何らかの活動に際し、ボランティアスタッフを応募する事になる場合もあるでしょう。そのような場合、自由参加で募る事も出来ますが、内容などによってはボランティア契約書を作成して記入してもらう必要が生じるケースもございます。しかし、滅多に普段ボランティア契約書を作成する機会がない方が多いでしょう。ボランティア契約書とは？書き方のルールなどを解説します。
ボランティア契約書とは？
はじめに、ボランティア契約書とはどのような文書なのかを解説します。ボランティア契約書とは、何らかの募集に対してボランティアをする事を契約する事を示す書類です。
ボランティアに参加する場合は基本的には無償であり、参加者が様々な事柄を自己で負担する事になります。しかし、場合によっては交通費だけが支給されるなどの例外ケースもあります。どこまでが無償で、どこまでが有償なのかをあらかじめ双方がルールを正しく認識しておく必要があるのです。トラブルを回避する為にボランティア契約書が結ばれます。
ボランティアの意味を理解しておく
ボランティア契約書を作成する際、基本的にボランティアというもの自体の意味合いを理解しておく必要があります。中には、ただ無料で何でもやらせておけばよいという認識でボランティアの募集や企画をするケースも見受けられますが、無償という点だけに着目してボランティアを募るとトラブルに発展しやすくなります。
ボランティアとは
まず、ボランティアとは以下の理念のもとに成り立っている活動です。
- 自主性
- 自発性
- 社会性
- 無償性
- さりげない先駆性
- 創造性
根本的には、非営利の活動であり、誰かの役に立つ為に無償で行なう自主的な活動です。
間違ったボランティアの解釈
仕事をするから手伝ってほしいという理由で募集をして、後から「うちはお金がないから支払えるだけの体力がない。無償という事で勘弁してほしい」という事はボランティアの理念とは違って来ます。ボランティア契約書を作成する際も、自社の為に、自分が得をする為に手伝ってほしいという理由だけではボランティアとは呼べません。あくまで何らかの目的の達成の為、そして社会の為、対等な立場となる為の内容でないとボランティアとして受け入れてもらえないので注意が必要です。
ボランティアで対価を払う場合もある
ボランティア契約書を作成しなければならない場合のボランティアの意味は外部協力というようなニュアンスになります。ボランティアだけにがっつり業務を手伝ってもらうというよりは、単純な作業を手伝ってもらうという感じです。ボランティア契約書に作業によっては、相談の上、対価を支払うというような内容の事項を盛り込んでおけば、作業量に伴って対価を支払う事も可能です。ボランティアというのは、必ずしも対価を支払ってはいけないという事ではありません。
ボランティアの際の役割を簡単や明確に！
ボランティア契約書を作成する際、イベントなどが開催される日時や場所だけを掲載するだけでは相手に思いを伝える事が出来ません。気持ち良くボランティアを進める為にも、トラブル予防のためにも、活動内容を分かりやすく伝える事が欠かせません。
ボランティアの役割を明確に！
まず、大切な事は最初のステップとして役割を明確に把握してもらう事です。なぜボランティアが必要であるのか、そして何をする為にボランティアを派遣したいのか。このような部分を明確にしておかないと、後々大きなトラブルに発展しかねません。それに、いざボランティアの募集で集まった人たちも何をすればよいかパニックになってしまいます。ですので、役割については事前にしっかりと注意して定めていきます。
ボランティアには簡単作業をお願いしよう！
ボランティアの方に行ってもらう作業は、簡単な単純作業が良いでしょう。気軽に参加してくれるや無償で手伝いをしてくれるボランティアの方に複雑な作業を求めるのは、酷です。
どうしても複雑な作業をやってもらう場合は、複雑な作業の対価はいくら出しますなどといった事をボランティア契約書に記載しましょう。当然、話し合いで決める事になりますが、ボランティアで来てもらってる方は、意識が高いので無償でやってくれる事もあるでしょう。その為にも無償で行うような、意義のあるイベントを開催する事が重要です。
ボランティアの魅力についても語る
ボランティア契約書を作成する際、ただ漠然とボランティア内容だけについて記載していては、ボランティアに参加する意義やメリットを参加者が見出す事が難しくなります。ボランティアに参加する事でどのようなメリットがあり、魅力があるのかを必ず伝えましょう。
