ビジネスでの留守電メッセージの例文や注意点を紹介！相手の会社が休業中や休みや不在の際に伝言を残す、折り返しを求めるには？

ビジネスでの留守電メッセージの例文や注意点を紹介します。相手の会社が休業中や休みや不在の際に伝言を残す、折り返しを求めるにはどう対処すればスマートか考えた事はありますか。

日常的にも使う事がある「留守電」ですが、ビジネスシーンで使うならマナーを守って使う事が必要になります。実際にメッセージを残そうとしても「どう伝えたらいいのかわからない」と悩む方もいらっしゃるかと思います。

留守電とは？

留守電とは「留守番電話」を省略した言い方で、不在時に着信した電話についてメッセージを録音する事が出来る、電話の機能の事を言います。固定電話ではもちろん、携帯電話でもこの機能を使う事が出来ます。ビジネスシーンでは、留守電を残す事が多くなるので、正しい留守電の残し方についてしっかりと理解しておきましょうね。

【ビジネス】留守電にメッセージを残すパターンと例文

1. 折り返してほしい
2. 後でかけ直す
3. 後でメール連絡

電話をかけて不在だったら、基本的には上記の３パターンの対応があるかと思います。それぞれ、どの対応をしてほしいか、どの対応をするのかによってメッセージに残す内容が変わってきます。

折り返してほしいケース

電話を折り返してほしいなら、折り返してほしいという事を留守電に残さなければいけません。

こちらの例文で紹介した例文の中に「ご都合がよろしい時に」とありますが、これは特に急ぎではない時に使える言葉です。もし緊急であれば「緊急の要件ですので折り返しご連絡をお願い致します」と言うように伝えましょう。もしくは再度こちらから電話をかけるようにするといいですよ。

また、普段やり取りが少ないケースや、初めてやり取りをする相手に対しては「●●様のお電話でよろしいでしょうか？」という言葉を入れておきましょう。そうすると、相手は自分の事を知っている人だと認識してくれて、折り返してくれる可能性が高くなるそうです。

かけ直すケースの例文

相手に折り返しの負担をかけたくない時や、こちらのタイミングで再度電話をかけたいなら、再度こちらからかけ直すという旨を伝えなければいけません。

上記の例文のように、改めて電話をする事と、かけ直しの電話がいつ頃になるのかを入れておくようにしましょう。すると、掛け直しの電話でタイミングを合わせてくれる可能性もあります。

後でメールで連絡をするケース

相手が電話に出れないなら、メールに切り替えて連絡をするケースもあるかと思います。そのケースでは、要件をメールで送信すると言う事を伝えなければいけません。

上記の例文のように、あとでメールを送る旨と、折り返しの電話は不要だと言う事を伝えるようにして下さい。後で送るメールの件名を伝えておくとより親切です。

オリジナルの留守電メッセージを作りたいなら

留守電はオリジナルで吹き込む事が出来ます。オリジナルで作るシチュエーションでの注意点とメッセージの例文をご紹介致します。

オリジナル留守電メッセージの注意点

• 静かな場所で録音
• いつもより明るい声で発声

雑音は思った以上に相手によく聞こえてしまいます。雑音は相手を不快にさせてしまう恐れもあるので、なるべく静かな場所で録音するように心がけて下さい。また、声に感情をつける事はなかなか難しいですが、いつもよりも３〜４割増した明るい声で発声が出来るよう心がけて話すようにしましょう。

オリジナル留守電メッセージの例文

オリジナル留守電メッセージの例文は以下の通りです。

ビジネスでの留守電メッセージを相手の会社が休業中や休みや不在の際に伝言を残す、折り返しを求めるを適宜行おう！

ビジネスシーンの留守電メッセージには、相手の会社が休業中や休みや不在の際に要件を簡潔にして伝えて、その後こちらからかけ直すのか、折り返してほしいのか、メールなど対応方法を変更するのかを伝える必要があります。

また、自分の名前や会社名を名乗る事も忘れないようにして下さい。留守電はメッセージとして音声が残る為、相手に失礼のないよう注意してメッセージを残すように心がけて下さいね。