書き方・例文

金種表の書き方を解説!レジ締めで活躍!手書きでOK?自動計算付きのエクセル書式無料テンプレートも!



金種表の書き方を解説!レジ締めで活躍!手書きでOK?自動計算付きのエクセル書式無料テンプレートも!

会社に現金を置いている会社は多く、日々入出金が繰り返されています。入出金の作業の中で、【ミスは発生していないか】【正しい金額があるか】を確かめる為に、定期的に現金の残高を数える必要があります。そこで使用されるのが金種表です。金種表へ書き込んでおけば、過不足分をいち早く発見出来ます。金種表の書き方を解説します。レジ締めをはじめとする業務で活用下さい。手書きで良いのかという疑問も解消します。自動計算付きのエクセル書式無料テンプレートも用意しました。

金種表とは?

金種表とは、お金を種類別に用紙へ書き込んでいく為の表です。

書き込む内容は、現金の残高・申請予定の金額における金種です。

金種表の作成目的

たとえばコンビニやスーパーマーケットのケースでは、シフトを引き継ぐ際にそれまでレジ担当だった人がレジの中身の現金に誤差が無いかを計算して、誤差を明確にする為に作成します。

  1. 1円から10000円まで、それぞれの枚数を書き込んでいく
  2. 実際の総額・あるべき金額が同額かどうかを確かめるます。

なぜ、このように金種表を付けなければいけないのかを具体的にチェックしていきます。

交代までの間にいくらの誤差が生じているのかチェックを行う為

交代ごとに金種表をつけているので、どの時間帯にどのくらいの誤差が生じているのか明確化出来ます。

明確化によって、ミスの多い従業員に指導も出来ます。

社内での窃盗があったシチュエーションで犯人を特定しやすい

〇時に1度金種表を書き込むという決まりがあれば、どの時間帯にどれくらいの誤差が生じているのか把握出来るだけではなく、もし窃盗があったら前回のチェック時から今回のチェック時の時間帯に居た人をある程度絞る事も出来ます。

金種表を使った方が良い理由

お金を数えるだけなのに、わざわざ金種表を使わなくてもメモに手書きで残しておくだけでもいいのでは?と考える人もいらっしゃいます。

もちろんそのような方法で管理している所もありますし、合計金額があっていればそれでいいと、集計のみ行うケースもあります。

ですが、上記の方法でお金を管理していて、後に金額に過不足が出たら過去のデータが残っていないと原因を見つけるのに時間がかかってしまいます

金種表をあらかじめ作成しておけば、以下の2点が金種表の作成における大きなメリットとなります。

  • テンプレートを保存しておけば、毎回表の作成時間を削減出来る
  • 過不足の原因をいち早く発見出来る

金種表の書き方における注意点・ポイント

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お金の管理に大きく貢献する金種表の書き方はしっかり押さえておきたいものです。

具体的な注意点・ポイントを紹介します。

用紙の向きに

用紙の向きは特に決まっておりませんので、自由です。

販売されている金種表も縦・横のどちらの種類も販売されています。

管理しやすい用紙の向きで作成して大丈夫です。

手書きでもOK?

手書きでOKです。

近年インターネットの普及で様々なソフトも販売されており、PCで管理している会社も存在します。

しかし、まだまだ手書きで管理している会社も多く存在します。

テンプレート自体を手書きで作るのも可能ですが、少し手間がかかります。

金種表はホームセンター・文房具屋・雑貨屋にも販売されております。

また、エクセルでもテンプレートを簡単に作れるのでおすすめです。

現金の合計が合わないケース

金種表を書き込んでいき、合計を出して過不足が生じたという経験は、金種表を扱っている方のほとんどが経験した事があるシチュエーションと言えます。

会社のお金の為、過不足が生じたら焦ってしまいます。

もし、現金の合計が合わないケースでは、一度下記の行動を試してみて下さい。

もう一度ゆっくり数え直す

現金の合計が合わない原因に最も多いのが、数え間違いです。

1000円札が重なっていただけだったという事も良くあるミスです。

合計が合わないなら、最低でも1回は数え直しをしてみて下さい。

また、現金出納残高についても、システム化せずに手計算であれば、電卓を使ってゆっくり計算し直してみて下さい。

それでも合わないなら、自分では気づかない見落としがあるかもしれません。

他の人にも頼んで、一緒に数えてもらって確認作業をして下さい。

立替払いのチェック

例えば、出張の立替払い・事務用品の買い出しの立替払いといった、現金の立替を行っている会社のケースでは、連絡の行き違い資料がまだ手元に届いていないケースがあります。

立替の有無をチェックして下さい。

【要チェック!】何をしても合わないシチュエーションで、やってはいけない対応

何をしても合わなかったら、報告をして会社で決められている方法で処理して下さい。

絶対にしてはいけない事は、「少額だから」と自分の財布から補充する事です。

過不足分を自分で補充して無理に合計を合わせた後、自分の数え間違いだったら、あなたが補充した分がまた過不足になってしまう事になります。

過不足分を補充したり、抜くのは「隠ぺい」と同じ事です。

絶対にしないで下さい!

金種表の作り方

作り方における色々なポイント・注意点を踏まえた上で、具体的な作り方を見て行きます。

必要な項目

金種表の作り方において欠かせない項目を紹介します。

表題

金種表や金種計算表のように、一目見て何の資料なのかが分かるようにしておいて下さい。

金種・枚数・金額欄をそれぞれ記入

以下のように、金種表は金種を分けて書き込んでいきます。

金種ごとに分けた表を作成しなければいけません。

紙幣
  • 10,000
  • 5,000
  • 2,000
  • 1,000
棒金
  • 500
  • 100
  • 50
  • 10
  • 5
  • 1
硬貨
  • 500
  • 100
  • 50
  • 10
  • 5
  • 1

また、それぞれ枚数を書き込んでいく欄と、それぞれの合計金額(金種×枚数=)を書き込む欄の作成も必要となります。

合計金額

最後にすべてを合計した金額を書き込む欄を作成して下さい。

担当者名

金種表を書き込む人が複数人いるなら、誰が担当したのか分かる様に、担当した方の氏名を書き込むようにして下さい。

その為、担当者氏名欄を作成しておく事をおすすめします。

その他項目

他にもあった方が良い項目についても押さえておきます。

現金出納残高

現金が出入りした、その残高を書き込む事によって、数えた合計と本来あるべき金額に相違が無いかを確かめられます。

差異

金銭の誤差は、発見が遅れれば遅れるほど原因が分からなってしまい、解決が難しくなっていきます。

金額に過不足があるなら、いくらの過不足が生じているのかを書き込んでおくと、結果1日で生じた誤差をチェック出来て即時に対応可能となります。

テンプレートの無料ダウンロードで金種表を簡単作成!

金種表の無料テンプレートをダウンロードが簡単に出来ます。

一度ダウンロードすれば、ずっと使用出来るのでレジ締め対応が億劫ではなくなります。

項目も分かりやすく、行数も充実していてエクセルであれば自動計算機能が盛り込まれているテンプレートもあります。

レジ締め作業の効率化・計算ミス予防のためにも、是非ご利用下さい。