例えば、福祉系のボランティアスタッフを募集するのであれば、福祉を通じて新しい魅力や人の温かさ、さらに今後の仕事に繋がるなど、「このボランティアに参加する事で自分の魅力をより発揮する事が出来る」という事が分かるような書き方をおすすめします。
具体性があれば、ボランティア応募者や参加者も増える事に繋がります。ボランティア契約書には、あまりそういったメリットを具体的に記載する必要はありませんが、仮に記載出来る余裕のある文面だった場合、数点魅力を簡単に書き加えても良いでしょう。
当日の流れや募集方法も簡単に頭にいれておく
ボランティア契約書を作成する際、前述したような目的や募集した人たちにおけるメリットや魅力、どのような場所で何が出来るなどを確認しておきましょう。
応募媒体について考える
どのような媒体で募集をかけるかについても注意しましょう。メールで無差別に送るのか、関連施設に貼り紙で出すのか、自分が作成しているホームページやSNSなどで募集するのか。今の時代は、様々なツールで募集をかける事が出来るので、募集方法についても明確に把握しておきます。
ボランティア参加者との連絡手段を考える
どの募集であってもボランティア契約書を作成する際は、参加希望者から問合せがあった際の連絡手段を考えておく必要があります。メールにてPDFでのやり取りでもいいですが、スマートフォンしか持っていない方もいらっしゃいます。郵送にするのであれば期限を考えたり、相手の立場にたった色々な応募方法を使う事をおすすめします。
ボランティア契約書の書き方
ボランティア契約書の書き方について考えていきましょう。基本的には、ボランティア契約書の書き方の様式などに決まりはありません。公式文書ではなく、あくまでボランティア契約書ですので最低限の項目を作成しておけば問題ないでしょう。しかし、普段からボランティア契約書を作成していない方であれば、どのような書き方でボランティア契約書を作成すれば良いのか悩んでしまうでしょう。
ボランティア契約書のテンプレート雛形をチェックする方法も！
ボランティア契約書が全くわからないという方は、インターネット上でボランティア契約書の書き方を調べると良いでしょう。当サイトでも良いですが、必ず複数のサイトを閲覧するようにしましょう。注意点は、ボランティア契約書の書き方をそのまんま鵜呑みにするのではなく、ボランティア契約書の書き方を見て、本質を理解する事です。
ボランティア契約書の書き方のみをとらえてしまうとその事だけにフォーカスしてしまい、応用が効かなくなってしまいます。本質をとらえるように複数のサイトを見る事で、ボランティア契約書について理解が深まります。理解が深まれば、自分が必要としているボランティア契約書についてどのような事項を記載すれば良いのかが見えてきます。
複数のサイトで書き方を参考にする事で、各サイトに記載されている良い部分を得られるからです。また、共通する部分も把握出来ますので、ボランティア契約書について必要な項目とは何かが見えてきます。
ボランティア契約書の項目
ボランティア契約書の書き方を知るにあたり、必要項目を把握しておくとスムーズになります。
日時や雨天決行かどうか
まずは日時についてです。令和○年○月○日などであり、雨天決行なのか…というものが必要であれば伝えておくとよいでしょう。
準備や持参品
次に準備や持参品です。場合によっては、災害地のボランティアなどもありますので、必須アイテムなどを記載しておくと大変親切です。
申込先や問合せ先や申込締切
申込先や問合せ先や申込締切も欠かせません。連絡が取れなければ、そもそもボランティアの募集も応募も出来ないからです。
更に詳しく書き方を知りたい方はテンプレートやひな形を検索！
例としては上記がボランティア契約書の項目となります。他のサイトも見てみましょう。前述でも記載したように、対価を支払う内容の事項も記載しておけば後で話し合いで決めれる事になります。ボランティアの方がどのような作業を行うかをきちんと決めておくか、ボランティア契約書に記載する事で、万が一後でトラブルにならないようにしましょう。
このように複数のサイトを見る事で、自分に必要なボランティア契約書の項目が見えてきますので、トラブルがおきないように様々な事を予測してボランティア契約書の項目を記載する事が重要です。
