お子さまが受験を控えているなど、そういった際に入塾申込を行うでしょう。新しく学習塾を立ち上げたり、また既存の塾で働く事になった場合、入塾申込書をゼロから書類作成する事になるかもしれません。学習塾への入会契約書ともいえる入塾申込書の書類作成方法を解説します。テンプレートを導入する方法もアリです。
入塾申込書は必要か？
学習塾を経営していく上で、最も重要なのが塾生を多く確保する事です。その為、出来るだけ多くの入会者を獲得したいと誰もが考えています。
詳しくは後述しますが、入塾申込書は多種多様な項目を盛り込んだフォーマットで作成しなければならず、申込書を作成する側にとっても比較的手間がかかる事から作成自体に意味があるか疑問を感じている入会者の保護者が居てもおかしくありません。
まず、入塾申込書の重要性について考えていきます。
入塾申込書＝学習塾との契約書
入塾申込書には、入会者本人の情報を記載するといった意味もありますが、一方で契約書としても利用出来るといった側面があります。
例えば、学習塾によって以下のポイントが異なるケースも少なくありません。
- 授業のスタイル
- 料金設定
- 授業の進め方
- 補講の有無
- 生徒と講師の距離感
上記のような方針を理解した上で入会するといった契約を出来るわけです。
しっかりと塾の方針を理解してもらう上でも入塾申込書が必要なのです。
学習塾でのトラブル回避
入塾申込書を作成する事で、トラブルを回避する事に繋げられます。
入塾申込書は契約書と同様に使用する事が出来る為、何かトラブルが発生したとしても安心して対応出来ます。もちろん、誰がいつ入ったのかなど、塾生を管理する上でも入塾申込書は必須アイテムと考えられます。塾を運営していく為に、入塾申込書は重要な役割を担っている為、忘れないように作成しておきましょう。
入塾までの流れを理解しておく
入塾申込書を作成する際、入会までの流れをしっかりと理解しておく必要があります。入塾申込書を作成する上で覚えておきたい入会までの流れについて解説します。
入塾までの流れ
まず、入塾申込書は入会を希望する方が最初に記入する書類です。以下のようにどこで書類を入手できる状態にしておくかを定めておく必要があるでしょう。
- 公式ホームページから直接ダウンロード
- 塾の入口
- 担当者から受け取る
中には、入塾金免除を示す書類などが必要になる事もあるでしょう。具体的にどの書類が必要になるのかなど、詳しい説明が出来るように準備しておく必要があります。
支払い方法とその後を徹底！
入塾申込書を作成してもらって受理出来た場合、次に入金作業へと進みます。
入金方法は様々です。
- 初回の授業で手渡し
- 銀行振込
- 電子マネー決済
下記の情報を曖昧にするとトラブルに発展しやすい為、必ずこの部分は明確になるように対応しておくべきです。
- 入金のタイミング
- 時期
- 金額
次に、入塾申込書が届き、入会金などを支払い終わった後の流れをスムーズに進められるように手配しましょう。以下のような細かな部分をしっかりと理解しておく必要があります。
- 教材などの受取方法
- 初回授業の時間
- 準備するもの
入塾申込書は作ったら終わりではなく、入会するまでのひとつの通過点に過ぎません。こういった部分からも、入塾申込書を作成する前には必ず入会の流れについて理解しておくように心がけておきましょう。
入塾申込書の作り方や書き方は？
入塾申込書は、その塾に対応する形で作成されている必要があります。特に定められているテンプレートやフォーマットなどはなく、自由に作成する事が出来るでしょう。ただし、必要なものを作成しておかないとトラブルになったり、後で書き加える必要があるなど面倒な事になります。
入塾申込書のサンプルの作成方法について解説します。必要最低限、これだけを書類に記載しておけばよいとういった内容にしているので参考にしてみて下さい。
入塾申込書の作り方
タイトルと枠
まず、全ての項目が書きやすいように枠を作成していきましょう。最上部には、入塾申込書といったタイトルを作成しておく事で、どんな書類なのか理解出来ます。
基本情報
- 入塾年月日
- 紹介者
- 生徒氏名
- どこの学校
- 何年生
詳細情報
- 検定
- 保有資格
- 部活動
- 習い事
保護者の情報
入塾申込書には、実際に入会する本人だけでなく、必ず保護者の情報も記載するようにして下さい。
- 氏名
- 住所
- 連絡先
コースや注意事項を作成
あとは、コースや注意事項などを記載出来る項目を作成していきます。心得であったり、違反した場合の対処など、こういった部分も作成しても構いません。入塾申込書だからといって1枚で終了させる事なく、3枚程度に分けて作成していると読み手もわかりやすいですし、詰め込む必要がありません。
入会契約書とも言える入塾申込書の書類作成方法をマスターして学習塾を運営しよう！
入塾申込書を作成しない方にとって複雑な印象ですが、入塾申込書はとりわけ特別な文言などのいらない書類です。テンプレートなども活用しながら、正しい入塾申込書を作成出来るように努力してみましょう。
入会者が増えれば学習塾の運営も黒字で安定的に進める事が出来るので、入塾申込書の分かりやすい書き方を心がけた書類作成をして入会希望の方の手間を省く工夫をして下さい。
書き方に戸惑ってしまう場合は入塾申込書の無料テンプレートを活用する手段もおすすめです。
