公文書で案内文を作る機会がある方もいます。とはいえ、新人の方であったり、普段公文書を書いてこなかったといった方の場合、どの様に作成すればよいか悩んでしまうかもしれません。公文書の案内文の書き方と文例を説明していきます。普段、なかなか公文書を作らない方は、参考にして作ってみて下さい。
【文例】公文書の案内文
〇〇課長 〇〇号外 〇〇年〇〇月〇〇日
職員研修の実施について（通知書）
上記の件について、下記の通り実施致します。該当職員の出席について配慮して下さい。
記
①日時 〇〇年〇〇月〇〇日 午前〇〇から〇〇まで
②場所〇〇〇〇
③講師〇〇〇〇
④研修項目〇〇〇〇
〇〇部〇〇課〇〇係 担当〇〇
電話内線〇〇
公文書について
公文書の案内文を作る時、まずその性質を知っておくべきです。公文書は、その名の通り公的な文書の事です。
基本的に公文書は、以下の様な人々が職務の上で作った文書になるのです。
- 政府
- 官庁
- 地方公共団体の公務員
公文書は、簡単にいえば公務員の公的な人が職務上作った、公的機関が発行される書類と考えればよいです。公文書には沢山の種類があるのです。案内文と一口にいっても、どういった性質をもった文書であるかによって書き方が違っていきます。
それらを明確に分かった上で作る事が、公文書には要求されるので注意しておいて下さい。
公文書の種類は？
公文書には沢山の種類があるのです。大きな括りで公文書といった用語を使っていますが、基本的には以下の種類が存在します。
- 一般文書
- 例規文書
- 令達文書
- 公示文書
- 議案文書
- 契約文書
- その他の書簡文
また、一般文書の中には更に以下が存在します。
- 社内文書
- 社外文書
さらに細分化すると以下の様な種類があり、その数は暴対です。
- 起案文書
- 照会
- 届け
- 事務説明書
- 顛末書
どういった文書を作るかによって、その公文書の内容が違ってきます。必ず自分がどんな文書を作っているのか分かった上で作る様にして下さい。
公文書の書き方のテクニック
公文書は、公的な文書である事から正しい書き方が要求されるのです。また、自由に内容を変更したり、先方に伝わりにくい様な書き方は許されません。また、公文書はその地方公共団体全体のイメージになってしまう事から、必ず正しく虚偽なく作られている事が要求されるのです。
ただし、公文書とはいえ、難しい文体で作られていると受け手が分かりません。
公文書の案内文を分かり易い書き方のテクニックをまとめていきたいと思います。
【書き方テクニック①】平易な日本語で伝える
公的文書ではあるものの、柔らかい分かり易い書き方を心がけて下さい。例えば、適切に処理をしてほしいといった文言も、「遺漏のない様」といった言い分になってしまう事から、なかなか先方に伝わりにくく、さらに威圧感を与えてしまいます。
また、何らかの資料の提示を求める案内文を作る時、その〆切について「〆切厳守の上提示する事。」といった形で作ってしまうと、どこか圧力をかけられている様なイメージを与えてしまうので注意が必要です。こういった場合は、「〆切までの提示をお願い致します」と記載をした方が、公文書だからといっても親しみを持たれます。
また、以下の様な古い日本語を使った書き方も避けるべきです。
- 書類を逆戻します
- 諸般の事情に鑑み
- 貴殿にあっては
先方がこういった日本語を知っている世代の人間であればよいのですが、若者に向けても同じ様な文言で作るのは公文書としても違和感を与えます。
【書き方テクニック②】カタカナ用語や略語は避ける
公文書の案内文を作る時、注意したいのがカタカナ用語であったり、略語の使用です。一般企業の社内文書であれば、こういったカタカナ用語を頻発させても先方が分かりますが、公文書の様な公的な案内文に分かりにくカタカナ用語は不要です。
ただし、世間的に広く認知されているものはよいのですが、年配の人に分かりにくいものだったり、違和感を与える使い方は避けるべきです。例えば、アカウンタビリティといった用語を利用しがちですが、これは説明責任といった日本語で直した書き方の方が明らかに伝わります。
次に、略語です。略語は、その団体名の頭文字で構成されている様なものですが、分かる人とそうでない人がいる事から、やはり避けた方が無難です。
【書き方テクニック③】出す先方によって使い分ける
公文書の書き方の大前提として、先方に分かり易い文書を作るといった部分があります。特に案内文は出来るだけ簡潔に作られており、インフォメーションも一目でわかる様な構成である事が要求されるのです。
ただし、子ども向けの公文書と企業向けの公文書で同じ様な論調は違和感を与えます。公文書で案内文を作る時は、必ず差し出す先方の属性に合わせた書き方を心がけて下さい。
公文書の案内文はマナーを守った書き方で分かりやすく！
公文書は公に出る文書です。だらしない様なラフすぎず、分かりづらい硬すぎず、丁度いいバランスの書き方で案内文を書くのが理想です。公文書の案内文を作る時、いろいろな部分に注意しなければなりません。
必ず第三者のチェックを入れた上で郵送や配信すべきです。落ち着いて客観的に読み返して、この書き方で良いのかな？と慎重な姿勢を守った書き方で進めていくと安全です。
