仕事の都合上、車や交通機関を使って移動しなければならない時があるでしょう。通勤費ではなく、打ち合わせや取材、面談、取引、何らかの出張など、自社から仕事の都合上で移動することが多くあるでしょう。その際、一般的な企業であれば交通費が発生するため、交通費申請書を作成し、提出することになります。交通費申請書の書き方やフォーマットを説明します。
交通費について
交通費申請書を作成する前に、そもそも交通費について知っておく必要があります。交通費申請書を作成する場合、注意したいのがどこまでの交通費が出るか否かです。交通費申請書における交通費について考えていきます。
交通費はどこまで申請可能か？
交通費申請書に記載すべき内容はは、業務上発生した交通費になります。例えば、会社で仕事をしていた時、急に取引先に行かなければならない事案が出てきたとしましょう。その際、タクシーを使ったり電車、バスなどを利用しないとならない場合、それは業務上発生した交通費なので請求することはできます。
逆に、これらを請求しないでいると自らの出費が多大なものになってしまうことから、トラブルに発展しかねません。しかし、ここで注意したいのが往復の交通費だけでない請求です。
例えば、行きだけはスピードが肝心なのでよいですが、帰りに少し疲れたため取引先からタクシーでカフェにより、そこからまたタクシーを利用したとしましょう。この場合、交通費申請書で使用しているタクシーがシンプルに二枚になるわけですが、これが申請許可を得れるかは微妙です。
往復代の金額が変わらなければ問題ありませんが、場合によっては帰りの交通費だけが高くなってしまうこともあるでしょう。この際、経理によっては受理されないといったこともあるなどトラブルになってしまうのです。
確認してから申請書を書く
また、急な打ち合わせによって取引先に出掛けた場合、その打ち合わせが長引いてしまい、結果的に直帰することになったとしましょう。これも業務上、会社に寄ることができないこともあるため仕方がないのですが、企業によって直帰に交通費が許可されないこともあるのです。
当然、企業から通っている距離と取引先から帰宅した距離は違うことから、タクシー代などは膨れ上がります。こういった場合、仮に直近分のタクシー代がおりないと多大な損失になってしまうことはいうまでもありません。
交通費申請書を作成する前に、必ずどこまで交通費として申請できるか、経理などに聞いて理解した上で行動するように心がけてください。
交通費申請書の書き方
交通費申請書の書き方について解説します。まず、書き方を知る前にしっかりとフォーマットを作っておく必要があります。全くビジネス書類などを作成したことがない方の場合、交通費申請書をただどこからどこに行った…といった形で、白紙につらつらと書き連ねるだけで提出してしまうことがあります。
もちろん、それで構わないというのであればよいですが、基本的にはフォーマットをしっかりと作成し、そこに申請すべき交通費を書き込んでいくといった流れになります。まず、交通費申請書のフォーマットと、書き方について順を追ってお伝えします。
交通費申請書のフォーマット
交通費申請書のフォーマットは、できるだけシンプルに作成されていることがポイントです。
まず、標題としてもっとも上に交通費申請書といったタイトルを作成しましょう。これが交通費申請書であるといったことを、誰が見ても一目で理解できるように作成されていることが重要です。
次に、右上に書類No.も作成しておくと安心です。経理が交通費申請書をまとめている可能性もありますし、後でチェックする際にすぐに見つけることができるため丁寧な印象を与えることができます。
そして下部には査印といった、人事や経理がチェックしたことを指し示す押印欄を作りましょう。これによって、偽造されていないことなどが理解できます。
次に、文面ですがシンプルで構いません。「以下のとおり、交通費の申請をいたします」といった形の文面を記載して下さい。
次に最も重要になってくるのが、交通費の申請方法の欄です。ここでは、できるだけ具体的に記載できるような項目で構成されていると、後々トラブルになることもありませんし、突っ込まれることもありません。
基本的には、これらの条件を欄にしながら作成してみるとおすすめです。
- 利用日
- 交通機関
- 利用区間
- 目的や事由
- 利用金額
そして、金額の最後には合計欄をしっかりと記載することで、経理側が計算する必要はなくなるので安心です。
最後に、備考や管理部記入欄などを作成して終了です。
交通費申請書の具体的な書き方
交通費申請書の書き方は、シンプルなもので結構です。基本的には、上記で解説したフォーマットに必要なことを書き込んでいくだけなので、事実だけをそこに記載します。
また、利用日の書き方は日付だけでなくできれば令和○年といった形で年度も入れられると安心です。数年後に書類をチェックしてまとめる可能性もありますし、何かトラブルが起きた時にも安心して経理が発見することができます。
次に、利用した交通機関の書き方ですが、主にどこからどこまでといったことが明確に記載されている必要があります。電車を利用した場合は、「〇〇線〇〇駅～〇〇線〇〇駅」といった形で作成されていると丁寧です。バス停についても、電車と同じような形で乗り場を記載しておけば、虚偽のない報告書であることを明確に示すことができます。次に、タクシー代の場合はタクシー会社などを記載しておくとより丁寧です。
交通費申請書は見やすいフォーマットや書き方を心がけて！
交通費申請書を作成する際、フォーマットも上手に利用すると良いです。自分に合ったものを探し出せば、スピーディーな書き方でドキュメントが完成出来ます。金額の記入ミスや不正報告のないように丁寧で分かりやすい簡潔な交通費申請書の書き方を意識して下さい。
