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社内文書における丁寧語のビジネスマナーを身につけよう!敬語の種類の一種で他には謙譲語も!文例も紹介!



社内文書における丁寧語のビジネスマナーを身につけよう!敬語の種類の一種で他には謙譲語も!文例も紹介!

社会人として、丁寧語を覚えておく事は必須条件といえます。とくに社会人になると社内文書をはじめ、さまざまなビジネス文書を作る事から、間違った丁寧語を利用すると評価が下がってしまう恐れもあります。丁寧語は敬語の種類の一種で他には謙譲語もあるのです。社内文書で丁寧語を利用した作成方法や注意点や文例を紹介するので社内文書における丁寧語のビジネスマナーを身につけて下さい。

社内文書で丁寧語を使った文例

社内文書で丁寧語を利用した文例について解説します。ひとつの文例なので、ご自身が作るビジネス文書に合わせてアレンジしてみて下さい。

丁寧語を使った文例

文書番号 日付 〇〇部〇〇 社員各位

社員旅行のお知らせ

令和○年度社員旅行を下記の通り実施しますので、ふるってご参加下さい。なお、業務の都合上参加出来ない方は、下記の担当までお知らせ下さい。

①日時〇〇〇〇
②集合場所〇〇〇〇
③旅程 別紙参照
④当日の集合場所〇〇

以上

なお、不明点etcは下記連絡先にお問合せ下さい。

〇〇部〇〇〇〇

社内文書は、伝えるべき事だけを簡潔に作成されている事が求められるドキュメントです。上記の例文は社内旅行についてですが、社員の健康診断やアンケート調査、また何らかの報告書も基本的な形は一緒です。

社内文書を作る際は、基本の型をしっかりと押さえる事が重要になる為、社内で利用されているテンプレートを活用してみて下さい。

社内文書における丁寧語について

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社内文書は、基本的に話し言葉ではなく書き言葉で作成されます。その為、基本的に全ての社内文書が丁寧語で作成されていると考えても良いです。一部、企業によっては「だ・である」といった形で作成されている事もありますが、基本的には社内文書は丁寧語で作成されると覚えておいて下さい。

さて、そんな丁寧語ですが、敬語の一種であり、ほか敬語には尊敬語謙譲語が存在しています。社外文書であれば、丁寧語だけでなく尊敬語や謙譲語etcを交えて作成されるべきですが、社内文書のシチュエーションによっては尊敬語や謙譲語は違和感を与えてしまう事があるので注意して下さい。

敬語の種類について

そもそも敬語にはどのような種類があるのか、敬語の種類について解説していきます。

丁寧語

今回の主題である丁寧語は、上記で解説したように敬語の一種です。丁寧語は、もっとも広く使われている敬語であり、さまざまなシーンで利用されています。基本的な丁寧語は、「です、ます」といったものであり、“行く”であれば「行きます」といった形のように作成されます。

また、丁寧語は「参加」といったものを「ご参加」といった形で丁寧な印象に伝えるような時にも利用されています。上記の例文でもお伝えしているように、「社員旅行に参加して下さい」といった文を丁寧語に直したら「社員旅行にご参加下さい」といった形になります。

社内文書では、主に丁寧語で全体が作成されていれば問題ありません。

尊敬語

社会人になれば、丁寧語だけでなく尊敬語も多く使用する機会があります。とくに新人の頃は先輩や上司、さらに取引先の方に向けて尊敬語を多く利用する事があります。

さて、そんな尊敬語ですがその字体のように「相手を尊敬する」事を前提にしている敬語です。相手を敬うといった意味から、相手を自分より高い位置にしているような形で作成されている事になります。

例えば、「言った」といった動詞がありますが、丁寧語であれば「言っていましたが」になりますが、尊敬語は「おっしゃりましたが」といった形になります。社内文書では、上司や目上の人たちに向けて作成される事がほとんどで、通常のドキュメント内ではあまり利用されません。

上記のように「社員各位」といった形で作成されるような社内文書であれば、尊敬語は違和感を与えてしまう事になります。尊敬語は、あくまで上司や目上の人、またお客様への社交文書で作成される事を覚えておいて下さい。

謙譲語

謙譲語は、尊敬語に近いイメージがありますが、それとは違いがある為誤用しない事が大切です。尊敬語は相手を立てるといったイメージで使われていますが、謙譲語は自分がひとつ下がるといったイメージで利用される敬語です。

例えば、立場が同じ人であってもその人に何かしてもらいたいといったケースでは、自分がへりくだった敬語が謙譲語になります。

例えば、「今からそちらの部署に行きますので」といった敬語を謙譲語であらわすと、「今からそちらに伺います」といった形になります。謙譲語は、社内文書はあまり使用する事はなく、個人同士のやり取りであったり社外文書といった形で利用される事がほとんどです。

上記の例文であれば、社員旅行をお知らせるする部署の人間が社員全員を相手に謙譲語を利用するのは違和感を与えてしまいます。基本的に社内文書は、丁寧語で作成し、上司に出すケースでは尊敬語を交えるといった考え方で作るとよいです。

社内文書は過剰な敬語を使わない

社内文書における丁寧語の役割について解説してきました。社内文書を作る上で重要になってくるのが、丁寧語を利用するものの、過剰な表現にならない事です。

例えば、社内文書で上司にメッセージを送る際であっても、あまりにへりくだった伝え方をしてしまうと、相手がバカにされているように感じてしまいます。

ただ、資料の提出を求めてるだけなのに、「部長様のような立派な人物にお伝えするのは、大変お心苦しく心を痛めてしまうのですが、○日までに資料を作成頂けませんでしょうか?」といった文面はかなり違和感を与えます。あくまで上司であっても社内文書は業務ですので、適度な丁寧語で作成されているように心がけて下さい。

社内文書における敬語の種類の使い分けをマスターしてビジネス文書をスマートに書こう!

社内文書は、普段から作成していない方にとってハードルが高いと感じるドキュメントです。だからこそ、何度も作成してみればコツを掴めるようになります。社内文書で敬語の種類(丁寧語や尊敬語や謙譲語)を適宜使いこなしてマナーを守ったビジネス文書を書けるようになって社内の評価を高める努力をして下さい。