年が明けた後、会社の仲間や知人や友人、町内会、何らかのコミュニティで新年会を開催する方もいます。幹事や担当者になった際、案内文を作成しなければなりません。新年会の開催における案内文の書き方と例文を解説します。会社の社内や町内会で役立つビジネスマナーですので、案内文を作る機会がある方は参考にしてみて下さい。
新年会の案内文を出す前に
案内文を出す前に、案内文や新年会の意味について考えていきます。
案内文とは
案内文とは、何かの物事を知らせたり招待したり、出欠を尋ねるといった目的で使用されている文書です。何を案内するかによってその文面が変わってくる事から、その部分をしっかりと理解していない状態では正しく新年会の挨拶状を作れません。
例えば、新年会の開催について、以下のようなポイントを理解しておく必要があります。
- 必ず参加する事が決まっているのか
- それとも出欠を尋ねるものなのか
仮に、本来は後者が目的の文書であったはずなのに、出席が強制されているような文書で書かれていると受け取った相手も不快な気持ちになってしまいます。案内文を作る上で、自分がどういった文書を作るのか理解した上で手掛ける事をおすすめします。
新年会とは
案内文を作る上で重要な事が、新年会の意味を理解している事です。そもそも新年会とは、基本的に年が明けてから、その年の一番始めに開催されます。
会社であれば、仕事始めに臨んで行われます。町内会やPTA、また何かのコミュニティであれば、その年で一番始めに顔を合わせて互いに新年の挨拶を行う事が目的とされている行事です。
新年会の案内文の注意点
案内文を出す上で注意したいポイントを紹介していきます。
案内文を出す時期
新年の案内文を出す上で注意したいのが、それを出す時期です。気心知れている仲間であれば当日に声をかければよいかもしれませんが、会社やコミュニティで新年会を開催する際、そういった適当なやり方では問題です。
その為、お店の予約やスケジュールの事も考えた上で、出来れば開催の一ヶ月前から3週間前、2週間前までには案内文を出しておきたいところです。
そのケースでは、1月の初頭に提出すればよいと考えてよいですが、「あけましておめでとうございます」、新年の挨拶をひとつ取り入れておく事を忘れないようにして下さい。
ネガティブな事は書かない
新年会の案内文を作る上で特に定められている規定はありませんが、出来れば縁起の悪い言葉は利用しない方がよいです。例えば、以下のような言い回しは避けた方が無難です。
- 人の死を連想させる
- 負ける
- 失う
- 業績が悪化してしまう
「来年こそは今年のような業績悪化の年にしないよう…」
上記は一見問題がなさそうな一文であっても、そういった言葉が含まれている事で縁起が悪いイメージを抱いてしまう方も少なくありません。案内文を作る際、必ず縁起のよい言葉使いで作成出来るように心がけて下さい。
挨拶文には時候の挨拶を入れよう
案内文を作る際、時候の挨拶を利用した上で挨拶文を作ると格式の高いものになります。また、日頃お世話になっている事に対する感謝の気持ちを取り入れつつ、主文に詳細を記載していきます。
基本的に新年会の案内文を出す時期は12月や1月になる事から、これらに該当した時候の挨拶を取り入れて下さい。
【例文】新年会の案内文
回覧 日付
新年会のご案内
拝啓
木枯らしが吹きすさぶころとなりましたが、皆様いかがお過ごしですか。平素はPTA活動にご協力を賜り、心より御礼申し上げます。
さて、令和□□年の□□学校PTAの新年会を下記のとおり開催致します。
日頃の疲れを癒し旧年中の功をねぎらうとともに、新しい年もより子どもたちが安全に学校生活を送れるよう、町民相互の親交を深める会にしたいと思っております。ご参加はPTA会員様のご家族でも可能でございますので、ふるってご参加のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
記
日時□□
場所□□ 地図
会費□□
連絡先 □□□□
恐れ入りますが、別紙に出欠をご記入の上ご回覧下さい。
以上
インフォメーションを必ず間違えない事
案内文を作る上で、基本的には上記のような流れで構成されていれば問題ありません。しかし、一方で注意したいのが開催に関するインフォメーション部分です。以下の情報を間違ってしまうと、開催当日になって大きなトラブルに発展してしまう為、注意が欠かせません。
- 日時
- 時間
- 場所
第三者にチェックしてもらう工夫し、正しく新年会の案内文を作成出来るように心がけて下さい。
新年会の案内文を正しく作って町内会や会社で新年を気持ち良くスタートしよう！
会社や町内会で新年会を開催するとなった際、案内文についてあまり難しく考えすぎない事が大切です。もちろん、開催に関する日時や場所といった連絡に誤りがあってはいけません。かといって、あまりにも堅苦しくビジネステイストが漂いすぎていると新年のお祝いムードが半減してしまいます。
新年を祝うといった思いを込めて、楽しい気分で新年会を開催出来るような案内文の作成を心がけて下さい。
