書き方・例文

退職誓約書の正しい作り方とは?効力・作成義務は?会社都合でどこまで書ける?



退職誓約書の正しい作り方とは?効力・作成義務は?会社都合でどこまで書ける?

企業に勤めている人の中には、退職誓約書の掲示や準備をお願いされる人もいらっしゃるかもしれません。退職誓約書を不要としている業者も実在しますが、業界によっては必ず準備しなければいけないパターンも実在します。しかし、準備する機会があまり無い人も少なくなく、どう準備するべきか分から無いという人も多いです。作り方・効力について説明します。

退職誓約書とは

その名の通り退職における誓約書です。誓約書という名がつけられているので秘密保持義務競業避止義務を資料内に盛り込む形となり、他社に就職した時に内容を漏らさ無いような形で企業を辞める社員に対して誓約をさせる資料となります。

企業によっては、記述を求める会社も実在するようです。基本的には、辞める社員が書くか書かないかを選べます。知らずに退職誓約書を書いてしまったら合意したと判断される為、効力が働いて誓約書通り守る義務が生じます。

ただ、辞める社員者に不利な条件の誓約内容は認められませんので、辞める社員側の人は安心して下さい。また、書かせる側の企業の人は、誓約書の作り方に気を付けて下さい。

退職誓約書・契約書の違いは?

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資料を準備する前に、まず退職誓約書と契約書の違いについて知っておく必要があります。

この二つは名称は似ているのですが、その効力は大きく変わってきます。退職誓約書を準備する際、この二つつの性質をしっかりとした理解が重要になってくるのです。

退職誓約書は念書!

退職誓約書の誓約書とは、念書という意味でも使われます。基本的に準備する側の一方的な都合が記述されるパターンが多いです。法的効力に関しては無いパターンも実在します。例えば、明らかに逸脱した内容が記述されて、それに対してサインをしないとトラブルが起こるというような恐喝にも似た状況でサインさせるetcした際、誓約書に効力が無くなる可能性があります。もちろん、一般的な内容の退職誓約書であれば多少は効力を持ちますのでチェックが重要です。

契約書

一方、契約書はこれから入社するetcのパターンに準備するもので、社内規則に従って働くetc、その企業で働く際に守るべき点を記述されている資料です。退職誓約書とは、基本的には違いますので留意して使い分ける必要があります。

退職誓約書の効力

前述したように内容によっては法的効力を持たないパターンも少なくないです。基本的に、合法内容が記述されており、さらに辞める社員者が納得した・合意をしたという形になって初めて退職誓約書は効力を持ちます。

さらに、どうしてもサインしなければ辞められないパターンも実在します。しかし、一方的にサインを企業側が求めるのは本来は不可です。その為、無理矢理サインをさせた際はトラブルが起きやすいので要留意です。

ただし、下記のパターンでは効力を持つパターンも実在します。

  • 就業契約書に辞める時における退職誓約書の準備する義務が記述されている
  • 退職誓約書の内容が合法的

その為、自社の退職誓約書がどういう取り扱いになっているのかチェックをして下さい。

留意点

前述したように合法的な内容でない際は法的な効力を持ちません。その為、記述しても大丈夫な内容とそうではないものを明確に把握して準備する必要性があります。

機密保持

まず、退職誓約書に記述可能なのは秘密保持についてです。機密性がかなり高い業務を行なってきた際、その企業の機密情報を外部に漏らすのは問題です。しかし、そのような内容が記述していなかった際、それらの情報を漏らされても処罰不可なので留意すべきポイントです。個人情報の流出競業避止義務も記述可能です。

しかし、退職誓約書に記述される競業避止義務は厳しく定められています。職業の自由が認められているので、競業避止義務に関してはかなり法律で厳しく定められているのでチェックをしておいた方が良いです。

辞める社員に競業避止義務を負わせられる?

社員が辞めた後、同業で起業しようとしていたり同業の企業に就職すると知った経営者は気が気ではないです。今まで教えてきたビジネスのノウハウを持っていかれるのですから、なんとかして競業避止義務を負わせたいと考える人もいらっしゃいます。

合理性があれば義務が成立する可能性あり

憲法では職業選択の自由が定められているので、競業避止義務を負わせるのは難しいような気がする人も多いです。本来は、憲法で定められているので無理です。辞める社員と話し合う必要があります。競業避止義務について辞める社員の合意が認められ、合理性があれば競業避止義務を負わせられます。

その合理性とは、下記の項によって判断されます。

  • 競業を制限する必要性
  • 競業制限の期間
  • 競業制限の場所
  • 競業が制限される職種
  • 在職中の従業員の地位
  • 競業制限に対する代償の有無

交渉の余地は実在するものの厳しいのが現実

このように競業避止義務を認めてもらえるように競業制限の範囲を狭めていく必要があります。また、競業制限を狭める代わりに退職金を出すetc代償を負う為、競業避止義務を認めてもらいやすくなります。

ただ、このように競業するビジネスをする従業員が退職誓約書や競業避止義務にサインするわけがないです。拒否・無視されるのがオチです。

では、どうすれば良いのかというと採用時の雇用契約書に競業避止義務やサインを義務付けて下さい。ただ、これも限度がありますので、全て制限無しに準備するのではなく義務の範囲をしっかりと明確にして合理性の在る形で雇用契約書に盛り込むようにして下さい。

退職誓約書には記述不可な内容は?

