スポーツや部活、何らかのコミュニティ、合宿を実施する事があるかもしれません。その合宿における案内文を作る場合、どのような書き方をすればよいのか。合宿実施の際に重要になる案内文の書き方や例文について解説します。出欠確認を取る手段にもなるので重要です。合宿の案内文を作る機会がある方は、参考にしてみて下さい。
合宿の案内文について
合宿の案内文を作る上で、合宿の案内文についての基礎知識を理解しておく事が必要になります。合宿の案内文のついての基本について解説していきます。
案内文の目的をしっかりと伝える
合宿の案内文を作る際、もっとも重要な事はその合宿の基本情報です。
- どこで
- いつ
- どんな目的で開催されるか
- 挨拶文
- 日程
- 合宿先
- 宿泊先
- 集合場所や時間
- 合宿のスケジュール
- 問合せ先
- 直接問合せ先に連絡するのか
- 別紙に出欠を記載したものを送り返すのか
- メールの返信なのか
- 集合場所の細かな詳細
- 宿泊に伴う持ち物
- 注意事項
- 参加費の支払方法
一口に合宿といっても、ただの旅行ではなく、何らかの目的や達成すべき事があってのものです。その為、合宿の案内文には必要最低限の事だけでなく、多少参加する事に意義がある事を伝える文面の作成も求められる事になります。
もちろん、必ず間違ってはいけないインフォメーションも記載しなければなりませんし、書き漏れのないように作る努力が必要です。忘れないよう、必ずチェックした上で作るようにして下さい。
合宿の案内文に書いておきたい事
合宿の案内文を作る上で重要な事を記載して下さい、と言われてもピンと来ない方もいるかもしれません。その為、ここでは合宿の案内文を作る為に書いておきたい項目についてまとめました。
これらに加えて、なぜ合宿を行うのか、そういった部分も記載出来ると丁寧な合宿の案内文になります。また、これら書くべき項目はそのシチュエーションによっても変わってきます。参加の可否を促す際、以下のような部分を忘れないように確認した上で配布や配信するように心がけて下さい。
【例文】合宿の案内文
タイトル ○年 夏合宿のご案内
○○スポーツ少年団
○○スポーツ少年団恒例の夏合宿を開催いたします。今年も、〇〇の聖地と呼ばれている〇〇での開催です。
今年は〇〇ペンションを貸切りで利用する予定でございますので、安心してお過ごし頂く事が出来ます。毎年○○スポーツ少年団の夏合宿は大盛りでございます。
スポーツを通じて自然や人とのふれあい、またこの場でしか体験出来ない経験、今年の企画も盛りだくさんです。クラブ会員及び保護者のご参加はもちろん、知人や友人のご参加も大歓迎でございます。多くの方の参加をお待ちしております。
○○合宿インフォメーション
日程○○○○
場所○○○○
宿泊先○○○○
定員○○○○
参加費○○○○
練習場所○○○○
申込について○○○○
※締め切り○○○○
詳細は参加者に別途お知らせいたします。
以上
合宿の案内文の書き方
合宿の案内文を作る際、上記の例文のようにカジュアルな文面でも問題ありません。基本的に社内でおこなわれているビジネス目的の案内文であれば、社内文書かつビジネス文書の体裁で書かれている事が基本です。
合宿の案内文といっても、非常に楽しいカジュアルなものから、業務の一環である事、また不特定多数の知らない方を募集するのか身内を紹介するのかによっても書き方が変わってきます。合宿の案内文の書き方の基本的なポイントについて解説していきます。
丁寧語で作成されている
合宿の案内文は、基本的に丁寧語で作成されているようにして下さい。合宿の案内文の作成に馴れていない方の場合、不特定多数に読まれる事から「だ、である」といった論調で書いてしまう方もいます。
とくに年配の方であれば、古めかしい言葉遣いで作成してしまう事もありますが、基本的には丁寧語で作成されているのが基本です。例えば、上記の例文を考えていきます。
スポーツ少年団恒例の夏合宿を開催いたします。今年も、〇〇の聖地と呼ばれている〇〇での開催です。今年は〇〇ペンションを貸切りで利用する予定でございますので、安心してお過ごし頂く事が出来ます。
上記の文面を、丁寧語ではない砕けた言い方にすると以下のような違和感を与える文章になってしまいます。
スポーツ少年団恒例の夏合宿を開催する。今年も、〇〇の聖地と呼ばれている〇〇での開催だ。
これでは、どこかの軍団の集合挨拶のようになってしまいます。
別途詳細を配布
合宿の案内文は、あくまで合宿を開催する事を伝える為の文面となります。もちろん、合宿を行う目的であったり、さまざまな要素を取り入れる事は問題ありません。とはいえ、あまりに詳細に記載し過ぎると読みにくい案内文となってしまうので注意が必要です。
例えば、上記の例文では「詳細は参加者に別途お知らせいたします。」といった一文を最後に作成しています。これは、参加を表明した人に向けて別途細かな旅程表を作成し、配布するといった意味に捉えて下さい。以下のような、参加者だけが共有すれば充分な情報は別途作成されているのが理想的です。
合宿の案内文はあくまでシンプルに作成されている事が重要ですので、そのあたりをチェックしてみて下さい。
合宿の案内文を作成してスムーズな進行と確実な出欠確認を！
合宿の案内文は、インフォメーションの間違いや漏れさえなければ問題はないです。要点を押さえた書き方で案内文を作ってください。出欠確認も確実に行う手段のひとつとなります。合宿はケースによっては遠方まで移動します。
出欠確認を怠ってしまっていては欠席の誰かをずっと待って時間をロスしてしまったり、出席の誰かをおいてけぼりにしてしまうリスクに繋がってしまいます。チェックリストをしっかりと先につくり、何度も確認した上で配信する事を心がけてみて下さい。
