就活生や転職、新しい企業の面接を受けた方などに向けて内定証明書を作成する方もいるかもしれません。内定証明書とは、その名の通りその企業に内定した事を証明する為に発行されるドキュメントですが、どのように作成すべきかわからないといった方もいるかもしれません。内定証明書メールの書き方を紹介します。
内定証明書とは？
内定証明書とは、企業の採用試験などを合格した者に送られる証明書です。口頭で伝えるのではなく、正式に伝えるドキュメントであり法的効力があります。もちろん、証明書の内容はその企業によっても変わってきますが、基本的には“合格した事。入社を認める事”が記載されています。
内定証明書を提出するタイミングとは？
内定証明書を作成する上で注意したいのが、どのタイミングで作成し、どのタイミングで渡すかといったところです。基本的に内定証明書は、内定式で授与するのが一般的です。転職などをしてきたとか中途採用といった場合は個別に送られるかもしれませんが、新入社員など一斉に社員が入る場合は式に間に合うように作成されている事が求められます。
似ているドキュメントとは？
内定証明書を作成する上で注意したのが、似たようなドキュメントと混合して覚えない事です。関連するドキュメントは比較的多く、頭の中でこれらが混在してしまうとトラブルに発展します。
例えば、内定証明書ではなく、内定通知書や内定承諾書といったものがあります。全て、“内定”といった文言が記載されている事から、同じようなドキュメントだと思って混合してしまう方も少なくありません。内定証明書ではなく、内定通知書や内定承諾書の違いについて解説します。
内定通知書とは？
内定通知書とは、内定を通知するドキュメントです。卒業を条件に採用する日時であったり、採用日などが記載されているところが特徴です。内定証明書との違いは、とくに条件などを記載する事もなく、採用日なども記載されていないところです。
内定承諾書とは？
内定承諾書は、学生や転職希望者の入社意志を確認するドキュメントです。“自分から面接を受けているのだから、入社する意志があるに決まっている”と思われる方もいるかもしれませんが、気が変わったとか他社から内定をもらっている可能性があります。
つまり、企業側が面接を受けて内定を出したものの、その本人が入社する意志がないといった事もあり得るわけで、その意志をしっかりと理解する上での誓約ドキュメントといった形になります。仮に、内定承諾書を作成せずに事を進めてしまった場合、入社するものと企業側が思いトラブルに発展する可能性があるのです。
内定証明書との違いは、内定した本人がその意志を書いて返送するといった事があるか否かです。
内定証明書の書き方
書き方について考えていきます。
サイズや配送手段は？
基本的にはA4などの書面で作成されます。メール添付でPDFなどにして送る事もあるかもしれませんが、常識的には郵送で送られる事が多い傾向です。書き方は横書きで、ビジネス文書として作成されている事が条件となります。
内定証明書の具体的な書き方
書き方は、順を追って作成されていれば基本的には問題ありません。特殊な内容を記載したり、オリジナリティを出す必要もないのでシンプルに作成するようにしてください。
まず、基本的に日付を右上に記します。
そして、“内定証明書”などの標題を大きめのフォントで作成します。メールでいえば題名に当たるところなので、このドキュメントがどういったドキュメントかここを見るだけで判断出来るような形が好ましいです。
内定証明書の標題の下部には、文面をシンプルに記載します。一例として、「下記の者を、当社社員として内定した事をここに証明致します。」といった形で記載して下さい。
ほか、言い回しなどは自由ですが、基本的に内定を証明したといった文面であれば問題ありません。
下記には、氏名と住所、給与、家賃補助などばあれば記載、勤務開始日の予定など、企業の体裁に合わせた部分を記載していきましょう。最も下部には、会社名と社名などを記載すれば終了です。
トラブルにならないように最終確認
内定証明書は、法的効力を持つドキュメントのひとつです。さらに、内定する者からしたらこれを証明書として、新しく入社してきます。送る人物を間違えてしまったり、給与面を間違えるなどすると後でトラブルになる事は間違いありません。
内定証明書とはどんなドキュメントかを把握した上で、間違いのない書き方で作ろう！
内定証明書とは、内定を受理した人にとって重要なドキュメントです。普段書かない方にとってハードルが高いかもしれません。しかし、サンプルなどを利用する事で誰でも書けます。書き方の要点を押さえた上で早め早めに書く事で間違いのないドキュメント作成が実現するので心がけてください。
