ビジネスシーンで取引先からお土産やお菓子など、贈り物を頂く機会は多いです。そんな時、直接お礼のメッセージは伝えたものの、お礼メールを送った方が良いのかな？と悩む方もいらっしゃるかと思います。また、贈り物を頂いた後にどうするべきかわからない方も多いです。
取引先に贈り物を頂いた際のお礼メールについて、基礎的なマナーや文例を解説します。分かりやすい件名で書いてスマートにお礼の心を伝えて下さい。
取引先へお礼が遅れた場合の対処法
何か事情があり、贈り物に対してのお礼が遅れる事もあるかと思います。そんな時は、必ずメールの文面でお詫びの気持ちをはっきりと述べるようにして下さい。メッセージを述べるまでに要する期間について、明確なマナーは無いのですが、出来るだけ早いに越した事はありません。
出来るだけ贈り物を受け取った当日～翌日中にメールを送信するようにし、それ以降になる場合は遅れた事に対して謝罪のメッセージを一言添えるようにして下さい。
取引先に贈り物を頂いた際のマナー
取引先に贈り物を頂いた際の、基礎的なマナーは「出来るだけ早くお礼状・お礼メールを出す」事です。出来ればダイレクトに述べるのが良いですが、遠方などすぐに行けない事情もあるかと思います。メールであれば3日以内、電話であれば当日中にかけるのがベストです。
贈り物が郵送で届いた場合は「はっきりと受け取りました」と、受け取った事をメッセージを添えて相手を安心させてあげて下さい。
取引先に贈り物のお礼メールを送信する際の構成
取引先に贈り物のお礼メールを送信する際の構成は下記のとおりです。
| 件名 | 件名は簡潔にひと目見て内容が分かるような言葉選びを （文例）●●についてのお礼 |
|---|---|
| 挨拶 | 挨拶は自分の会社名・部署名・名前を伝えて「いつもお世話になっております」とメッセージを添える |
| 謝意 | 早速、贈り物に対して謝意を伝えて下さい |
| 贈り物の感想 | 贈り物に対しての感想を一言添える |
| お返し（返礼品）がある場合 | 返礼品を贈る場合は、その旨を記載しておく |
| 結びの挨拶 | 相手を気遣うような一言を添える |
メッセージが長くなりすぎると相手に負担をかけたり気を使わせてしまう為、簡潔な内容にする事をおすすめします。メールには定番のフレーズでOKなので、必ず謝意を添えて下さい。
取引先に送信するお礼メールの工夫
取引先に、贈り物のお礼を述べるメールの工夫は下記のとおりです。
- 定型文はそのまま使わない
- 他の用件がある場合は別途送信する
上記2つに関して、詳しく解説していきます。
（お礼の工夫①）定型文はそのまま使わない
サイトを調べると、様々なお礼メールの文例が掲載されています。参考にする事はもちろん問題ないのですが、そのままの文を貼り付けただけで送信するのは良くありません。定型文をそのまま使うのではなく、定型文にプラスして、具体的な一言を付け加えると心がこもったお礼メールになります。
例えば
- 今の時期にぴったりな…
- 食感がふわふわしていて好評でした
- ここのクッキー、ずっと気になっていて…
- とても書きやすいボールペンで、仕事がはかどります
など、贈り物の感想を入れるのもいいですよ。
（お礼の工夫②）他の用件がある場合は別途送信する
基礎的にメールは、1通に対して1件のメッセージが好ましいです。お礼メールとともに他の用件を送ってしまうと、内容を見過ごされる可能性があります。別途用件は別で送信するようにして下さい。
取引先へ送信する贈り物のお礼メールの文例
取引先へ送信する、贈り物のお礼メールの文例を紹介します。
- ●●についてのお礼
- ●●へのお礼
- ●●株式会社の●●でございます。（です。）
- 本日●●が事務所に届きました。お心遣い頂きありがとうございます。
- この度は●●を頂き、誠にありがとうございます。名産地ならではの格別の品に感激しております。
- この度は素敵な●●を頂き、ありがとうございます。毎日使うものなので、大変助かります。
- 社員一同で、堪能させて頂きました。
- 貴重なお品を頂き、ありがたい限りでございます。
- 大切に使わせて頂きます。
- ●●として、使わせて頂きました。
- 本日、心ばかりの御礼の品として、～～を送らせて頂きました。どうかご笑納下さい。
- これから朝夕冷えてまいります。みなさまご自愛下さいませ。
- 略儀ながら、まずは御礼申し上げます。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
- 今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
件名：●●についてのお礼
●●株式会社
●●部 ●●様
いつもお世話になっております。
株式会社●●の●●でございます。
この度は●●の●●を頂き、誠にありがとうございます。
社員一同、無類の甘い物好きで、とても喜んでおりました。
●●様にはいつもお世話になっているうえに、このようなお心遣いを頂き、誠に感謝申し上げます。
なお、本日心ばかりの御礼の品として、～～を送らせて頂きました。どうかご笑納下さい。
まだ寒い日が続くようです。くれぐれもご自愛下さい。
今後ともお引き立てのほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
～署名～
件名：●●へのお礼
●●株式会社
●●部 ●●様
いつもお世話になっております。
株式会社●●の●●です。
この度は、お心のこもった●●の品を頂戴し、心より御礼申し上げます。
いつもながらのご厚意に深く感謝しております。
お送り頂いた●●は、早速社員一同で美味しく頂きました。
メールにて大変恐縮ですが、取り急ぎ御礼を申し上げます。
引き続き、ご指導のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
～署名～
ビジネスの取引先にお菓子や贈り物を頂いた際のお礼メールのメッセージは心を込めて早急に！
取引先から贈り物を頂いた際のお礼メールについて解説しました。贈り物を頂いた場合、受け取った当日から遅くても翌日にはメールを送付して下さい。事情があってメールが遅れる場合でも、出来るだけ早く送信するようにして下さい。
メールの内容は温かい心に加えて、贈り物の感想を添えるとより心がこもったより良いメッセージになります。丁寧なメッセージになるよう心がけながらメールを作成して下さい。
