書き方・例文

社内文書でインフルエンザ予防接種の案内文を作成しよう!文例も交えて解説!費用は会社負担なのかはっきりと



社内文書でインフルエンザ予防接種の案内文を作成しよう!文例も交えて解説!費用は会社負担なのかはっきりと

社内文書で予防接種のお知らせを作る方がいるかもしれません。とくに人事部は、これら社員の健康を守る為の業務を行う機会が多く、予防接種のお知らせだけにとどまらず、さまざまな社内文書の作成が求められるでしょう。そんな社内文書のひとつであるインフルエンザ予防接種の案内文の作成抱負尾と例文を紹介します。費用は会社負担なのかはっきりと書くのも忘れずに。

社内文書でインフルエンザ予防摂取の案内は重要

会社によっては、インフルエンザ予防摂取等は個人に任せているといった場合もあります。特に外部から多くの人たちが出入りする依託者に任せている会社の場合、なかなか自社の予算で予防接種を打つ事をよしとしていないでしょう。

しかし、一方でインフルエンザの感染症が社内で広まってしまうと、多くの社員が出勤する事が出来なくなり、業務に大きな支障を与えてしまう恐れがあります。つまり、インフルエンザの感染症予防のお知らせをしなかった事で、一つの部署が総崩れになる…といった事態が発生する可能性すらあるのです。

このように、社内文書で予防接種のお知らせや案内文を作る事は、その会社を守る事にも繋がります。そういった部分もしっかりと理解した上で、社内文書でインフルエンザ予防接種の案内文を作成出来るように心がけていきましょう。

【例文】社内文書での予防摂取案内文

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社内文書での予防接種における例文を紹介します。もちろんあくまで一例ですので、ご自身の会社の体裁に合わせた上でアレンジしてみて下さい。

予防摂取の案内文の例文

No. 日付 社員各位

●●予防接種のお知らせ

本年度、●●が流行の予兆がマスコミを通じて伝えられています。当社においても、この度産業医の●●医師にご協力頂き、下記の日程にて●●予防接種を実施する事になりました。従業員の皆様におかれましても、ご自身の健康を維持する為に、なるべくこの機会を利用して摂取頂く事をお願いします。

①対象者●●●●
②日時 ●●
③場所●●●●
④担当医師●●●●
⑤費用●●●●

以上

署名

インフルエンザ予防摂取の案内文の作成方法

インフルエンザ予防摂取の案内文を作る上でのポイントについて解説していきます。

構成に沿って作成されている事

予防接種のお知らせに限らず、社内文書はしっかりと構成を守った上で作成されている事を心がけましょう。上記の例文でいえば、No.が記載されていますが、社内文書の場合は文書番号が必要となるのが一般的です。以下の流れで書くと良いです。

  1. 文書番号
  2. 日付
  3. 社員各位の敬称
  4. 標題

また、社内文書の本文は後述するように長く記載する必要はない為、インフォメーションは記書きを利用してまとめます。その後、緊急連絡先が必要であれば記載し、以上で終了するようにしましょう。

簡単な前文を作成してもいい

一般的な社内文書の場合、前文や末文を作成しない書き方が基本です。その為、その事実だけを伝える為だけに文書が作成されていればよい、といった事になります。しかし、一方で社内文書における予防摂取のお知らせの場合、少し前文を入れてもよいかもしれません。

例えば、「インフルエンザの季節がやって参りました。」とか、上記の例文のように「本年度、●●が流行の予兆がマスコミを通じて伝えられています。」といった形で、予防接種の必要性について伝えても問題ありません。

ただし、社内での予防接種が恒例であり、さらに義務化されている場合はあまりこういった前文は不要です。例文は、積極的にインフルエンザ予防接種を受けてほしいといった旨でありながらも任意なので、こういった形で作成されている事を覚えておきましょう。

インフォメーションは読みやすくする

今回の予防接種の案内は、社員に向けたものです。しかし、だからといってわかっているだろう…とか、わからない部分は問合せて自分で調べてほしい、そういった内容で作成されていない事が重要になります。

例えば、上記の例文には記書きでそれらインフォメーションが記載されています。

  • 日時
  • 場所
  • 担当医
  • 費用

上記のように、社員が気になるところをここに全て記載出来るように心がけましょう。

不明点があった場合に問い合せる場所や担当者がわかるように記載されているのもポイントです。

この文書を見るだけで予防接種におけるさまざまな内容がわかるといった形で作成されているか、しっかりと理解して見た上で作るように心がけて下さい。

標題はわかりやすく

予防接種のお知らせに関連せず、社内文書は必ず標題で本文内容がわかるように作成して下さい。例えば、今回の例文であれば、標題は「●●予防接種のお知らせ」といった形で作成されています。その為、誰が見てもこの文書は“●●予防接種のお知らせだろうな…”といった事がわかるでしょう。

“インフルエンザが猛威をふるっています”、そういった標題にしてしまうと予防接種のお知らせなのか注意喚起なのかわからず、閲覧してもらえない可能性が出てきます。社内文書は社外文書と比較して優先度が落ちてしまう事から、注意喚起や自分に関連しそうにない文書は後回しにされる事が少なくありません。

その為、すぐに標題としてわかるように作成されているか、改めて確認出来るように心がけましょう。

インフルエンザをはじめとする予防接種の案内文で会社全体での病気予防を!

社内文書でインフルエンザをはじめとする予防接種のお知らせや案内文を作る際、テンプレートがすでに用意されているかもしれません。その際、それに沿って作成されていればよいだけですが、思わぬミスが起こる事もあります。社内文書で予防接種のお知らせを作成した際、チェックせずに配信する事だけはやめて下さい。

必ず、上司や部署内の同僚第三者にチェックしてもらってから、会社の全員に配信するようにして下さい。間違えるとトラブルの元になりますし、配信し直す必要があり手間がかかります。社内文書で予防接種の案内文を作るのであれば、第三者にチェックしてもらってから配信して下さい。