書き方・例文

受領書とは?書き方・使い方をわかりやすく解説!発行義務のある書類?物品のやり取り時に!テンプレート有



受領書とは?書き方・使い方をわかりやすく解説!発行義務のある書類?物品のやり取り時に!テンプレート有

受領書とは具体的にどのような資料なのか、発行義務はあるのか、書き方・使い方をわかりやすく解説します。物品のやり取り時に役立つ知識が身に付きます。テンプレートもあるので用途に応じてご活用下さい。会社によっては頻繁に使うテンプレートになり得ます。

受領書とは?

商品や金銭を受け取った際に、受け取った人に「確かに受け取りました」という証明の為に発行、サインをしてもらう資料です。

トラブル回避の為にも必要です。

ビジネスで使用されるシーンでも、個人(宅配etc)で使用されるケースでも、商品や金銭を受け取った際に受領書を発行・サインする必要があります。

受領書を発行せずに商品や金銭を受け渡したら、後に受け取った・受け取っていないetcのトラブルに発展した際に証拠として提示する物がなく、受け渡し側の損失となってしまう可能性もあります。

受領書は法的に作成義務がある?

発行は義務ではありませんが、上記でご紹介した通りトラブルが起きて法的処置になった際、受領書の有無は重要な証拠品となります。

信頼や安心を得る為にも発行しておきましょう。

受領書の作成タイミング

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受領書は商品を納品した後に発行すべき資料です。

商品の納品までに様々な資料作成・チェックを行います。

1.見積書

商品の取引開始前に商品の見積もりを提示します。

2.発注書

見積もりの内容に承諾が下りたら、発注書を作ります。

3.納品書

商品の発送日etcが決定したら商品を発送します。

その際に確かに納品しましたと証明してもらう為に、納品書にサインをもらいます。

4.受領書

ここで、受領書が発行されます。

商品を確かに受け取りましたという証明の為に発行します。

5.検収書

検収書は受領書を検収書と定める企業もあります。

その際は、表題に受領書兼検収書と記載します。

検収書は、納品された商品の数・種類・内容を点検して問題なく受け取り、後にクレームは一切主張しませんと商品納品企業へ伝える為に作ります。

6.請求書

商品を無事お届け出来たら、請求書を発行します。

このように真ん中のタイミングで発行される受領書ですが、後のトラブルを避けるだけではなく、きちんと納品出来ているかを資料でチェックをして後に作る請求書の提示までスムーズに業務が行えるような役割もあります。

受領書の必須項目におけるテンプレート例

①受領書

②〇年〇月〇日

③○○○〇株式会社
○○部○○課
○○ ○○様

④○○○○株式会社
〒住所
○○課
○○ ○○


商品名 個数 料金 ※チェック欄
○○ ○○ ○○円 ✓
○○ ○○ ○○円 ✓
○○ ○○ ○○円 ✓

⑥  小計¥
消費税額¥
合計金額¥

⑦上記の通り、受領いたしました。

⑧      年    月   日

⑨ 担当

①受領書

何の資料かが一目みて分かる様に大きく「受領書」と記します。

②発行日の日付

受領書発行日の日付を記します。

③品物を渡す会社名

品物を渡す相手先の住所や氏名、役職がわかるなら役職の記入をします。

④品物を渡す側の会社名

品物をお客様へ渡す側の会社名や住所、氏名、役職があるなら役職を記載します。

⑤商品名・商品の個数・金額

商品名・個数・金額を書く必要があるなら金額を記載します。

そのほかにも会社の規定で、商品コードやその他備考欄etcを記載しないといけないなら記載しておきます。

※チェック欄を設けておく事で、納品時に荷物の再チェックにもなるので、作成をおすすめします。

⑥合計金額

金額を記載しているなら、合計金額を記載しておきます。

この時、税込み金額と税抜き金額を記載しておくとわかりやすくて良いです。

(送付する先が取引先なら、税抜きのみの記載、または、税込のみの記載にしてほしいと言われる事がありますので、あらかじめチェックしておいて下さい。)

⑦受領した旨を短文で

受領書の物品を確かに受け取ったという文章を短文になるように記して下さい。

⑧物品を受け取った日付

物品を受け取った当日の日付を記入します。

⑨担当者のサインまたは押印

受け取りをした事をより確実にする為に、当日荷下ろしや荷物チェックをした担当者のサインや押印をして下さい。

収入印紙

金銭の受け取りに関しては、印紙を貼る必要があります。

金額に対して適切な印紙を貼り、割印を必ずして下さい。

収入印紙の金額は下記を参考にして下さい。

  • 一万円未満・・・不要
  • 一万円以上/10万円以下・・・200円
  • 10万円超/50万円以下・・・400円
  • 50万超/100万円以下・・・1000円
  • 100万円超500万円以下・・・2000円
  • 500万円超1000万円以下・・・10000円

受領書の書き方における注意点

受領書の書き方において押さえておきたい注意点を見て行きます。

受領書の返送

受領書の返送は必須ではありません。

しかし、返送をお願いされていたり、会社の規定で返送が決められているなら返送を行います。

様や殿は二重線で消す

発行された受領書なので宛名の部分は、名前の後に殿が付いているのですが、必ず二重線で消して下さい。

会社名の後ろに「御中」と記載されているなら、御中も二重線で消しておきましょう。

御中に置き換える

返信用封筒が入っているなら、返信用封筒に【○○○○株式会社行】となっているので、「行」を二重線で消して、御中に置き換えましょう

FAXで返信を求められたケースでも同様です。

メールでの返信を求められたケース

受領書を受け取った旨をメールで良いので返信下さいとお願いされるケースがあります。

そのシチュエーションでは、「確かに受領書を受け取りました。」という内容で文章を作って送付します。

出来れば受領書に社印・担当者の印鑑を押してPDFにし、送付出来ると尚良いです。

保存期間は適切に

受領書に限らず会社で発行した資料や企業から発行された資料etc取引証拠となる資料は一定の期間保存しておく必要があります。

  • 平成13年3月31日以前から開始されている事業・・・5年間の保存
  • 平成13年3月31日以降から開始されている事業・・・7年間の保存

保管期限を過ぎた資料

資料を廃棄するなら、情報漏れを防ぐ為にもシュレッダーで細かくして廃棄、もしくは機密資料として業者に廃棄してもらうようにして下さい。

テンプレートダウンロードサイトで簡単作成!

受領書の作成が難しい、作成時間がない…と困っている人は無料でダウンロードが出来るテンプレートサイトでご自身の使いたいレイアウトを選んで簡単にダウンロード利用が可能なので視野に入れてみて下さい。

当サイトでも 無料ダウンロードが出来る受領書テンプレートを用意しています。

受領書はわかりやすく書こう!

「受け取った・受け取っていない」というトラブルは本当にストレスもかかりますし、面倒ですし、何より信頼関係崩壊という非常に大きなリスクを孕んでしまいます。

発行義務がある資料ではないものの、お互いの為にわかりやすく見やすい受領書の作成を心掛けて下さい。

安心した物品のやり取りを実現出来ます。