旅行や講演会やセミナーなど、さまざまなイベントを開催する立場になる方も多いでしょう。このように様々なシチュエーションで参加申込書という書類は使われます。主催側となった場合、イベント出席者を募る為の申込書を作成する事があるかもしれません。
参加申込書は、基本的に出席の有無を促す文書ですが、細かなところまで記載しなければならず難しいという場合もあるでしょう。参加申込書とは、書き方、テンプレートなどをまとめています。ぜひ、参考にしてみて下さい。
参加申込書とは？
その名の通り何らかのイベントなどに出席するか否かを申し込む為の書類です。
- 講習会
- 研修会
- セミナー
さまざまな催しものがあるなから、そのような人たちの出席を促す為に、参加申込書の作成が求められる事があります。近年では、メール返信してもらえばそれを出席とする場合もあるようですが、一般的には未だに参加申込書を作成する事があります。
参加申込書の書き方
参加申込書を作成する時は、様々な事を考えて、色々な人に出席してもらえるようにしたりする事が重要です。自分の狙ってるターゲットに訴求出来るような参加申込書を作成出来るようになりましょう。
参加申込書の作成に迫られた際、どのような内容で文書を作成していけばよいか迷ってしまうと思いますので、参加申込書の書き方などを一般的な視点から確認していきたいと思います。
英語での書き方はテンプレートを参考にすると早い！
英語で参加申込書を作成しなければならない時もあります。その時は、インターネット上にある参加申込書のテンプレートを利用した方が良い場合もあるでしょう。インターネット上には、無料で色々なテンプレートがダウンロード出来るので、参加申込書のテンプレートをダウンロードしてみましょう。その項目に日本語を英語に変えれば、英語の参加申込書が出来上がります。
参加者の名前はふりがな欄を忘れずに！
また、セミナーなどを開催する際の参加申込書を作成する時などは、名前のふりがなを記入する項目を作った方が良いです。難しい漢字の名前の方がいたり読み方が難しい漢字の人もいるので、ふりがなを記入してもらって間違えないようにした方が良いです。
かわいいデザインも参加率UPに繋がる！
また地域の体験教室などの参加者を募る為の参加申込書は、イラストが入ったかわいい感じの参加申込書を作成した方が、興味を持ってくれる確率は高まるのではないでしょうか。
基本的な書き方
参加申込書は、その集めたい企画のジャンルによってもさまざまです。その為、一概にこれを記載すればよい…という事でもないので悩んでしまう事があります。
しかし、一般的な項目を埋める事が重要になってくる為、そのような意味からは基本的な書き方を覚えておけば参加申込書に応用する事が出来ると考えられます。
まず、参加申込書を作成する場合にしっておくべきはその項目です。参加申込書を作成する際には、どのような項目が必要なのか確認していきたいと思います。
テンプレートを使うと書きやすい
参加申込書の書き方が分からないという方は、インターネット上にある参加申込書のテンプレートや雛形（ひな形）、サンプルをいくつか見て、どのような項目があるか見てみると勉強になります。自分で作成しなければいけない参加申込書の参考にもなります。エクセル、ワードで作成されたテンプレートがあるので、自由にカスタマイズ出来ますので、便利です。
また、ＰＤＦで作成されたテンプレートもありますので、メールで送らなければならない時にとても便利です。この場合は、メールに参加申込書を添付して使います。
メールで参加申込書を作成する方法も！
メールに添付するのではなく、メールそのものに参加申込書を書いて作成するというのも１つです。そうすれば送られてきた相手も出席するかしないかにチェックするか、「出席します」と返信するだけになりますので、相手にも楽です。
参加申込書の項目は？
セミナーなどの参加申込書という事例で書き方をご紹介します。
イベント概要
参加申込書を作成する場合、重要になってくるのがどのようなセミナーなのか、どのようなイベントが開催されるのかという部分です。セミナー名や講演名などを記入しましょう。
開催目的や参加のメリット
どのような目的でセミナーを開催するのか、セミナーに出席したらどのようなメリットがあるのかを明記する必要があります。
開催日時や場所
開催日と開催地も忘れずに記載しましょう。
参加者の情報
出席者の名前を記載出来る欄を作成して下さい。注意すべきは、一枚で何人が出席出来るのかです。3名までが出席出来るのであれば三名分の項目、代表者だけであれば何名ほか出席なのか…というのが分かる欄を作成するところです。
出席者が会社の一員として出席するようなセミナーの場合、貴社名を記入する欄も作成します。
以下を記載出来る欄を作成しましょう。
- 電話番号
- Eメール
- 担当部署
- 役職
