書き方・例文

入学辞退の連絡方法・理由の伝え方を文例を交えて解説!小学校・大学で使える



入学辞退の連絡方法・理由の伝え方を文例を交えて解説!小学校・大学で使える

滑り止めで受けた学校に受かり本命の学校にも受かったら、ほとんどのシチュエーションで滑り止めで受けた学校を辞退します。他にも「就職先が決まった」「家庭の事情で入学が困難となった」「病気や怪我で入学が困難になった」etc、入学辞退の理由は様々です。辞退を決めた後は、すみやかに学校に連絡を入れて手続きを進めなければいけませんが学校側にどう連絡を入れればいいのか分からない・伝え方が分からないという人も少なくありません。小学校から大学院まで使える、入学辞退における手紙・メールの文例をご紹介します。

入学合格後の辞退は可能?

一般入試の入学合格であれば、しかるべき手続きを取れば辞退が可能とされています。

しかし、推薦合格なら特別な理由が無い限り、一般的には辞退は認められていません。

特別な理由とは主に、以下の通りです。

  • 家庭の事情
  • 病気・怪我
  • 進学がどうしても困難になってしまった

このケースでは早急に辞退の理由を伝え、辞退手続きを行う必要があります。

一般入試でも入学金をすでに支払ってしまっているなら「契約成立」となっている状態です。

入学金支払後でも辞退出来るケースもありますが、支払済みの入学金は戻ってこないと考えておくほうが良いです。

辞退と遠慮の違い

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  • 辞退…進められた事を遠慮して断る・自分の地位や権利を遠慮して放棄
  • 遠慮…相手に対して行動・言葉を慎んだり控える・辞退・先の事(遠い将来)をあれこれと考える

つまり、遠慮は「遠回しに断る」、辞退は「遠慮しながらはっきりと断る」という違いがあります。

入学辞退の連絡のタイミング

大学院の辞退を決めたら、早急に連絡して下さい。

早急に連絡する目的には以下の背景があります。

  • 辞退者が出る事で繰上合格者が出るかもしれない可能性
  • 今後何かで関わるかもしれない教授との良好な関係を保っておく

そして、大学院辞退の連絡のタイミングは以下のケースであり、すぐにでも連絡を入れて下さい。

  • 第一志望の大学院の合格が決まった
  • 就職先が決まった

辞退を迷っている方は出来るだけ早く決断をして、決断出来た時点で即座に連絡を淹れるようにして下さい。

入学辞退の手紙・メールの書き方

入学辞退の為に手紙やメールで連絡を入れるケースでの書き方のポイントを紹介します。

件名は必ず入れる

メールで入学辞退の連絡を入れるなら、必ず件名に「入学辞退のメール」という事情がすぐに一目で分かるように、見やすく分かりやすい件名を入れるべきです。

毎日多くのメールに目を通す担当者(先生や教授)は件名を見てメール開封の順番を決めています。

いち早く報告をしなければいけない入学辞退の連絡です。

出来るだけ早く目に留まるように、ひと目見ただけで用件が伝わるように件名を入れる心がけがマナーです。

このマナーはビジネスシーンでも同じ事が言えますので、覚えておいて下さい。

礼儀正しい文章に

メールでも手紙でも言えるのが、礼儀正しい文章で書く心がけです。

「辞退するし、今後関わる事も無いだろう。適当に連絡を済ませておこう。」なんて考えはNGです!

