書き方・例文

飲食店などで使う棚卸表とは?書き方・作り方・保存期間の分かりやすい解説&無料のテンプレートが利用可能!



飲食店などで使う棚卸表とは?書き方・作り方・保存期間の分かりやすい解説

会社や飲食店などの店舗を経営している中で、自社商品・仕入れ商品を取り扱っている所は、店舗内の商品及び倉庫で商品を管理している場合は、決算期・月次で棚卸をしなければならない事があるでしょう。基本的に、在庫数を確認する為の作業ではありますが、適当に現場だけが把握しておけば良いというものでもありません。基本的には、棚卸をする場合は棚卸表が必要になります。棚卸表とは何か・書き方・テンプレート・注意点を解説します。棚卸表の作成予定がある方は参考にして下さい。

シンプルで使いやすい棚卸表の無料テンプレートも下部にてダウンロードが可能です。棚卸を行う必要がある飲食店や商品の管理をしている倉庫など小規模な方が利用出来る素材です。エクセルやワードで簡易的に利用する事が出来ますのでご利用ください。

棚卸表とは?

棚卸表とは、棚卸をした際に在庫数・金額などを記載する表です。商品の数・商品の金額を全て明らかにさせた表を指します。基本的には、勘定残高・実際在高を照合するという意味合いで作成されるものであり、商品・製品・材料等をはじめ、有価証券,貨幣的債権といったものを照合する事が目的となります。

企業からどのような事が求められるかによっても変わってきますが、基本的には勘定残高・実際在高が合っている事が重要です。その照合の違い、また結果に対しての備考欄なども分かるように作成する事が好ましいです。

例えば、メーカーであれば仕入れがあります。仕入れにかかった材料費も全て含めて仕入れ費用が「支出」になります。商品が出来上がって倉庫に入って商品が売れる状況になった時点で「資産」になります。この商品が売れた場合は「売上」が発生します。これらの在庫数・売れた商品数を合わせる為に棚卸表は必要になるのです。

在庫商品は資産になるので、税金がかかります。会計報告時に在庫の正確な数が必要になるのです。大量の商品を扱っている会社の場合は、年1回ではなく、毎月棚卸の作業をして月次で商品管理をしていく必要があります。

棚卸表の書き方

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棚卸表を作成する場合、どのような内容で作成すれば良いのでしょうか。基本的には、在庫と実際に存在している在庫が記載されていれば良いです。

多くの種類の商品を抱えていたら…

管理する対象物によっては管理方法も複雑になります。もし、商品が様々あるとしたら、型番なども記載出来るようにすると管理しやすいです。

棚卸表の項目の一例を以下にピックアップします。

  • 商品名
  • 型番
  • 数量
  • 単価
  • 金額

上記のような項目を明確に記載出来る欄をを作ると良いでしょう。そして、「棚卸在庫数」「棚卸差異金額」を記載出来る欄を作成すれば、全体的な内容としては棚卸表として分かりやすい書き方になるでしょう。

会計における様々な計上項目がある

在庫にも会計上の色々な性質があります。

商品をお客様に出荷しているもののまだ届いてない場合は、在庫に計上される場合があります。これを積送品と言います。

出荷した時点で売上計上する出荷基準の場合は、在庫ではなく売上になります。

このように棚卸は色々な数字を出さないと正確な数字が見えてきません。どこの時点で区切るのかという明確なルール決めが一番大事です。会社全体で決めたルールを正確に行う事で、毎月精度の高い棚卸作業が完成します。その中で、棚卸表のテンプレートを会社独自のものを作成していかなければなりません。

会計報告書の一種類である棚卸表

棚卸表は会計報告書に分類されますので、7年間の保存期間が定められています。7年間は保管し続けて捨ててはいけない長期に残る資料なので、毎度、棚卸表は正確に出さなければいけないのです。後から税務署に間違っていたと指摘された場合は、追徴課税などを言い渡されるリスクがあります。

無料テンプレートを見本にすると分かりやすいかも?

棚卸表の無料のテンプレートがインターネット上には存在しるので、ダウンロードして中身を確認しながら項目を埋めていけば、棚卸表の書き方がよく分かるでしょう。無料テンプレートを参考にしながら棚卸表について学ぶのも良い方法です。

棚卸表で記載したい項目とは?

棚卸表を作成する際、出来れば記載しておくと便利だという項目もチェックしておきましょう。

在庫管理を誤ると損をする場合も…

棚卸表は、様々な業種で行なわれています。基本的には会社が損をしない為に行なわれる事が目的です。また、在庫が残っている商品などを把握する事が出来るので、仕入れのバランス・売り方などにも影響を与えます。売れていない商品は徐々に安くして現金化していかないと税金がかかってしまいます。仕入れ価格を割った金額で売らざるを得なくなった時は、赤字になります。このようなマズい状況にならないように棚卸表を用いて、適正に在庫状況を把握して会社を運営していかなければなりません。

在庫管理を誤ると損をする場合も…

ただ単純に数を数えて記載する事が棚卸表の目的ではないのです。棚卸は小売業や卸業が行なう事が多い事で知られています。

以下の項目を棚卸表には基本的に記載します。

  • 棚卸実施日
  • 商品名
  • 個数
  • 単価
  • 金額

棚卸表を作るのもお金がかかる!

