会社の資料や社内データ持ち出しに関する社内文書の書き方を解説！罪や処分を受けないよう社内規定を守ろう

近年、場所に縛られない働き方が基本となってきています。その為、社内にある備品を外部に持ち出して仕事をされる方も多くなっている現状です。さて、そんな社内の備品の持ち出しを行う際、口頭ではなく文書をしっかりと作成してもらわなければトラブルに発展してしまう可能性があります。会社の資料や社内データ持ち出しに関わる社内文書の書き方を解説します。罪や処分を受けないよう社内規定も守るようにして下さい。

社内文書の持ち出しにおける例文

社内文書における持ち出しの例文について解説していきます。あくまで一例ですので、ご自身の会社のシチュエーションに合わせた内容で作るようにして下さい。

会社の資料や社内データ持ち出しの書き方

社内文書の持ち出しに関わる資料は、基本的には上記の例文のように許可願といった形になります。備品や会社の資料や社内データを自由に持ち出せるような企業もあります。

また、会社の資料や社内データ持ち出しを行った事により様々な危険が生じます。

• 機密漏洩のトラブル
• データの破損
• 資料の紛失

こういった状況に陥った時、社内文書における持ち出しの許可願がないと責任の所存がわからなくなります。社内文書を持ち出しにおける文書は、許可証や誓約書に近いものがある事から、これら性質を持った文書を作る事を心がけて下さい。

必要最低限のルールが記載されていばよい

社内文書で持ち出しに関わる文書を作る際、基本的には必要最低限のルールが記載されていれば問題ありません。

例えば、上記の例文では「以下の備品社外に持出許可願いたく申請します。」、持ち出しの許可に関わる事柄だけが記載されています。その為、前文や末文は不要であり、さらに何らかの言づても不要です。

企業によってその持ち出しにおけるさまざまな誓約を書く機会があるかもしれません。持ち出しの許可願の文書は企業によっても体裁は違ってくるものの、出来れば1枚でシンプルに作成されている事が理想的です。

社内文書における持ち出し文の注意点

社内文書で持ち出しに関わる資料を作る際、注意しておきたいポイントがいくつかあります。

用途をしっかりと記載してもらう事

職場のPCやデータを外部に持ち出しする際、必ずその利用者には用途を記載してもらうようにして下さい。もちろん、用途によってはそれが難しいケースもある、会社の規定によって変わるかもしれません。ただし、用途をしっかりと記載していないと後にトラブルが起こった際、会社側がそれを認めていた事になってしまう恐れがあります。

また、持ち出し日や返還予定日も必ず書くようにして下さい。いつ持ち出しが行われ、いつ返還されたのかハッキリとさせないとトラブルが起こる可能性があります。

利用場所を明記

また、社内文書で資料や社内データ持ち出しについての文書を作る際、利用場所を問う事を忘れないように作成して下さい。もちろん、社外に持ち出す正当な理由があればどこでも構わないといった企業があるかもしれませんが、場所によっては危険が伴う事もあります。

例えば、無料のWi-Fiサービスが今はどこでも利用出来るようになっており、カフェやちょっとしたスペースでも仕事が可能です。

仮に、無料Wi-Fiが原因でトラブルが起こってしまったら、会社側がそれを許可していた事になると企業の危機管理の問題に発展してしまいます。あくまで形だけになってしまう恐れもありますが、責任の所在を考えた上で利用場所もしっかりと明記させるように作成しておくべきです。

資料の管理を徹底

社内文書では、基本的にNo.を利用した文書番号が作成される事が基本になります。これはただ形だけではなく、資料を管理しやすくする為の方法です。

とくに社内の資料やデータ持ち出し文書であれば、何かトラブルがあったり、何か返却されていない時に文書をすぐに見つけやすくすべきです。管理の徹底は自社を守る事にも繋がる為、必ず細かい部分まで間違わないように徹底しておいて下さい。

日頃から社員に注意喚起しておく

普段、危機管理についてほぼ意見を取り交わせていない企業が、急にこういった持ち出しに関わる社内文書を作成しても社員の気持ちがついていきません。形だけの文書と思われてしまうと、後のトラブルに繋がってしまうので注意が必要です。

まず、社内文書で持ち出しに関わるものを作るのであれば、それ以前から会社の資料や社内データ持ち出しに関わる注意喚起の文書を作成・配布しておく事をおすすめします。PCを持ち出した後の機密漏洩に繋がる事の危険性、注意喚起の文書を先にビジネス文書として出しておく事も重要なポイントになります。

会社の資料や社内データ持ち出しのトラブル予防に文書作成と社内規定を明確に！

会社の資料や社内データ持ち出しによるトラブルは会社のブランドに傷が付いたり信用問題に大きく発展してしまう恐ろしい事象です。処分内容や罪であるという意識を社員に事前に社内規定として周知しておく事も不可欠です。

社内文書で、持ち出しに関わる文書を作る際、テンプレートを使うのもひとつの手段です。まずはテンプレートを見て作成し、第三者にチェックしてもらって下さい。危機管理徹底の為にも、社内文書で持ち出し分の作成を徹底してみて下さい。