事業の内容によっては、取引先や顧客、また社内の人間から質問メールが多く届くような方もいます。質問の回答をメール返信する場合のシチュエーションや書き方、例文を説明していきます。箇条書きなどの工夫をすればビジネスで高評価を得られるのでマスターしてください。
質問の回答メールの注意点
質問の回答メールを出す際の注意点について説明します。
【返信の注意点①】回答は早ければ早いほどよい
質問の回答をメールでする際、出来るだけスピーディーに対応出来る事が重要になります。例えば、何らかの商品のカスタマーサービスを展開している企業であれば、「24時間以内に返信します」といった文言などを取り入れるかもしれません。
土日祝は返信出来ない事がほとんどですが、営業日に質問メールが届いた場合、出来るだけ早く対応するのがビジネスマナーといえます。
仮に、内容が複雑ですぐに回答出来ないといった質問がやってくる事もあります。その際には、「質問を確かに承りました。内容を確認し、数日中には必ずご回答いたします」といった形で、時間がかかる事をあえて伝えておいて下さい。
【返信の注意点②】わかりやすく回答
質問の回答メールを作成する上で注意したいのが、下記の2点です。
- 相手の質問の答えになっているのか
- わかりやすく記載されているか
質問の内容は差出人によって違ってきますが、どんな方であってもわかりやすい回答を望んでいます。そのため、回りくどい言い回しであったり、難読漢字を使用したり、改行などをしていない文章にしたり、相手に回答が伝わらないような作成方法は避ける事が大切です。
仮に無理難題を押し付けられた場合、「その件については検討する事が困難でございます。お許しくださいませ。」といった形で、すっぱりと断りの回答メールを送る事が必要です。質問の回答メールを作成する場合、相手とのメールのやり取りが少なければ少ないほど理想的です。
質問の回答メールの例文
質問の回答メールの例文を簡単に説明します。あくまで一例なので、ご自身のシチュエーションに沿った内容で作成出来るように心がけて下さい。
例文
件名:お問合せいただきました●●の件につきまして
●●様 弊社製品へのお問合せの件でご連絡させていただきました。
株式会社●● ●●担当 ●●と申します。
この度は弊社商品にご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございます。
質問について下記でご回答させていただきます。
>●●店では●●の取扱を終了したのでしょうか？いつも利用していたので、残念で仕方がありません。
●●店のご利用、誠にありがとうございます。
こちらの店舗につきましては、先月よりお取り扱いを終了しております。
ご案内が行き届いておらず、大変申し訳ございません。
都内店舗であれば、●●店と●●店、●●店でお取り扱いがございます。
その他、オンラインショップでも購入いただけますのでご検討いただけますと幸いです。
他にもご不明な点がございましたら、いつでもお問合せください。
今後とも、弊社店舗をよろしくお願いいたします。
署名
質問の回答メールの書き方のコツ
質問の回答メールの書き方のコツについて説明します。ぜひ、質問の回答メールの書き方のコツを押さえた上で書いて下さい。
【書き方コツ①】件名でわかるように
質問メールを作成した側は、どのようなタイミングでメールが戻ってくるか把握していません。仮に、問合せフォームから質問メールを送ってきている顧客だった場合、件名がわかりにくいと迷惑メールだと思われ確認しないままになってしまいます。
上記の例文で説明したように、問合せメールの質問の回答メールは、「件名:お問合せいただきました●●の件につきまして」といった文面で送るのが好ましいといえます。また、個人宛に問合せが来た場合、Reといった形で返信してもよいです。
【書き方コツ②】相手の質問を引用
質問の内容によっては、そのまま本文に回答だけを作成するパターンもあります。しかし、質問の内容が複雑であったり、相手側のメールがややわかりにくく、どこが質問なのかわからない場合、全体的な雰囲気で回答するとトラブルになる事があります。
そのため、上記の例文のように「>」を用いて相手の質問文を引用し、そこから質問の回答を記載するとわかりやすいです。
また、仮に相手の質問について回答を複数個用意出来る場合、箇条書きで番号を振った上で回答するとよりわかりやすくなります。
【書き方コツ③】感謝の気持ちを伝える
質問の回答メールを作成する上で、回答だけを伝えると冷たい印象を与えてしまいます。出来れば感謝の気持ちを伝える文章を一文記載して下さい。それだけでも、相手の気持ちが落ち着くためです。
- いつもご利用ありがとうございます
- ご質問ありがとうございました
質問の回答をメール返信するシーンではシンプルかつ簡潔を心がけて分かりやすいビジネスメールにしよう
ビジネスシーンにおける質問の回答をメールは、相手が求めている事をシンプルに回答する事が大切です。タイミングや感謝の気持ちもしっかりと伝え、相手が納得出来る質問の回答をメールを返信するように心がけて下さい。
箇条書き等をはじめとする分かりやすいシンプルな書き方や感謝の気持ちも忘れずに。