参加証を送るという事を簡単に伝えておく事で、相手がしっかりと記載してくれるので忘れないように作成して下さい。
次回の開催につながるような案内の送付やイベントのアンケートをとる際にも役立ちます。
細かな部分はそれぞれのイベント内容によって変わってきますが、取引先などが関連するのであれば上記のような細かい部分も記載すると良いかもしれません。
【補足】延長保育の参加申込書は書き方が若干異なる事も！
上記は、ベーシックな参加申込書の書き方を記載しました。
お子さんをお持ちの方などは、延長保育の参加申込書を作成しなければならない時が出てきます。保育園にそのテンプレート用紙があれば問題ないですが、無い場合は作成しなければいけません。
このような場合で参加申込書を作成した事がない保育士の方は、テンプレートを利用する事が、時短にもなりますし、色々なテンプレートを見る事でどのような項目が必要なのか理解出来る事が出来ます。
参加申込書の注意点
参加申込書を作成する際の注意点を解説します。
イベント内容の記載を忘れずに！
相手方の情報を知れる欄だけではなく、開催事項などもしっかりと記載する事です。
返信方法も忘れずに！
また、メールか郵送、ファックスなのかその返信方法も細かくしっかりと記載するのが丁寧でしょう。
どのようにすればよいか分からないと、郵送などで間に合わないという事が発生し得ます。
返信期限も忘れずに！
さらに、参加申込書の返信期限をしっかりと記載する必要性もあります。場合によっては、参加申込書をギリギリまで提出しないという方もいらっしゃるので、期限をしっかりと大きく分かるように作成してあげると集計が簡単になります。
申込の期限をある程度余裕を持つのかしっかり線引きをするかは開催するものによって変わってきます。セミナーでも２０名しか入れない部屋を借りた場合は、20名の先着になってしまいますし、出席者が少ない場合は、１日くらい参加申込書を送るのが遅くても受け付けても良いのではという考えもあります。
そのような色々な事を想定して実際に開催する日時と参加申込書の締め切り期限はある程度の余裕を持って、決めた方が良いでしょう。また、人気だから早めに締め切ってしまうというアナウンスを盛り込んで、早めに出席者を募るような形も試してみるのも良いのではないでしょうか。
問い合わせ先も書く！
また、問合せ先や「申込先着順で、定員に達し次第締め切らせて頂きます。」などの項目などもしっかりと記載して下さい。下部には、問合せ先と担当者の名前などをしっかりと記載しておくと、相手側にも親切でしょう。
返信しやすい内容を心がける！
参加申込書は、それぞれの内容によって変わってきます。例文などを参考にしながら、相手側が返信しやすくなるような内容で作成してあげる事が重要になってくるのではないでしょうか。
FAXの場合はFAX番号を忘れずに！
前述で記載した参加申込書をFAXで受け付ける場合は、大きく分かるようにFAX番号を記載してこの番号に送るように促さなければいけません。
参加申込書のテンプレート
参加申込書を作成する際、会社にテンプレートがあればよいのですが何も無いというケースもあるでしょう。エクセルやワードで自作する方法もありますが間に合わなかったり、間違いが多く修正に時間がかかってしまったりと、非効率的な部分もあります。
参加申込書を作成する際は、インターネット上に存在している参加申込書のエクセルテンプレートを利用するという手段もあります。参加申込書のテンプレートを使用する事で、面倒な手間が省けますし自社のイベントに沿ってアレンジをする事も可能です。
難しく考えずに、参加申込書のエクセルテンプレートを使用するというやり方も考えておくとよいでしょう。
このように、サイトで何パターンかダウンロードして見て理解を深める事をオススメします。ノープランで作成するより、色々なひな形を見て、自分が作成しなければならない参加申込書に落とし込むと良い文書を作成出来るでしょう。参加申込書の例文や書き方やマナー＆無料テンプレートよりダウンロードする事も可能ですので、ご利用ください。デザインは続々と追加中です。
中には、自分が作成しなければならない参加申込書に近いテンプレートがあったりした場合は、それを元に必要な項目を追加したり、レイアウトを変えてみたりして書きやすく、分かりやすい参加申込書を作成出来る可能性もあります。
参加申込書は分かりやすくや返信しやすい書き方で！
参加申込書は、相手に出来るだけ分かりやすく作成する事が求められます。問合せが多くきてしまうようなものではなく、相手方がスムーズに返信出来るような内容で作成出来るように工夫出来るようにしましょう。
また、「出席したいな」という意欲が湧くような書き方でイベントの紹介文を作る心がけも欠かせません。
上記のように申込みの期日や開催の日時など、出席するメリットをしっかり記載しなければならないでしょう。
