出張に行くと、「出張報告書」を必ず上司に提出します。上司がその人の評価を決める一つの材料ともなります。評価を上げるチャンスでもあるのです。書き方をシンプルに解説します。研修や学会の所感を述べる際にお役立て下さい。無料テンプレート利用も視野に入れると書き方が効率化出来ます。
出張報告書について
目的や基本的な構成について紹介します。
出張報告書とは？
帰宅後に作成しなければいけない資料の一つが出張報告書です。以下のような情報を書き込みます。
- 会議や商談の内容
- 成果
出張報告書の目的は？
出張をしても、何も得られてないとなると、企業の損失にもなりかねません。その為、以下のような出張の内容についてしっかりと把握しておく必要があります。
- 企業へどのような内容だったのか
- 成果はあったのか？
その他にも、出張した本人は、今後の展開や得たものを見つめなおす事が出来て、同行出来なかった社員たちへの情報共有の為にも役立ちます。
出張報告書の基本的な構成とは？
基本的な構成で一番大切なポイントは、以下の情報がきちんと書き込み出来ているかどうかです。
- いつ
- どこで
- 誰が
- 誰と
- 何をしたのか
この項目は最低限盛り込む必要があります。何をしたのかやどのような結果が残せたのかについては、客観的に説明します。最後に、出張した人が感じた今後の課題や評価すべき点を客観的に見た事実に基づいて所感を書き込んでおくと良いです。
出張報告書の書き方
書き方をマスターするにあたって、必要な項目やあると良い項目を紹介します。
必要な項目事項
下記6点は必ず書き込むようにして下さい。
- 出張者名（同行者がいるならその方の氏名も）
- 出張先（複数あるなら、用紙を分けるか一緒にまとめるか上司へチェック）
- 日程
- 目的
- 内容
- 成果
その他に、必須ではありませんが書き込んでおく事をおすすめしたい内容は以下の3点です。
- 所感（感想）
- 添付資料
- 経費
添付資料は無いのであれば不要項目になります。また経費に関わる資料も別で作成する為、必ず書き込まなければいけないという事はありません。
目的
なぜ行かなければいけなかったのか、その内容をシンプルに書き込んで下さい。
- 顧客訪問の為
- 顧客または新規の商談の為
- 研修の為
- 打ち合わせ
内容
何をしてきたのかを具体的に書き込んで下さい。長くなるのは良くないので、複数の内容があるならは箇条書きでシンプルを心がけて書き込むと見やすい文章になります。
成果について
得られた成果を具体的に書き込んで下さい。「だと思われる」「多分」といった曖昧な表現は避けるように気を付けて下さい。
所感
所感については、商談や訪問で感じた事を客観的に見てから書き込んで下さい。
出張報告書の書き方におけるポイント
書き方のポイントを紹介します。
作成前にまとめておく
出張報告書を効率よい書き方で仕上げたいなら、作成前に概要や行動を整理しておいて下さい。
成果をまとめておく
出張で得た成果があれば、それぞれまとめておいて下さい。成果は出張報告書の中でも一番上司が時間をかけて目を通す重要な項目です。同行出来なかった人でも理解出来るように分かりやすく書き込む必要があります。成果をすべてまとめて、重要な部分をシンプルに分かりやすく書き込むように心がけて下さい。
最後に見直しをする
初めに下記の3つのポイントを見直して下さい。
- 誤字脱字
- 内容抜けの有無
- 重複の有無
そして2回目のチェックで、読み手の事を考えながら読みやすいシンプルな報告書かどうかを見直して下さい。最低でも2回は見直す事をおすすめします。また、テンプレートの見栄えもチェックしておけば安心です。
出張中は都度メモをとる
出張報告書の所感に盛り込める事が都度生じる可能性があります。客観的な意見で改善に繋がる事象があれば、その都度メモを取るように心がけて下さい。
出張報告書における書き方の注意点
書き方の注意点について紹介します。
長々とした文章はNG
企業側は、出張の成果や課題を一番知りたがっています。書く側は、成果や所感を詳しく書かなければと、長々とした文章になってしまいがちです。しかし、詳しく書けば書くほど何を伝えたいのか、読み手には伝わりにくく読みにくい文章となってしまいます。
長々とした文章にならないように、まずは企業へ何を報告しなければいけないかを選定して、シンプルに書き込むように心がけて下さい。
所感≠個人の感想
所感には、個人の感想を書き込んではいけません。客観的に見て、今後の課題や評価すべきポイントを書き込むようにして下さい。
帰宅後速やかに作成や提出
出張報告書は、出張で得た成果や課題を企業へ報告する為の資料です。帰宅したら、すぐに作成を始めて完成後速やかな提出を心がけて下さい。
失敗やミスも必ず報告
事実を伝える為に、失敗やミスもあれば必ず報告書に書き込むようにして下さい。「企業からの評価が下がるかも」と心配になるのは分かります。しかし、隠していて知られてしまったり、その失敗やミスを隠していたのが原因で大きなトラブルとなってしまってからでは遅いです。
返って隠した行動によって更に評価がガクンと下がってしまうリスクを孕みます。企業への被害を最小限に抑える為にも、きちんと正直に書き込んでおいて下さい。
シンプルで見やすい書き方を心がけて！
出張報告書の基本的な構成は以下の通りです。
- いつ
- どこで
- 誰が
- 誰と
- 何をしたのか
これらをしっかり意識してシンプルに作成して下さい。また、作成時に注意しておく事は以下の4点です。
- 帰宅後すぐに作成や提出
- 長々とした文章はNG
- 所感は個人の感想ではない
- 失敗やミスも必ず書き込む
何より大切なのは、内容の読みやすさやシンプルさと提出の速さです。そして、企業で決められているテンプレートが用意されていないのであれば、無料でダウンロード出来るテンプレートサイトの利用をおすすめします。
