会社に勤めていると、新役員に任命されて就任したり、さまざまなシーンで役員の挨拶を任される事があります。そんなとき、どんな内容で挨拶を考えたらいいのか？失敗しない挨拶文を考えたいと、考える方は多いです。役員・新役員の挨拶文の文例をコツや注意点も交えて紹介します。総会では長くなりすぎないように簡単な一言で簡潔に済ませて下さい。
新役員の挨拶とは？
役新役員は、株主総会や取締役会で改選されるのですが、その場で簡単に挨拶をする事が一般的な流れとなっております。その場での挨拶も重要ですが、新役員の就任のお知らせに関する挨拶状を送付する事が、ビジネスマナーとされています。
新役員就任の挨拶状のマナー
新役員に就任した際には、挨拶状を送る事がマナーとなっていますが、その挨拶状を出す際にもマナーがあります。取引先への好感度を落とさないように、最低限のマナーを守らなければいけません。
挨拶状は必ず出す
挨拶状をメールや電話で済ませる事は、受け取る方によっては非常識と取られてしまう事もあります。日々の取引をメールや電話で行っている場合でも、新役員就任についてのお知らせは、必ず挨拶状を出しましょう。
新役員就任後1週間以内に届くように手配
新役員就任が決定してから、1週間以内に相手企業へ挨拶状が到着するように手配しましょう。挨拶状を送るまでに時間がかかり過ぎてしまうと、取引先から「重要な事をすぐに知らせてくれない会社」と、信用を失ってしまう事もあります。
挨拶状はすべての方に出す
挨拶状は、かかわりの深い方だけ、取引をしてくれている企業だけ、などと限定せず、これから取引が進むかもしれない方や会社と関りのある方すべての方に挨拶状を出すことがマナーとされています。
新役員の挨拶の注意点やコツ
新役員の挨拶の注意点やコツを紹介します。
長くならないように気を付ける
株主総会や取締役会は、挨拶だけではなく重要なお話がたくさんされる場でもあります。挨拶で時間を取ってしまわないように、大体2分、長くても3分までに収まるような簡単な挨拶にしましょう。
必ず自己紹介を
挨拶をする場には、あなたの事を知らないという方もいらっしゃいますので、挨拶の初めの方に、必ず簡単な自己紹介を一言入れるようにしましょう。
新役員の挨拶状の注意点やコツ
新役員就任の挨拶状について、注意点やコツを紹介します。
日付には就任日を記載
挨拶状に記す署名の日付には、必ず新役員就任日を記載して送付しましょう。また、署名に記す日付は年月のみでの記載となります。書類作成日につきましては、発送日ではなく書類作成日を年月日で記載しましょう。
書面はテンプレートを使用するのがおすすめ
独自性を出すために、正しい文面から大きく外れてしまうと、受け取る方によっては、非常識だなと思われてしまう事もあります。挨拶状に、何か特別な文面は必要ありません。無難に定型文を使用した方が良いです。書くのも簡単になるのでおすすめです。
正しい肩書を記載
挨拶状に記載する差出人には、正しい肩書を記載しなければいけません。
社長 ○○ ○○ ←×
代表取締役社長 ○○ ○○ ←〇
交代や退任の理由は書かなくても良い
後任や退任の理由は必須ではありません。理由を書きたくない場合は、無理に書かなくても大丈夫です。（マナー違反にはなりません。）
【文例】新役員の挨拶
新役員の挨拶は、以下のような構成になります。
- 自己紹介
- 今後の意気込み・抱負
- 今後のお願い
必ず上記のような構成にしなければいけないという事はありませんが、この流れで話すと、まとまった綺麗な文章にする事ができます。構成順に簡単な一言文例をご紹介いたします。
【一言文例】簡単な自己紹介
この度、○○会社の○○（役職名）に就任いたしました、○○と申します。
ただいまご紹介にあずかりました、○○と申します。このたび当社○○（役職名）に就任することとなりました。
簡単な自己紹介から始めましょう。
【一言文例】今後の意気込み・抱負
このような、大役を仰せつかるにはまことに微力ではございますが、先輩各位、ならびに社員の皆さまのご助言やご協力を仰ぎながら業務に邁進していく決意でございます。どうぞよろしくお願い申し上げます。
初めに、今後の意気込みについて簡潔に伝えましょう。
さて、○○（役員名）就任にあたって、今後の抱負を一言申し上げさせていただきたいと思います。
続いて、今後の抱負を簡潔に伝えましょう。文字数にすると、200文字前後を目安にすると良いでしょう。
【一言文例】今後のお願い
皆さまのあたたかいご理解・ご協力を、心からお願い申し上げまして、就任のごあいさつといたします。
今後は、ふたたび初心に戻り、皆さまと協力し合い、結果を残してまいりたいと思っております。今後とも、ご指導・ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げ、就任のご挨拶とさせていただきます。
最後に「本日はありがとうございました」などの、お礼の言葉を入れると尚良いでしょう。
【文例】新役員の挨拶状
新役員の挨拶状の定型文を紹介します。
謹啓 ○○の候 ますますご清栄のこととお喜び申し上げます
平素は特段のご芳情を賜り 厚くお礼申し上げます
さて 私議
この度 ○○を辞任し ○○に就任いたしました
社長在住中には公私ともに格別のご厚情を賜り 誠にありがとうございました
後任には ○○ ○○が就任いたしました
私同様 ご指導ご支援を賜りますようにお願い申し上げます
また 弊社は（他の連絡事項がある場合はその旨も記載しておきましょう。）
今後とも倍旧のお引き立てを賜りますようお願いいたします
まずは略儀ながら書中にて ご挨拶申し上げます
謹白
令和〇年 〇月
○○株式会社
○○（新役員）○○ ○○
また、役員が複数交代する場合は、自身の交代について記載した後「また役員が書き（左記など）の通り選任され 就任いたしましたので、併せてご高承のうえ、一層のご指導・ご支援を～」と続け、別紙または署名の下に以下のように、それぞれの役員名と氏名を記載していきましょう。
会社の新役員に就任したら挨拶状も挨拶も一言で簡単にわかりやすく進めよう！
会社にとって、新役員の選任は大きなイベントの一つです。会社に変更が出た場合は、日ごろお世話になっている方々へできるだけ早く報告する事がビジネスマナーとされています。就任を報告する際は、報告漏れがない様、総会での挨拶や挨拶状を通して正しい情報を伝えられるようにして下さい。
長く間延びしてしまうメッセージだと読んだり聞いている側も頭に入ってこないので一言で簡単に伝える工夫をしてみて下さい。