先程のような内容は記述可能です。しかし、合法的では無いものであった際、効力が無くなるので留意して準備します。

例えば、損害賠償の請求に関する記述は不可です。特に、従業員にとって理不尽な内容であった際、退職誓約書にそれらを記述しても一切の効力を持た無いので留意して下さい。

また、前述した独立禁止同業他社への転職に関する退職誓約書への記述は本来は不可です。仮に、自由に記述可能ですが、結果的に無効になる可能性が高いです。

戒めの意味で退職誓約書へ記述しますが、元従業員とのトラブルはもちろん、社会的に地位を落としかね無いので扱いには留意しながら準備した方がよいです。

退職誓約書の作り方・項

どんな形で準備すればよいか分からない人もいらっしゃいます。基本的に、正しい様式が法律で定められているわけではないですが、ある程度は一般的な項に合わせた準備が求められます。では、一体どんな形がよいかチェックしていきます。

表題

タイトルを書き込める欄を準備します。この資料が退職誓約書だという点をしっかりと表明するものですので端折るのは不可です。そして、準備する日付です。基本的に、退職誓約書は辞める社員が企業に掲示するものですので、差出人は対象となる企業となります。その為、「●●株式会社御中」といった形で掲示を心掛けて下さい。

企業の情報・辞める社員の情報

企業の住所・退職誓約書を掲示する側の従業員の氏名と印の欄を準備します。文章の書き出しとすれば、「今般私は貴社を辞めるにあたり…」という文章で始めます。そして、下記に退職誓約書の項が記述される為、「下記の事項の遵守を誓約する」という文章を記述して下さい。

退職の誓約事項

必ず盛り込みたい事項は番号を振るetc、読みやすく箇条書きにしておくと便利です。

例えば、「1.貴社の技術上、営業上の情報が記録されている資料を保有し無い事」etc、企業の情報を他社に漏洩しない点を記述します。

他には下記のような例も実在します。

  • 機密情報を漏洩しない
  • 企業に関連したデータ・原本も持たない
  • 退職誓約書に記述されている内容に違反して損害を与えたら賠償責任を負う

ただし、退職誓約書で効力を持つものが少ないので、それらの資料や規定は顧問弁護士に相談して効力を持つ、一般的なものにした方がトラブルを抑えられます。退職誓約書が、企業によってもそれらのポイントが変わってきます。互いに納得可能な内容での準備をおすすめします。

辞める社員に無視・拒否されないような内容を!

準備しても辞める社員に拒否されれば準備する意味が無いです。このように辞める社員に対して色々なパターンが実在するので、準備するパターンと準備しないパターンが見えてきますので、より深く退職誓約書に対して理解が深まります。

退職誓約書は応用を利かせた記述が必要なパターンも!

このように退職誓約書のポイントに対して少し紹介しましたが、定型のように全く同じで使えるわけではないです。退職誓約書は様々なパターンが実在します。パターンで理解していては応用が効かなくなりますので、下記のような様々な角度から理解するようにして下さい。

  • 退職誓約書の本質
  • 就業規則
  • 社内規定
  • 雇用契約書

他の退職誓約書について書かれたサイトも見てみるのをおすすめします。当サイトで分からなかった部分や記述されていない部分が書かれていて理解が深まります。理解が深まれば後は、自分がどうすれば良いか見えてきます。単純に誓約書を準備しなければいけないのであれば準備できますし、準備しても意味が見いだせない時は上司に相談して下さい。

退職誓約書の雛形は?

雛形が無いとどう準備していいか分からない人もいます。内容によっては法的効力を持たなかったり、元従業員に義務を課す内容なのでトラブルにもなりやすい資料でもあるのです。色々と自由きままに準備可能な資料でもない為、細かな所に気を配る必要性が出てきます。

そのような資料の準備に自信がない・不安な人もいます。今、インターネット上で雛形が数多く点在しています。登録すれば無料でダウンロード可能なものもあるetc、安心して準備可能です。

ワードはもちろん、エクセル雛形も準備されているetcアレンジのしやすさも魅力です。退職誓約書を準備する際、雛形を上手に利用しながら準備してみてはいかがですか。このように、単純に退職誓約書を準備する際は上記のように雛形を利用した準備が効率的です。

複数のサイトから雛形をダウンロードすると理解の精度は高まります。なぜなら複数の様々な雛形を見ると、雛形に対して理解が深まるからです。理解が深まるというのは、雛形に記述されている項がなぜ、どんな意味合いで記述されているかを身に着けられる事を意味します。ただ見るだけでは理解不可ですが、1つ1つの項に対して疑問を持ってなぜ記述されているのかが分からなけらば調べるという行為をしなければなりません。

しっかりした調査で理解が深まりますので、自分で準備したい退職誓約書にどんな項が必要か分かりますので、後はレイアウトが見やすい雛形を利用して必要な項を当てはめていくだけになります。このように複数の雛形をダウンロードすると雛形の良いとこ取りが可能なので、非常に効率的ですし完成度の高い退職誓約書の準備が可能です。

【まとめ】退職誓約書は正確さ・慎重さにこだわる

退職誓約書はトラブルに発展しやすい資料のひとつです。法的効力に関する部分etc、気にしながら準備する能力が求められます。そのような際、雛形を使いながらの上手で手早い準備がポイントです。ぜひ、正しく合法的な退職誓約書を準備可能なように努力してみて下さい。