ビジネスにおける現場では毎日様々なメールのやり取りがおこなわれています。ビジネスメールには様々なルールもある為、難しいと感じる方も多いようです。その中でも【丁寧なお断りメール】について、断りのメールの断り方がわからない、どうすれば失礼のないような内容になるのか、などとお悩みの方も多いのではないでしょうか。
今後の付き合いの事も考えると、先方を不快にしない上手な断り方をしなければいけません。ビジネスにおける現場での丁寧なお断りメールについて、文例や留意点を解説します。電話でもメールでも当たり障りのない断り方の文章でビジネスを円滑に進めると仕事もやりやすいです。社内に限らず社外でも必須なスキルです。
丁寧なお断りメールとは？
丁寧なお断りメールとは、文字の通りお断りをするメールの事を言います。ビジネスにおける現場では、先方が要求している事に答える事が出来ない事もあります。そんなときには、明確に【お断り】をしなければいけません。会社にとって大事な人に対してお断りを加えるのは、気が利ではないかもしれませんが、仕事をスムーズに進める為には時には必要な事なのです。
ビジネスにおける現場での丁寧なお断りメールの留意点
丁寧なお断りメールの留意点は下記のとおりです。
断りメールだと明確に
お断りのメールをするときは、メールを受け取った人が断りのメールだという事が明確に分かるようにする必要があります。つまり、曖昧なニュアンスは使わないという事です。【検討します】【状況次第です】などという曖昧なニュアンスはNGです。【検討しましたがご希望に沿う事が出来ませんでした】など【断られた】という事が明確に分かるようにして下さい。
緩衝材になる文章を加える
【ごめんなさい】と一言で済ませたり【検討しましたが、お断りします】のように断る際に角のたった文章だと、信頼関係を失いかねません。丁寧なお断りメールを加える場合は、柔らかいイメージを与えるように緩衝材になる文章を使うようにする事をおすすめします。
緩衝材になる文章とは？
緩衝材になる文章とは、キツイイメージや不快感を与える恐れがある文章を柔らかく伝える為に付け加える文章の事を言います。
丁寧なお断りメールで役に立つ緩衝材になる文章は主に下記のとおりです。
- あいにくですが
- せっかくですが
- ご移行に添えず
- 心苦しいのですが
- 申し訳御座いませんが
- 誠に申し上げにくいのですが
- 残念ですが
- ご期待に添えずに申し訳ありませんが
例えば、訪問予定を断る際に【その日は会議があるので無理です】とするよりも【あいにくですが、その日は会議の予定が入っており１日席を外しております。】と、緩衝材になる文章を加えるほうが柔らかくなりますよね。このように、丁寧なお断りメールのイメージを柔らかくしたい場合に役に立つ文章です。
一言気遣いの文章を加える
先方と今後も良好な関係を築きたい場合【今後のご活躍をお祈り申し上げます】【大変ありがたいお申し出ですが…】など、先方を気遣う文章や感謝の文章を一言加えるといいですよ。たとえ、今後お付き合いする予定が無い先方だとしても【もしかすると】の事を考えて、先方への気遣いをしながら断りメールを加えるようにして下さいね。
出来れば提案する
【提案してもらっている日にちはNGだが、◯日だったらOK】【これは手伝えないけど、これなら手伝える】【この金額は無理で、この金額が限界】というように、提案出来る事があれば提案するようにするといいですよ。
丁寧なお断りメールの書き方
丁寧なお断りメールは下記のような構成が基本的です。
- 件名
- 宛名
- 挨拶文
- お礼
- 意思表示
- 理由
- フォロー
- 結びの文章
- 署名
件名と宛名
ビジネスメールでは件名を加えるのが基本的なマナーとされています。件名は何の件についてのメールかが分かるように付けるようにして下さい。また、本文に入る前に宛名を書くようにして下さい。宛名は部署名や役職などがある場合は正式名称で書くようにして下さい。
例えば株式会社を㈱とするのはNGです。
挨拶文
挨拶文は【いつも大変お世話になっております。株式会社◆◆ ◆◆部 ◆◆です】のように添えて下さい。会社で統一されている挨拶文がある場合は、そちらを使用するようにして下さい。
お礼
まずは、提案などをして頂いた事に対して感謝の気持を伝えます。例えば【この度は、貴社◆◆システムに関してのご提案を頂き、誠に有難う御座います】など一言お礼を添えて下さい。
意思表示
意思表示には、お断りをする旨を加えるようにして下さい。例えば【社内で慎重に検討を重ねました結果、大変恐縮では御座いますが、今回のご提案は見送らせて頂きます】とすると丁寧ですよ。
理由
断りの内容を書いたら、次に断りの理由を書きましょう。例えば【貴社の◆◆はとても魅力でした。しかし、どうしても購入費用の折り合いがつかないという判断に至りました】と、まずは先方の提案について褒める一言を入れてから理由を伝えるようにして下さい。
フォロー
【誠に残念ではありますが、またの機会に…】というようなフォローを添えて下さい。【ごめんなさい。無理です。では。】としてしまうとイメージもよくありません。【またの機会に】は丁寧なお断りメールで役に立つ文章の中でもかなり役に立つ文章なので覚えておきましょう。
結びと署名
最後に【末筆では御座いますが、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます】というように結びの文章を添えて下さい。また、メールでは文章の最後に署名を付ける事がマナーとされていますので氏名・会社名・会社の住所・電話番号などの署名を加えるようにして下さい。
丁寧なお断りメールの文例
丁寧なお断りメールの文例は下記のとおりです。
件名：◆◆のご提案につきまして
◆◆株式会社
◆◆部 ◆◆様
いつも大変お世話になっております。
株式会社◯の◆◆です。
ご連絡頂きまして有難う御座います。
この度ご提案頂いた◆◆につきまして、大変恐縮では御座いますが今回は見送りさせて頂きます。
また、機会が御座いましたらぜひお願い出来ればと思っております。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
～署名～
件名：◆◆のお見積りについて
株式会社◆◆
◆◆課 ◆◆様
いつも大変お世話になっております。
株式会社◆◆の◆◆です。
昨日は◆◆のお見積りを送付頂き有難う御座います。
社内で慎重に検討を重ねましたが、◆◆で（理由）不本意ながら今回は購入を見送らせて頂く事になりました。
お手数をおかけしたのにも関わらず誠に申し訳ありません。
またの機会が御座いましたら、ぜひよろしくお願い致します。
末筆では御座いますが、皆様のご健勝・ご多幸を心よりお祈り申し上げます。
～署名～
丁寧なお断りをしよう！電話でもメールでも当たり障りのない断り方の文章でビジネスをスムーズに！社内だけでなく社外でも気を付けよう！
ビジネスにおける現場で何かを断る際は、好イメージな断り方が出来るかどうかが、あなたやあなたが務めている会社の今後のイメージを左右します。断りメールの基本である【緩衝材になる文章】を使って、柔らかいニュアンスになるように文章を作りましょう。また先方をフォローする言葉も忘れないようにして下さい。
社外には気遣いを慎重にしますが当たり障りのない断り方は社内でも気を付けるに越した事はありません。電話だけでなくメールにおいても角が立たない言い回しでやんわり断るスキルを身に着けておくと安心です。
