営業をしている人にとって毎日欠かせない業務が営業日報の作成です。営業日報は、別名【営業報告書】とも言われており、その日一日の営業成績や内容を記録します。営業日報はうまく活用すれば、今後の活動や売上に大きく貢献します。しかし、中には営業日報に割く時間は無駄、営業活動に時間を費やしたいと営業日報の必要性を軽視して疎かにしてしまう人も居ます。営業日報の書き方や項目を例文を交えて解説します。
営業日報とは？
営業日報は、簡単に言うとその日の営業内容を詳しく書き込み、記録しておく為に作る資料です。営業のお仕事をしている人でよく、以下のように考えている人も多くいらっしゃいます。
- 営業日報の必要性が分からない
- 作っている時間が無駄
しかし、うまく活用出来れば資料は無駄にはなりません。返って、今後の大きな成長に繋がる可能性があります。営業日報は、必要性が大いにある重要な資料なのです。
営業日報の目的
営業日報は、それぞれ目的があって書きます。しかし、作成のに時間がかかってしまって残業になってしまうという人も多いです。その為、本来の目的や必要性を忘れてしまっている人や資料を作る時間が無駄だと感じている人も多くいらっしゃいます。
しかし、上司にとっても営業マンにとっても、今後の営業成績に繋げる為に参考にするのが主に営業日報です。今一度、営業日報の目的を立場別に具体的にチェックしていきます。
上司にとって
上司にとっては、今後の営業活動の参考や売上UPに繋げるという目的が主となっています。
- 部下がどのような営業をしているのか把握
- 今後の売上を上げる営業戦略に活かす
- 情報活用
上司は提出された営業日報に目を通し、改善点や無駄な動きを探り、営業担当者へ成果を出してもらえるようにアドバイスをします。
営業マンにとって
営業マンにとっては、1日を振り返って翌日はどのような行動をすればもっと効率のいい方法で営業が出来るか参考にする目的が主になっています。
- 1日の仕事について証拠を残し上司に報告
- 1日を振り返る
- 翌日からの業務計画に反映させる
営業日報の書き方ポイント
営業日報の書き方を考えるにあたり、押さえておきたいポイントを紹介します。
5W3Hを意識した書き方
以下の5Wと3Hの項目を意識した書き方だと、自然と具体的で無駄のない内容となり、とても分かりやすい営業日報の書き方が実現します。
- いつ
- どこで
- 誰が
- なぜ
- なに
- どのように
- どのくらい
- いくら
文章だけではなく、具体的な数字も使った書き方であれば、どのくらいの売上や成果が出せているのかを把握しやすくなります。
「今月の売り上げ目標○○円を達成しました」
これだけではなく、前月比や前年比の数字を意識した書き方にすれば、状況が把握しやすくなり必要性の高い営業日報が完成します。
項目を細かく作る
文章を長々と書いてしまうと読みづらくなってしまう為、内容を書き込む際には下記のように項目に分けた書き方にすれば分かりやすいです。
- 営業に行ったきっかけ
- 製品
- 見積の有無や金額
- トラブルの有無
- 今後の課題
その日の結果や所感といった項目にを分けた書き方であれば作りやすく、読む側にとっても一目見て報告したいポイントが把握しやすい営業日報となります。所感は具体的に営業日報には自分の考えを述べられる場でもあります。
「こう思いました」という終わらせ方をせずに、報告内容や結果についての所感は具体的に書き込むようにして下さい。
- なぜこう思ったのか
- どうしたら改善出来るのか
上司へ普段の感謝や指導の感想を書き込んでも良いです。
WordやExcelを使う
以下のような人には、WordやExcelでテンプレートを準備しておく事をおすすめします。
- 上手く内容がまとめられない
- 文章を考えるのが苦手
一度テンプレートを準備して保存しておくと、その後テンプレートから書く手間も省けます。また、テンプレートの書き方に自信が無い人は、無料でダウンロード出来るテンプレートサイトの利用をおすすめします。必要な項目は自身で簡単に追加出来て、要らない項目も簡単に消去出来るので、一度試してみてはいかがですか？
営業日報の必要項目
営業日報を作りやすく、そして見やすくする為には、必要最低限の項目を意識した書き方を心がける姿勢が大切です。会社が用意しているテンプレートがあるケースもありますが、個人で作らなければいけないのであれば、以下の項目は最低限追加しておいて下さい。
また、必要な項目の有無は事前に会社や上司へチェックしておいて下さい。
営業マンの基本情報や件名
所属や氏名は必ず書き込んでおいて下さい。
件名を「〇月〇日の営業実施結果」のように日付をつけた件名を付けると、上司も把握しやすいのでおすすめです。
訪問先とその内容
訪問先や訪問日時やそれぞれどのような営業内容だったのかを書き込めるように、項目を作って下さい。
訪問先が複数あるなら、まとめず個々で書き込んで下さい。
内容に関しては、項目を分けた書き方をおすすめします。
営業日報における書き方の注意点
営業日報における書き方の注意点について紹介します。
その日のうちに書く
会社へ戻ってきてから、営業日報を書くのは時間もかかり、とても億劫で「明日でいいか」と後回しにしてしまいがちです。しかし、それでは日報の意味がありません。営業日報は、その日の振り返りで次の日に活かす為に書きます。
「時間の無駄では…？」と思ってしまいがちな面倒くさい作業かもしれませんが、その日の営業がすべて終わったら、その日のうちに日報を書くようにして下さい。
完成後のチェックは忘れずに
営業日報は人に見せるものなので、数字の間違いはもちろん、誤字脱字や変換ミスが無いか、完成後に必ずチェックを行って下さい。特に、以下の間違いは後にトラブルとなる可能性があるので、十分気を付けておいて下さい。
- 数字
- 商品名
- 顧客の名前や役職
- 住所
項目をしっかり押さえて売上UPに繋がる営業日報を！
営業日報の書き方におけるポイントは以下の通りです。
- 5W3Hを意識して書く
- 細かく項目分けを行う
- 所感は具体的に書き込む
- WordやExcelを使用
また、書き方における注意しておきたいポイントは以下の通りです。
- その日のうちに書く
- 完成後の誤字脱字、数字ミス、変換ミスetcのチェックを必ず行う
これらを意識した書き方であれば、作りやすく読みやすい営業日報が出来上がります。また、無料でダウンロード出来るテンプレートサイトを利用して、さらにテンプレートを作る時間を短縮出来るので、一度利用してみて下さい。