ボランティア契約書の例文
ボランティア契約書の文書をどのように作成すると見やすい簡単な書き方になるのかをチェックしていきます。
作成日
右上に書類の作成日を記載して下さい。
タイトルを簡単に
タイトルに「○○における支援、ボランティア契約書」など、どんなタイトルで募集しているのかを確認する簡単な分かりやすいタイトルをつけて下さい。
丁寧な挨拶文
ボランティア契約書という書き方にすると相手に威圧感を与えてしまう事にもなりますし、不安な気持ちにさせてしまう事があるでしょう。「平素は○○の活動にご理解とご協力」というような書き方で挨拶から始めます。
ボランティア活動内容
「○○では来る○日に○○でのボランティア活動を…」という書き方で、ボランティア活動を行う内容について記載していきます。
懇親会や参加に伴うメリット
ボランティアの活動について、懇親会や何らかの魅力も文章に含めると相手に伝わりやすくなるでしょう。この文面は、ボランティアを集める上でも重要なポイントになるので必ず手を抜かずにチェックしてみて下さい。
もっと書き方を詳しく知りたい方はテンプレートや雛型をチェック！
上記が当サイトにおけるボランティア契約書の例文となりますが、理解を深める為にも他のサイトも見て頂く事をオススメ致します。１つの例文を見ても比較対象がないので、よく理解出来ません。また、自分が必要なボランティア契約書の例文かどうかは分かりづらいです。
他のサイトの例文を見る事で、共通する部分やいらない部分、付け加えたい部分などが見えてきますので、なるべく複数のサイトを見て勉強しましょう。そうする事で、自分の作成しなければならないボランティア契約書の例文はどのようなものが必要か見えてきますし、ボランティア契約書の本質が理解出来れば様々な応用がきくようになる事でしょう。
ボランティア契約書のテンプレート
ボランティア契約書を作成する際、１から全てを作成するのは大変で難しいという方もいらっしゃるでしょう。そのような方であれば、ボランティア契約書のテンプレートを使ってみる方法もおすすめです。
テンプレートや雛形利用で効率化！
インターネット上には、ボランティア契約書のテンプレートなどがワードやエクセルで存在しています。その為、ボランティア契約書のテンプレートをダウンロードし、それをアレンジするだけで書類を作成する事が簡単に出来るのです。テンプレートや雛形を活用する書き方でボランティア契約書を作成すると効率化にもなりますし、簡単に理解出来る見やすい書き方が実現します。
【おすすめ】テンプレートや雛形は複数チェックしよう！
ボランティア契約書のテンプレートを利用する際は、複数のサイトから複数ダウンロードする事をオススメします。１つのテンプレートで作成するのは、リスクが高いからです。複数のボランティア契約書のテンプレートを見る事で、どのようにテンプレートが作成されているかボランティア契約書についての理解が深まりますし、自分に必要な項目なども見えてくるようになります。
その上で、エクセルやワードで作成されたボランティア契約書のテンプレートを使って自分に必要な項目を付け加えたりする事が出来ます。ようするにテンプレートの良いとこどりが出来るのです。ボランティア契約書のテンプレートを利用して作成する場合もまずは、ボランティア契約書の本質を理解するようにしましょう。本質を理解していないと、テンプレートのどの部分が、有効なのか判断がつきません。テンプレートを使って効率よくボランティア契約書を作成する場合は、ボランティア契約書の本質を理解する事が大事です。
ボランティア契約書は魅力を伝える
ボランティア契約書を作成する際は、基本的な内容もさる事ながら、しっかりとその活動の魅力を伝える努力も重要になっていきます。曖昧な書き方ではなく、しっかりと細かな魅力を伝えられるようにして下さい。あまりにもガチガチのボランティア契約書を作成すると読み手もボランティアに参加するモチベーションが下がってしまいます。
まずは、ボランティアをする事の魅力をしっかり伝えましょう。また、ボランティアに参加してくれる方は、意識の高い方が多いので、ボランティアに参加する意義という事をしっかり伝えきれないと参加してくれない場合があります。ボランティアに参加する意義と参加する魅力など意識の高い方にもまだボランティアに参加した事がない方にも伝わるような書き方を心がける事が重要です。
