取引先との付き合いで必要な「郵送」マナーのチェック項目をまとめたので、郵送物を取引先に送る機会に見舞われている方はチェックすると安心できます。特に封筒の書き方は特に重要です。デジタル化が進み電子メールの活用が増えているとはいえ、郵送における需要はまだまだあります。
ビジネスシーンでは、取引先宛に郵送でドキュメントなどを送るシーンがあります。普段電子メールだけのやり取りをしていると、いざ取引先に郵送でドキュメントを送るとなると戸惑ってしまう方が少なくありません。
ドキュメントを送る際には、郵送方法や宛名の書き方や敬称の使い分けなど気をつけるべきマナーが多くあり、基本的なルールを事前にチェックしておくべきです。
郵送時に気をつけるべきポイント
取引先にドキュメントなどを送る際には、封筒に入れて送るのが基本となります。郵送物は、ポスト投函または郵便局における窓口を活用して送る事が出来ます。取引先への郵送物は郵便局における窓口を使うのが望ましいです。特に重要なドキュメントを送る際には、必ず窓口を活用して下さい。
重要なドキュメントとは以下のようなものです。
- 契約書
- 納品書
- 見積書
上記のようなドキュメントは、郵送トラブルが起きてしまうと取引先に多大な迷惑を掛けてしまうので注意が欠かせません。郵送トラブルの多くは郵送物の回収時や仕分け時に起こる為、窓口を使う事でトラブルを防止出来、重要ドキュメントを確実に郵送してもらいやすくなります。
郵送における種類
取引先に郵送でドキュメントを送る際には、ドキュメントの種類などに応じて郵送方法が異なります。郵送方法を間違えてしまうと信用を失う可能性があるので注意が欠かせません。 郵送における種類は以下の3つです。
- 普通郵便
- 書留郵便
- レターパック
【郵送における方法①】普通郵便
普通郵便は名前の通りですが、書留や速達などのオプションが付いていない郵送方法の事です。ドキュメントを封筒に入れ、宛先を記入して切手を貼り、ポスト投函または郵便局における窓口を使う事で取引先へ送付出来ます。普通郵便の特徴としては、郵送にかかるコストを安く抑えられる点が挙げられます。郵送料金は全国一律となっています。
郵送料金は、郵送物の重量や郵送規格によって決まります。例えば、定形郵送物で総重量が25g以下のパターンの郵送料金は84円です。総重量が大きくなるにつれて料金は高くなります。また、規格外の郵送物は郵送料金が高くなります。また、普通郵便は土・日・祝日の配達を休止しています。その為、土曜日に送付した郵送物は火曜日に届けられます。
【郵送における方法②】書留郵便
書留郵便は、郵送物の引受から届け先への配達完了までのチェック・追跡サービスがある郵便方法です。また、郵送時の破損および紛失などのトラブルが起きた際の補償が付いています。書留郵便は、基本料金に書留料金を追加で支払う事で活用出来ます。普通郵便とは異なり、土・日・祝日でも郵送出来るのも特徴となっています。
契約書や見積書などの重要ドキュメントを送るなら郵送物の追跡やトラブル時の補償が付いている書留郵便を使う事が望ましいです。書留郵便には、「簡易書留」と「一般書留」の2種類の方法があります。それぞれの方法は、料金やトラブル時の補償料金などの違いがあります。
また、書留郵便の中には「現金書留」という方法があります。現金書留は現金を送るケースのみに使う方法となります。簡易書留は、一般書留に比べて安い料金で郵送出来ますが、トラブル時の補償額や追跡サービスに制限が設けられています。
料金は基本料金に320円（税込）を追加した料金となり、トラブル時の補償額は原則5万円までの実損害で、補償額の増額はありません。一般書留は、基本料金に435円（税込）を追加した料金で活用出来ます。
【郵送における方法③】レターパック
レターパックは、郵便局が用意している専用の封筒を活用して送る方法です。A4サイズ・4kgまでの郵送物を送付出来ます。レターパックの料金は全国一律となっており、520円または370円となっています。専用の封筒は郵便窓口またはコンビニで購入出来365日配達してくれます。
また、郵送時のトラブルの補償はありませんが追跡サービスを使う事で配達状況をチェック出来るという特徴があります。レターパックの種類は、「レターパックプラス」と「レターパックライト」の2種類があり、料金や配達方法が異なります。
封筒の書き方のマナー
ドキュメントを入れる封筒には、宛先や宛名などを記載します。宛先などは一番初めに目に入る部分であり、第一印象を左右し得る重要な部分です。誤字脱字や読みやすい文字で書くのはもちろんですが、マナーやルールを守って書く事で相手に良い印象を与えられます。
- 基本は縦書き
- 敬称の使い分け
【封筒の書き方マナー①】基本は縦書き
ビジネスシーンでドキュメントなどを送るなら、封筒の宛名などは縦書きが基本です。弔辞などのケースを除き二重封筒を使用し、封はセロハンテープやホッチキスではなくのり付けするのがマナーです。
表面の書き方
封筒の表面は郵送物の顔とも言えます。配達員にも受取手にも分かりやすい書き方をマスターしておくと安心です。
切手
切手を貼る位置は封筒の左上となります。
郵便番号
郵便番号記載欄があるなら枠内に収まるように書きます。無いなら封筒の右上に記載。
住所
郵便番号枠の右端から1文字下げた位置から書き始めます。都道府県から書き始めて番地などは漢数字で書きます。ビル名やフロアなどは省略せずに記載。
会社名・部署名
住所の左隣の1文字下げた位置に記載。
宛名
封筒の中央に送付相手の名前を大きく記載します。名前の上には小さく肩書きを書くのが一般的です。1行に収まらないなら宛名の右側に小さく記載。
裏面の書き方
裏面には差出人の情報を記載します。基本的な書き方は表面と同様で、封筒の左下に書くという点が異なる点です。また、封をした後には、のり付けをした部分に「封」または「〆」と書きます。
【封筒の書き方マナー②】敬称の使い分け
ビジネスシーンだけに限らず、送る際には相手の名前に敬称をつけるのがマナーです。間違った敬称の付け方をしてしまうと相手に失礼になってしまう為注意が欠かせません。基本的な敬称の付け方は以下の通りです。個人宛であれば「様」が基本。
取引先との付き合いで必要な「郵送」マナーを身に付けて郵送物を確実に届けてもらおう！
ビジネスシーンでは、重要ドキュメントを郵送で送る場面が多くあります。郵送時の基本的な書き方のマナーは社会人として必ず知っておくべき事です。マナーを守っていないと個人としてだけでなく、所属している組織の信用も失う可能性があるので注意が欠かせません。
誰が見てもすぐに理解できる封筒の書き方を心がければ郵送担当の配達員が誤解してしまうリスクも軽減出来ます。受け取った相手も見落とすリスクは格段に減ります。郵送時のマナーを身につけて、取引先と良好な関係を築いて下さい。特に宛名は間違いのないように要注意です。