在庫管理で重要になる棚卸表ですが、棚卸をするという事はかなりのコストがかかる作業でもあります。業者によっては月次では帳簿棚卸を行い、決算期末には実地棚卸をするという切り分けをしている企業もあります。もちろん、毎月ではなく都度棚卸しを行なう場合もありますが、前述した項目はどんな商材にでも利用する事が出来る為、理解出来るように確認しておくと便利です。

無料テンプレートで書き方・作り方のヒントを得よう!

棚卸表で追加したい項目に関しては、沢山の棚卸表の無料のテンプレートをインターネット上からダウンロードして目を通してみて下さい。その中で自社の棚卸表に追加しなければならない項目が見つかるでしょう。実際に会社の経理部から項目の追加の指示がある場合もありますし、様々な棚卸表を見て項目の意味を知っておくというのは必要な事です。必要な項目は色々な意味合いを熟知し、会社の会計部・税理士と相談の上で項目を増やす事が大事です。

棚卸表の例文

棚卸表の例文を見ながら書き方・作り方を確認しましょう。

※棚卸表に特段、例文というほど文章を書く場面はありません。

タイトル

まず、実地棚卸表というタイトルを大きく記載して下さい。当文書が何についての文書なのかが理解出来るだけでも、担当している方に分かりやすく伝わります。文書を受け取る側も様々な文書を処理しているので、パッと見てすぐ分かるという事は非常に大切です。

実施年月日

実施年月日を記載しましょう。いつ棚卸しが行なわれたのかが明確に分かるようにしましょう。

実施者・ロットNo

実施者ロットNoなどが分かる欄も必要です。誰が、どこの担当で棚卸を行っているのかが把握出来ないと、重複して棚卸しをしてしまったり、どこのNo.が間違っていたかなどが把握し辛くなってしまいます。

金額情報

商品名個数単価を漏れなく項目に追加しましょう。金額価値評価もあるとなお良いです。市場の評価価値によって商品在庫の金額が決まってくるからです。著しく商品価値が落ちている商品に限っての話ですが、基本的に仕入れ金額が在庫商品の金額になります。このように商品よっては状態が変わってくるものもあります。そのような意味合いからも、棚卸表には価値評価を記載すると便利です。そして、算定後金額と備考欄を作ります。

備考もあると便利!

商品の状態(破損など)など、色々な情報を記載出来る備考欄があればより精度の高い管理が出来る棚卸表が作成出来ます。基本的に、商品数が数多くある場合、一枚では棚卸表が足りない事もあるので欄を多く作成しておくと便利です。

備考もあると便利!

今回の例文をなぞっても尚いまいち棚卸表が分からないという方は、インターネット上にて無料の棚卸表テンプレートをチェックしましょう。沢山の種類のテンプレートに目を通す事で棚卸表の分かりやすい書き方・作り方に対する理解が深まります。

棚卸表のテンプレート

棚卸表を作成する際、テンプレートを利用するという手段もあります。小さな飲食店などの店鋪である場合、手書きで作成する方も少なからずいらっしゃいます。当ケースは棚卸表のテンプレートの存在を知らない場合が多いです。

自分で1から作成するよりもそのまま使えるテンプレートを導入すれば業務効率化になりますし、テンプレートを見れば勉強になる事もあります。棚卸表が必要な場合はテンプレートをダウンロードする事をおすすめします。エクセルで計算式を入れたものを作成するのも良いですし、お店に適した項目にカスタマイズするのも良いでしょう。

棚卸表はテンプレートとして手軽に棚卸表の無料ダウンロードする事が可能です。棚卸表を作成する際は、インターネット上にある無料のエクセルなどを利用して作成しましょう。非常に便利であっという間に作成し終わるはずです。リンクからお好きな素材をお選び頂きご利用ください。

【まとめ】棚卸表の書き方・作り方は分かりやすいかどうかが大切!

棚卸表は数多くの人たちが作成する文書です。特に倉庫・飲食店などであれば、単発で出勤するアルバイト・パートの方もいらっしゃるでしょう。アルバイトの方に対しては、項目の意味を1から教えるというよりもこの数をここの項目に記入するというような形で機械的に教えた方がスムーズです。

このように、棚卸表は出来るだけシンプルで分かりやすい事が求められます。棚卸表を見やすく綺麗に分かりやすく作成してはいかがでしょうか。その為には、インターネット上に存在する棚卸表のフォーマットを無料でダウンロードする事も大事です。そうする事で、現在使っている棚卸表と比べる事が出来ますし、様々な棚卸表と見比べる事で最適な棚卸表が作成する事にも繋がります。