もちろん今後一切関わりがない事もあります。

しかし、思っているよりも意外と世界は狭いです。

今後、学校行事や仕事での取引といった何らかのご縁で出会う可能性もあります。

その時に後悔してしまわない為にも、出来るだけ良い印象が残せるように礼儀正しい文章を意識したメールや手紙の作成はとても重要です。

辞退理由の書き方

多くの人が入学辞退で最も悩む事が、辞退の理由の書き方かと思います。

入学辞退の理由は、濁したりせずに正直に書く事が好ましいとされています。

ですが、家族や健康について、経済的な面といったやむを得ない理由で辞退するなら、プライバシーに関わってきますす。

このケースでは以下のような書き方で大丈夫です。

  • 一身上の都合で
  • 止むお得ない事情があり

ただし、他校に行く・就職先が決まったetcの理由なら、そのままの事実を書き込んで下さい。

「〇〇学校のほうが良いと思ったので」のように、悪口になるような事や否定的な事を伝えるのはNGです。

大学院辞退の手紙・メールの文例

まずは、大学院退学の手紙・メールの文例について紹介します。

メールなら件名を入れるようにして下さい。

文例

件名:大学院進学辞退のご連絡
●● ●●(氏名)〇〇科(自分の大学や所属)

〇〇大学〇〇 ●●先生

お世話になっております。

◯年度、〇〇大学〇〇の〇〇の大学院入試を受けた、〇〇大学の●●(氏名)と申します。

この度、喜学から合格の通知を頂いたのですが、〇〇大学を併願しており大変悩んだ末、そちらの大学院へ入学を決意しました。

訪問の際にわかりやすく説明して頂いたり、ご親切に対応して頂いたのにも関わらず、このような連絡となってしまい大変申し訳ございません。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

●● ●●(氏名)
〇〇大学〇〇科

時候の挨拶の有無については、どちらでも構いません。

文章が長くなりそうだと判断したら無くてもOKです。

大学によっては、入学辞退のケースではどこの科に連絡を入れて下さいという指示がある事もあります。

教授と入試課に連絡が必要とされていれば、双方に連絡を入れるようにして下さい。

また、入学先の学院名は無記入でも構いません。

面接辞退の手紙・メールの文例

面接辞退の手紙・メールの文例を紹介します。

文例

件名:面接辞退のご連絡
●● ●●(氏名)

株式会社〇〇
〇〇部 ●●様

◯月◯日に面接を受けさせて頂いた●● ●●(氏名)です。

その節は、親切にご対応頂き誠にありがとうございました。

選考通過のご連絡を頂いておりましたが、一身上の都合により辞退させて頂きたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を頂いたにもかかわらず、このような結果となり誠に申し訳ありません。

本来直接お詫びすべきところではございますが、メール(手紙)でのご連絡となりました事、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

~署名~

●● ●●(氏名)
(住所)
(電話)
(メール)

他社から内定を得たら、理由の記入には「他社からの内定を頂き、大変悩みましたがよく考えた結果そちらの企業への入社意思を固め、辞退を決めました。」etcとして下さい。

小学校辞退の手紙・メールの文例

小学校辞退の手紙・メールの文例は以下のとおりです。

文例

件名:小学校入学辞退のご連絡 ●● ●●(氏名)

◯年◯月度 入学通知を頂いた●● ●●(氏名)と申します。

このたびは、娘●●が貴校より合格通知を頂きました事、大変光栄に存じております。

しかし、他校からも合格通知を頂き、たいへん悩んだ末そちらへ入学の意思を固めました。

〇〇の際は親切にして頂いたにもかかわらず、このような結果となり誠に申し訳ございません。

以上の理由により、大変残念ではございますが、入学を辞退させて頂きます。

末筆ながら、貴校のますますのご発展をお祈り申し上げます。

●● ●●(氏名)

経済的な問題や家庭の問題etc、理由を言いにくいなら「私どもの一身上の都合により」とすれば良いです。

入学辞退の連絡は速やかに!

入学辞退のメールや手紙を送る際のポイントをまとめると以下の通りです。

  • 件名は分かりやすく、必ず記入
  • 理由をどうしても書きたくないなら「一身上の都合」としてもOK
  • メールや手紙の内容は丁寧な言葉使いを心がける

メールの内容には、面接時や見学時のお礼の言葉も忘れずに入れるようにして下さい。