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書き方・例文

内容証明における書き方のルールや注意点を説明!未払いや契約解除の伝達に!文字数制限は?郵便局でOK?



内容証明における書き方のルールや注意点を説明します。未払いや契約解除の伝達に役立ち、郵便局で手配が可能です。文字数をはじめとした書き方の詳細なルールがあります。『内容証明』という書類ですが、名前は聞いた事があるけど実際にどういった書類なのかは知らないという方は多いのではないですか?

内容証明はそう頻繁に作られる書類ではありませんし、一般の方の場合は目にする事も少ないです。内容証明とはどんな書類なのか、『出しておいて』と頼まれたけど出し方がわからない、自分で作りたいけど知識がないので不安などの悩みを持っている方も多いかと思います。

内容証明とは?

内容証明の正式名称は『内容証明郵便』と言います。『いつ誰が誰にどのような内容の文書を送ったのか』についてを公的に証明出来る『郵便』の事を言います。

郵便局で手配をすれば誰でも送る事が出来る書類です。
内容証明について勘違いしている方が多いようなのですが、あくまで内容証明郵便を送付した『年月日』『送付の内容』『送付した事実』を証明するもので、強制的に相手を記述されている内容に従わせられるものでは無いので注意して下さい。
ですが、内容証明を送る=法的手段に訴えるという『警告』でもあります。通常の郵便での警告では相手に無視をされてしまいがちです。ですが、内容証明では『これ以上この問題が続くようであれば、しかるべき措置を取らざるを得ません』という事を相手に伝える事が出来ます。

結果、トラブルを回避出来たというケースもあります。

内容証明を送る事になるケース

  • 未払金の催促
  • 商品引渡し請求
  • 契約解除通知
  • 損害賠償・慰謝料請求

では、具体的にどんな事なのかを見ていきます。

未払い金の催促

例えば、商品を後払いで送った際に、いつまでたっても入金がない場合や家賃などの未払いがある場合などに内容証明を送って『これ以上未納が続けば然るべき措置を取ります』という内容を伝える事が出来ます。

商品引渡し請求

商品の代金を頂いて商品を発送したのに、なかなか受け取ってくれないというトラブルもあります。そんなときに内容証明で【受けとって下さい】と警告する事で、発送の事実を伝えたり、後に起こり得るトラブルを回避も出来ます。

契約の解除通知

一度契約を結んだものの、何かしらのトラブルで契約を解除する事になった場合に契約の解除通知を内容証明で送る事によって証拠として残す事が出来ます。

損害賠償・慰謝料請求

例えば交通事故や離婚問題などで慰謝料が発生し、請求を行う際には内容証明を送って警告する事があります。また、別居中の生活費請求などにも使う事が出来ます。損害賠償や慰謝料の問題は相手に軽く見られてしまい、電話やメール、手紙で警告をしても無視されてしまうケースが多いです。

そこで内容証明を送り厳しい態度を示す事で、こちらは本気だという事を示す事も出来ます。

内容証明の書き方

書き方・例文、内容証明、テンプレート

書き方については以下のとおりです。

文字数にはルールがある

【1行20字以内・1枚26行以内】という文字数のルールがあります。これは、内国郵便約款で定められています。ただ、いちいち文字数や行数を数えるのは面倒です。そんな場合は市販されている内容証明専用の用紙や400字詰めの原稿用紙を使うといいですよ。

制限されている文字数や行数以内であれば少なくても問題ないので覚えておいて下さい。

使える文字のルール

【かな(ひらがな・カタカナ)漢字および数字文字数】と、使える文字のルールもあります。これも内国郵便約款で定められています。英語や中国語など外国語での表記は認められません。外国の方が日本で内容証明を出す場合でも、日本語で作る必要があります。

その他『』、『』、()や句読点、一般に記号として使われているものも使えますが★や◯や■などの記号は使わないようにして下さい。

間違えを修正を行う場合のルール

手書きの場合は、書き損じがある事もありますよね。修正を行う際のルールも存在します。

  • 間違えた箇所は二重線で消す
  • 欄外に『◯字削除・◯字加入』と記述
  • 差出人の印を押す(実印でなくでもOKです。)

郵便局に出す前には、必ず誤字脱字チェックをしてから提出して下さい。

差出人が複数人の場合

差出人が2名以上いる場合は、差出人の住所氏名を書く欄には全員分のものを記述する必要があります。

封筒の裏面にも同様、全員分を記述して下さい。

内容証明を出す封筒と出し方

内容証明を出す際の封筒の決まりは特にありません。普通の手紙を出す際の封筒と同じもので問題ありません。また、書き方も通常と同じく封筒の表側には受取人の住所や氏名、裏側に差出人の住所と名前を記述して下さい。内容証明は郵便局でチェックを受けたあと、手紙を入れて出すので、チェックの前に封をしないよう注意が必要です。

さらに、手紙以外の資料や写真などの同封はNGです。もし、参考資料があるようであれば受取人に『ご希望であれば、資料を差し上げる用意があります』などと資料の存在を伝えてあげるといいです。

内容証明を出したあとは配達状況を確認

内容証明郵便には配達状況が確認出来るように、書留配達記録郵便等受領証が発行出来ます。別途料金はかかりますが、申し込んでおく事をおすすめします。また、書留配達記録郵便等受領証の番号をはっきりと控えておき、受領証も大切に保管しておいて下さいね。

内容証明における書き方のルールや注意点を把握して郵便局で手配をしよう!未払いや契約解除の伝達に!

内容証明は裁判での『証拠』として使えるほか、大きなトラブルに発展してしまう前の『警告』に使えます。ただし、間違った内容で作ってしまうと、それも記録として残ってしまう為、逆に失敗してしまうといった事にもなりかねません。

内容証明を作る際には、はっきりと書き方やルールの知識を付けて作るように注意が必要です。専門的な事はわからないという方の場合は、弁護士などの専門家にお願いしておく事をおすすめします。未払いや契約解除の伝達に効果的なので郵便局で手配をして下さい。


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