆◆様
平素は格別のご厚情を賜り厚く御礼申し上げます。
◆◆株式会社◆◆の◆◆と申します。
先日は◆◆の商品に関わるのお問い合わせを頂きまして誠にありがとうございます。
早速ですが、◆◆に関わる詳しくご説明する機会を頂きたくご連絡致しました。
可能でしたら貴社へお伺いして、30分ほどお時間を頂戴出来ればと存じます。
下記日程にてご都合の宜しい日時をご連絡頂けますでしょうか。
- ◯月◯日（◯）99：99～99：99
- ◯月◯日（◯）99：99～99：99
- ◯月◯日（◯）99：99～99：99
- ◯月◯日（◯）99：99～99：99
上記日程以外でも調整可能ですので、ご都合が合わなければお気兼ねなくお申し付け下さい。
お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
打ち合わせを開催する為のビジネスメールは単純明快な件名で日程や時刻をはっきりと！社内も社外も同様！
打ち合わせを開催する為のメールは、ビジネスシチュエーションではよく使われるメールの一つです。社内なのか社外なのかに囚われずビジネスマナーをしっかりと守り、先方に不快な思いをさせてしまわないようなメールの文章を作る事が要点です。
特に日程の選択は少なくても3つ以上用意するようにしておいて、記述した日程以外でも可能だという事を伝えて先方に気を使わせてしまわないように心がけて下さい。日程調整がスムーズに行くと、仕事もスムーズに進める事が出来るので用心すべき点や要点を確認しながら打ち合わせを開催する為のメールを作って下さい。
