ビジネスシーンでは、会社の都合で取引先との取引を続けて行けなくなる事は良くあります。今までのお礼を述べるメールや電話はスマートな会社経営や仕事を進めるにあたって不可欠です。ですが、解約とお礼の連絡の書き方が分からず気が重いという方も多いです。
文例を交えて説明するので先方へ失礼な印象を与えずに解約とお礼を述べて下さい。件名はわかりやすくを心がけ、電話もケースバイケースで入れるとより好印象です。
取引先へ解約を述べるお礼メールの注意ポイント
取引先へ解約を述べる為に作る、お礼メールの注意ポイントは以下のとおりです。
- 先方への配慮をする
- 感謝の想いを述べる
- 曖昧な言い回しのチョイスはしない
- 全てを述べる必要はない
- 対面・電話などで述べる
それぞれ1つずつ、具体的に説明していくので、見ていきます♪
〖取引先へ解約を述べるお礼メール：注意ポイント１〗先方への配慮を
解約などは、取引先へ不利益を与える可能性もある、とてもデリケートな事。マイナスな事ではありますが、出来るかぎり先方に不快な思いをさせないよう注意が必要です。解約を述べる際には、出来るだけスケジュールに余裕を持って、突然報告する事は失礼なので避けて下さい。また、中止や解除、停止など、ネガティブなワードは言い回しに配慮する為に言い換える事も大切です。
〖取引先へ解約を述べるお礼メール：注意ポイント２〗感謝の想いを述べる
解約を述べるときは、必ず今までお世話になった事に対して、お礼の言葉を記載するようにして下さい。感謝の想いを述べる部分に、今までの具体的なエピソードなどを交えると、マイナスな印象を和らげる事が出来ます。
今回解約をしたとしても、将来的にまた一緒にお仕事をする事になる可能性は十分にあります。その時の為にも、ポジティブな印象のままで終わらせられるように意識して下さい。
〖取引先へ解約を述べるお礼メール：注意ポイント３〗曖昧な言い回しのチョイスはしない
先方を不快にしてしまわないよう、言い回しを考えすぎてしまうと、曖昧な言い方になる事があります。解約という事実は明確に示す必要があるので、はっきりと述べるように心がけて下さい。また、今後の予定が決まっていないのに社交辞令として、再度取引の可能性があるような事を述べるのも避けて下さい。
〖取引先へ解約を述べるお礼メール：注意ポイント４〗全てを述べる必要はない
先方へ感謝の気持を述べる為にも、ある程度の事情は伝えなければいけません。しかし、解約の理由などは、全てを述べる必要はありません。例えば「他で単価が低い企業が見つかった」「物の質が良くなかった」などと、正直に述べると、関係性が悪化するおそれもあります。
- 諸般の事情により
- 予算の都合上
- 全体の見直しにより
など、角がたたないような理由を述べるのがベストです♪
〖取引先へ解約を述べるお礼メール：注意ポイント５〗対面・電話などで述べる
深い関わりがある取引先や、長期に渡る契約をしていたなど、取引先との関係性によっては、対面や電話で解約を伝えたほうがいい場合もあります。メールで解約を先に述べて、後で挨拶や説明に伺うなどの対応も、誠意が伝わって今後も良い関係性を続けて行けます。
取引先へ送る解約を述べるお礼メールの文例
それでは早速、解約を述べるお礼メールの文例を紹介していきます。
件名：今後のお取引に関して
株式会社●●
●●部
●●様
いつもお世話になっております。
株式会社●●●●の●●です。
さて、今まで貴社と長きにわたるお取引をさせて頂いておりましたが、誠に勝手ながら、弊社の力不足により今後のお取引を続けていく事が難しいという考えに至りました。
契約期間途中ではございますが、契約解除をお願いしたく連絡した次第です。
諸般の事情をご賢察くだされば、幸いでございます。
また、解約にあたって必要な書類等ございましたら、大変お手数をおかけ致しますがご送付のほどお願い申し上げます。
今後、またの機会がございましたら何卒よろしくお願い申し上げます。
貴社益々のご発展をお祈り申し上げます。
～署名～
件名：今後のお取引につきまして
株式会社●●
●●部
●●様
いつもお世話になっております。
株式会社●●●●の●●です。
来月（令和●年●月）の契約更新につきまして、ご連絡致しました。
●●の見直しに伴い、社内で検討を重ねて参りました結果、次回の契約更新をお見送りさせて頂く結論に至りました。
たいへん不本意ではございますが、ご理解頂けますと幸いにございます。
無理なお願いが会ったにも関わらず、いつも誠実にご対応頂き心から感謝しております。
長年にわたり、ご尽力を賜りまして、誠にありがとうございました。
貴社益々のご発展をお祈り申し上げます。
～署名～
件名：解約のお願い
株式会社●●
●●部
●●様
いつもお世話になっております。
株式会社●●●●の●●です。
表題の件、弊社の業務内容改善の点から、～～の契約を解除したくご連絡致しました。
誠に勝手ではございますが、次回の更新はお見送りさせて頂きたく存じます。
諸般の事情をご賢察くだされば、幸いです。
つきましては、解約にあたり必要な書類・手続き等ございましたら、●●宛までご連絡をお願い出来ますでしょうか。
今後またの機会がございましたら、その際はよろしくお願い申し上げます。
貴社のより一層のご発展を快しお祈り致します。
～署名～
取引先へ解約のお礼メールを送る際の注意ポイント
解約のお礼メールを送る際の注意ポイントについて、説明していきます。
〖取引先へ解約のお礼メールを送る際の注意ポイント１〗取り急ぎという言葉は使わない
メールの最後に「取り急ぎ、お礼（報告）まで」と添える方もいらっしゃいますが、実はあまりいい表現ではありません。とくに解約のメールを送る際には「とりあえず急いで解約を述べる」という意味になるので、失礼にあたるので避けて下さい。
〖取引先へ解約のお礼メールを送る際の注意ポイント２〗定型文をそのまま使う
解約のお礼メールをネットからそのままコピーして使う事も、よくある事かと思います。通常であれば問題ないのですが、お礼や解約を述べるメールでは、そのまま使う事はおすすめ出来ません。具体的なエピソードを加えるなどして、定型文はあくまでも参考程度にしておいて下さい。
ビジネスにおける取引先へ解約を述べるお礼メールは丁寧に♪
取引先へ解約を述べる為のお礼メールについて説明しました。解約を述べるメールには、必ず今までの感謝の想いを述べるような文章を作って下さい。また、具体的なエピソードを入れる事によって、より気持ちが伝わりやすくなります。定型文はそのまま使用せず、参考程度にしておいて下さい。
契約やサービスが終わるので解約は伝え辛いものではありますが、終わりよければすべてよしですので雑にせずにメールは丁寧に、できれば電話でもお礼を述べるのがマナーあるビジネスマンの立ち振る舞いとなります。
