会社で長く務めていると、様々な理由で退職していく人と出会います。退職者には、今までお世話になった事への感謝やお礼の気持ちを伝える事が一般的なマナーです。寄せ書きメッセージを送ったり、一人ひとり手紙にして感謝の気持ちを伝える方法をとる職場もあります。定年退職する上司やお世話になった人へ、退職者への心に残るメッセージや手紙の書き方を例文を交えて解説します。
退職者へ送るメッセージや手紙とは
退職者へ送る手紙とは、会社で勤めていた人が退職の際に、お世話になった人へのメッセージとして感謝やお礼の気持ちを伝える為に作ります。退職者へ送る手紙の内容は、感謝の気持ちをただ伝えるだけではなく、今までの思い出話やお世話になった事のエピソードを入れて、感動的にすれば心に残るメッセージが出来上がります。
口頭の言葉で伝えるのとは違って、文章という目に見える形で残るものです。何度も見返したくなるような感動的な手紙やメッセージを作りたいです。
退職者へ送る手紙やメッセージを渡すタイミングは？
送別会が開かれるなら、送別会のタイミングで渡すようにして下さい。多くのケースでは、退職者へ送る手紙はプレゼントと一緒に添えて渡されています。
送別会が開かれるなら、そのタイミングでプレゼントに添えて渡すのが一般的ですが、そういった会が開催されないのであれば退職日から1～2週間前に渡すのがおすすめです。
しかし、中には手紙やメッセージを読んでもらってから顔を合わせるのが恥ずかしいという人もいらっしゃるかと思います。そのケースでは、プレゼントのみを退職日から1～2週間前に渡して、手紙やメッセージは退職日当日に渡すようにすれば良いです。
退職者へ送る手紙やメッセージのポイント
作成前に、いくつか抑えておきたいポイントがあります。作成前にチェックしておいて下さい。
普段言葉では伝えられない感謝やお礼を伝える
退職者へ送る手紙は、普段言葉で伝えるのは少し恥ずかしい感謝やお礼の気持ちを伝えやすい方法でもあります。せっかく贈るのであれば、普段言えなかった感謝のメッセージを書いておくと退職者が「頑張ってよかった」と思ってもらえるような良い手紙が書けます。
出来るだけ自分の言葉で文章を作る
感謝の言葉を定型の文章で伝えても、本当に感謝されているのか？ときちんと気持ちが伝わりません。例文は参考程度にしておき、感謝の言葉は自分なりの言葉を使った文章で伝える事が良い手紙に仕上げる為の大きなポイントとなります。
用紙は自由
使う用紙は、大きさや形に決まりはありません。メモ用紙の使用もNGではありませんが、せっかく送るのであれば少し高級感のある用紙を選びたいところです。退職者との関係性も考えて、用紙を選ぶようにして下さい。
- 上司や目上の人…熨斗を付ける
- 部下や後輩や関係が深い人…熨斗は付けずにカジュアルすぎない少し上品な用紙を選ぶ
退職者へ送る手紙やメッセージの注意点
注意点がいくつかあるのでご紹介します。手紙やメッセージを渡す前にチェックしておいて下さい。
良くない文章を使っていないかチェック
退職者へ送る手紙やメッセージには、使用しないほうがいい文章や表現があります。例えば、よく使われる「ご苦労様でした」という言葉ですが、これは上司や先輩etc目上の人へは使ってはいけない文章です。このケースでは「お疲れ様でした」という文章を使うようにしなければいけません。
また、「頑張って」「元気に過ごしてね」は、送る相手によっては失礼になる可能性もあります。基本的な内容は、これまでの感謝やお礼の気持ちと退職者のこれからを応援するようなテイストにして下さい。
メッセージ作成後のチェックは入念に
手紙は一生残る物です。残るものとして恥ずかしくない文章を作成したいです。作成後には以下のポイントを、最低でも1回はチェックしておいて下さい。
- 誤字脱字は無いか
- 失礼に当たる言葉は無いか
- 変な言葉遣いはしていないか
- きちんと相手に伝わるような内容で書けているか
殴り書きもNGです。良い内容でも、相手に読めない手紙を書いてしまっては意味がありません。中には字を書く事が苦手という人もいらっしゃるかと思いますが、ゆっくりと書き誰が読んでも読める字で書くように心がけて下さい。
退職者へ送る手紙やメッセージの例文
以下のような構成に沿って書くと、綺麗でまとまりのある文章になります。
- 宛名
- 書き出し
- これまでのエピソード
- 締めの言葉
- 差出人
例文①定年退職
宛名【○○ ○○様】
ご定年おめでとうございます。（定年を迎えられました事、誠におめでとうございます。）長年のご指導ありがとうございました。
私が会社に入社したころ
～エピソードを入れて下さい～
これまで、○○さんにご指導して頂いた事、深く感謝しております。そして、これまで○○さんに学んだ事を忘れずに、今後も精進していく所存です。これからは、第二の人生、ますます人生を謳歌して下さい。
○○さんのご健康とお幸せを、（心より）お祈り申し上げます。
○○ ○○より
例文②病気のケース
○○ ○○様
〇年間、本当にお疲れさまでした。入社以来○○さんにはたくさんご指導頂き、お世話になりっぱなしでとても感謝しています。どうかゆっくり休養して、元気な姿で合える日を待っています。
○○ ○○より
例文③寿退職のケース
○○さん
この度はご結婚おめでとうございます。
いつも仕事に対してご指導頂き、心から感謝しています。ありがとうございました。これからは、素敵な旦那様を全力でサポートし、楽しい日々を過ごして下さい。どうか末永く、お幸せに。（○○さんのご多幸を心からお祈り申し上げます。）
例文④転職のケース
○○ ○○様
転職おめでとうございます。そして、〇年間○○社でのお勤めお疲れさまでした。
〇〇さんには、入社当時から～エピソードを入れて下さい～お世話になりました。（お世話になりました事、心から感謝しております。）
新しい職場でも元気に頑張って下さい。
お世話になった人へ心に残るメッセージや手紙を贈ろう
手紙は普段言葉で伝える事が恥ずかしい事を、相手に伝える事が出来る素晴らしい贈り物です。退職者へ感謝の気持ちが伝わる様、そしてメッセージが伝わるように、自分なりの言葉で手紙を完成させて下さい。
